Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Июль 2010 > Принципы улучшения бизнес коммуникаций в виртуальных командах
Мишель Лебросс, основатель и генеральный директор компании Cheetah Learning, занимающейся обучением и сертификацией менеджеров проектов, рассказывает о создании правил общения в работе виртуальной проектной команды. Как наладить удаленную работу?
Любой менеджер проекта, работающий с удаленными исполнителями, на собственном опыте знает, насколько критичным является управление членами виртуальной команды. А в сегодняшнем рабочем процессе, в особенности в сфере информационных технологий, виртуальные команды разработчиков являются нормой. Но зачастую мы мало уделяем внимания одному из невидимых инструментов управления такими командами - коммуникации.
Эффективное общение
Когда Вы и Ваша команда находитесь не в одном и том же физическом пространстве, общение должно быть максимально эффективным. После старта работы нашей компании в виртуальном пространстве, в течение нескольких лет я узнал ключевые принципы общения, которые могут быть применены к любому проекту.
- Доверие к исполнителям и укрепление этого доверия с четкими ожиданиями. Для того чтобы люди эффективно работали виртуально, менеджер обязан доверять им. Однако доверие не появляется по волшебству. Оно строится на этапе создания команды и, в дальнейшем, в течение совместных тренингов и семинаров, а затем продолжает расти, если лидером команды постоянно устанавливаются четкие ожидания для каждого члена команды. Важно, собирать членов команды вместе, по крайней мере, раз в год. При личных встречах я часто понимаю вещи, которые не казались столь очевидными во время виртуального общения, и это существенным образом влияет на ход работы, когда мы продолжаем работать виртуально.
- Управление результатами, а не деятельностью. В физическом офисе, «занятость работой» часто ошибочно принимают за настоящую работу. В виртуальной среде, когда Вы не можете увидеть, что делают люди, ключевое значение принимаетуправление результатами проектных работ. Установите ожидания и отслеживайте результаты, а не повседневную деятельность. С одной стороны, это предоставление возможностей для мотивированных людей, умеющих взять инициативу на себя, а с другой - виртуальный микроскоп, который четко выявляет тех, кто не знает, как добиться своей цели. Обычно, через пару месяцев Вы сможете увидеть все недостатки персонала и избавить себя от траты времени и головной боли.
- Расписание регулярных контактов. Важно, что у членов команды есть выделенное время для отчета как о результатах, так и потенциальных препятствиях, возникающих при выполнении проекта. Это не позволяет исполнителям отвлекаться от работы над проектом и прививает им дисциплину. Удивительно, как много может быть выполнено в течение 30-минутной конференции, когда Вы устанавливаете ожидания и говорите каждому, что он должен выполнить за определенный срок.
- Построение процесса общения и бизнес коммуникаций таким образом, чтобы экономить время, а не убивать его. Вы создали такую культуру общения по электронной почте, которая отнимает много времени на чтение бесконечных посланий и ответов друг другу? Ваша команда тратит часы, пытаясь решить вопрос с помощью сообщений по электронной почте, который можно было бы решить в течение 30-минутной конференции? Электронная почта и обмен мгновенными сообщениями являются важнейшими инструментами в наших условиях работы, но очень важно создать новую эффективную культуру общения с помощью этих средств. Спросите себя: «Каким образом я могу сделать общение между членами моей команды по электронной почте более эффективным? Установите для Вашей организации правила общения по электронной почте и с использованием мгновенных сообщений. Например, для решения простых вопросов, когда требуется ответ «да» или «нет», мы используем мгновенные сообщения.
- Создание стандартов, определяющих целостную культуру функционирования и управления организацией. Каковы Ваши стандарты качества? Как Вы определяете понятие «отличное качество»? Что Вы ожидаете от членов Вашей команды? Уверенность в том, что каждый знает ответ на эти три вопроса, особенно важна, когда люди разбросаны географически. Виртуально Вам необходимо создать связь между понятиями «отличное качество» и «цель функционирования компании». Люди хотят соответствовать четким критериям, и сильная культура дает им смысл такого соответствия и уверенность в том, что правила работы в команде одинаковы лично для них и для всей компании.
- Создание правил реагирования. Когда люди работают удаленно, важно определить правила реагирования для эффективной работы организации. Как быстро люди должны ответить на письмо по электронной почте, мгновенное сообщение или телефонный звонок? Каковы Ваши действия, если люди находятся вне офиса или в отпуске? Если Вы работаете в среде обслуживания клиентов, важно иметь четкие ожидания относительно того, как реагировать на все запросы клиентов. Никто не любит ждать, и знание того, чего следует ожидать, сразу понижает давление по обеим сторонам взаимоотношений клиент/компания.
Работа в виртуальном офисе с географически разбросанными исполнителями - один из основных принципов системы «Простой бизнес». Средстваколлективной работы над задачами и проектами, включающие групповое редактирование задач и ресурсов, обмен мгновенными сообщениями, позволяют эффективно построить процесс коммуникации между членами проектной команды, процесс контроля и отслеживания результатов выполнения бизнес проекта.
