Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Октябрь 2010 > Система электронного документооборота: от перекладывания бумаг к достижению успеха
Система электронного документооборота: от перекладывания бумаг к достижению успеха
Ни один уважающий себя профессионал не хочет прослыть бюрократом или конторской крысой, однако в процессе управления проектами очень тяжело избежать бумажной работы. Правильно управляемая документация помогает соблюдать установленные сроки и бюджет проекта.
Ни один уважающий себя профессионал не хочет быть бюрократом или конторской крысой, однако в процессе управления проектами очень тяжело избежать бумажной работы. Проекты рождают бумаги, или, более конкретно, они рождают документы. Являются ли эти документы бумажными либо электронными, каждый из них имеет свою собственную жизнь. Обновление, согласование и, в основном, создание и продвижение документов может отнимать много времени у менеджеров, отвлекая их от решения более продуктивных задач.
Это не значит, что документация является бессмысленным набором текста. Правильно управляемая документация является основным механизмом для обмена информацией между всеми участниками проекта. Она помогает соблюдать установленные сроки и бюджет проекта. Однако, менеджеры проектов могут легко попасть в ловушку рефлекторного производства груды документов, сами не зная, почему они это делают. В крайних случаях, плохо управляемая документация может привести к провалу проекта. В других ситуациях менеджеры проекта могут использовать документацию, чтобы скрыть реальное состояние проекта и сместить с себя фокус ответственности.
Опасности неправильно выбранной стратегии документооборота
Большинство организаций при разработке проектов не имеют четкой стратегии для документооборота, которая способствовала бы эффективному обмену информацией. Этот аспект управления проектами, который часто упускается из виду, может вызвать:
- Плохую видимость: Документы являются автономными островками информации, которые не обмениваются данными друг с другом. Эта изоляция может вызвать избыточность и информационную перегрузку.
- Слабую безопасность: Документы не защищены бизнес-правилами процессов, которые создают аудиторский след и строгую отчетность вокруг жизненно-важных документов. Отсутствие контроля может привести к тому, что критически важная информация проекта попадет в чужие руки.
- Потерю данных: Многие организации в процессе управления проектами не хранят свои документы в едином хранилище. Децентрализованное хранение приводит тому, что ключевые документы легче потерять, к ним трудно получить доступ. Это подрывает целостность данных, что в конечном итоге негативно скажется на процессе принятия решений.
- Ограниченному сотрудничеству: Проектная документация зачастую содержит неструктурированные данные в электронных письмах, на локальных жестких дисках, или на бумажных носителях. Эти документы очень распределяются между участниками проекта.
Лучшие технологии управления документами могут устранить эти проблемы и превратить документы компании в ее интеллектуальный капитал, а не рассматривать их в качестве источника неприятностей.
Основы технологии управления проектной документацией
Эффективная стратегия управления проектной документацией иметь одну основную цель: передать нужные знания в нужные руки в нужное время. Есть много дополнительных факторов, которые способствуют достижению этой цели, но все приводит к тому, что знания должны быть конкурентным преимуществом компании.
Главным препятствием на пути эффективного управления проектной документации является большой объем информации в них. Документы начинаются создаваться еще до начала проекта. Менеджеры проектов готовят технико-экономическое обоснование, перечень ресурсов, финансовые и производственные планы выпуска новой продукции, чтобы помочь руководителям решить, следует ли утверждать проект.
После утверждения в проекте создается еще больше информации. Это контракты с поставщиками, различные формы запросов на изменение, отчеты о состоянии проекта, документы по анализу функционирования внедренной системы и т.д. Все эти документы предназначены для облегчения планирования, контроля и отчетности. К концу проекта менеджер может подготовить около 50 различных типов документов.
Первым и самым главным методом, который может применить менеджер, чтобы придать смысл этой обрушившейся на него информации - это установить следующие четыре фазы проекта и классифицировать документы в соответствии с этими фазами:
1. Определение или концепция проекта. В этой фазе главным является определение базисных основополагающих документов проекта. Определение базиса проекта, подробных целей проекта и решаемых задач является ключом к последующему успеху проекта.
2. Планирование проекта. В этой фазе проекта руководство планирует все возможные события. В эту фазу попадают документы, детализирующие план выполнения проекта, ресурсы, договора с клиентами, управление рисками - всю стратегическую информацию о проекте.
3. Выполнение проекта. В этой фазе названием игры являются отслеживание и реагирование. Сюда попадают документы, содержащие фактическую информацию по выполнению проекта и изменения, вносимые в проектную плановую документацию. В этой фазе документируется изменение стоимости, времени, физического прогресса, а также все возникающие в процессе выполнения проекта вопросы.
4. Окончание проекта. В этой фазе документы подробно описывают нерешенные вопросы, рассматривают результаты проекта, выделяют лучшие управленческие решения, которые будут использоваться в дальнейшем.
Установившаяся практика управления документооборотом
В сфере управления документооборотом есть несколько устоявшихся методов, которые могут быть с успехом применены в управлении проектами. Если коротко, эти методы улучшают потоки информации между всеми участниками проекта. Существуют различные технологии и модели процессов для выполнения каждого из этих методов. Выберите лучшие для Вас в соответствии с вашим бюджетом и уровнем технической компетентности и т. д., но убедитесь, что после всех купленных и внедренных решений, вы можете выполнять эти рекомендации:
- Цифровая фиксация документа: должен быть процесс цифровой фиксации документов в любом формате в центральном хранилище, где они будут логически индексированы, надежно сохранены, и легко извлекаемы.
- Контроль версий: опции входного и выходного контроля, настраиваемые уровни безопасности, такие как чтение и запись, обеспечивают целостность хранимых документов.
- Делопроизводство: умение разрабатывать и применять настраиваемые деловые потоки информации, которые сопоставляются с бизнес-процессами и регламентируют поток документов в Вашей организации.
- Отчетность и анализ: возможность обмена информацией между документами, а также консолидация данных в совокупность документов для отчетности и анализа, обеспечения лучшей видимости стратегических показателей Вашей организации.
- Сотрудничество: возможность обмена документами между участниками проекта, а также ограничение просмотра документов в соответствии с заданными правами доступа.
Это приводит к получению ощутимых преимуществ в ведении бизнеса, оправдывающих относительно скромные инвестиций, необходимые для внедрения политики документооборота и технологий поддержки управления проектами. Компании, которые рассматривают документы, как необходимое зло, лишают себя ценного инструмента для оказания помощи членам проектной команды выполнять работы по достижению общих целей, в соответствии с графиком и бюджетом проекта. Методы управления документооборотом, использующие современные технологии для хранения, управления и отслеживания документов и записей могут улучшить поток информации, сократить накладные и административные расходы. Если документы не помогают достижению этих результатов, они являются просто бессмысленным набором текста.
В основу работы системы управления организацией "Простой бизнес" заложен широкий функционал системы электронного документооборота. Для совместно используемых документов реализуется гибкое разграничение прав доступа, общая аналитика и статистика, что способствует эффективному управлению персоналом организации, т.е. выполняемыми задачами и коллективной реализацией проектов.
