Нюансы планирования

Есть несколько основных ошибок, которые допускаются при планировании. От этого, одна из основных функций управления теряет своё значение, и сам процесс становится менее эффективным.

"Советский подход"

Большинство книг по планированию, практического опыта построено на "советской модели" планирования. Структура долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов не работает в системе рыночной экономики. Плановой системы в государстве нет, а подходы к планированию деятельности остались. Не учитывается влияние внешней среды, социальные изменения. Например, предпочтения клиентов, действия конкурентов, подход к работе со стороны наёмного персонала. В итоге, получается, что планирование "не работает".

Рыночные планы в больше степени направлены на достижение результатов в разрезе стратегических целей. На тактическом и оперативном уровнях, допускается большая гибкость планов. Это необходимо для того, чтобы бизнес адаптировался к изменениям внешней среды.

Планирование показателей

Многие руководители ограничиваются только показателями планов. Например, ставят объём продаж. Практика показывает, что этого недостаточно. На тактическом и оперативном уровнях важно не только установить показатель, результат за отчётный период, но и написать, как этот показатель будет достигнут.

Для этой работы можно привлечь персонал и специалистов. Они смогут дать свои полезные рекомендации, основанные на их видении ситуации.

План действий позволяет избежать:

• разобщённости действий, особенно если в организации работает несколько отделов;
• занижения или завышения показателей по планам;
• работы ради промежуточных показателей, а не на итоговый результат. Например, менеджеры будут стараться больше продавать со скидкой, чтобы увеличить объёмы продаж, но это не всегда приводит к увеличению прибыли.
• даёт понимание реалистичности и достижимости установленных показателей;

Увлечение планированием

Отказ от планирования, конечно, не совсем правильно. Но и чрезмерное увлечение планами может стоить дорого.

В одном случае чрезмерное увлечение планом становится некой догмой. Организация начинает работать на строгое выполнение пунктов плана без учёта внешних и внутренних факторов - любыми условиями выполнить план и достичь показателей. В итоге, организация может проиграть не только стратегически, но и тактически. План - это гибкая форма, которую необходимо адаптировать к внешней среде.

В другом случае руководители всех уровней излишне увлечены самим процессом. Планирование становится, в какой-то мере, игрой и главным занятием. В итоге, из поля зрения исчезает не только реальность, но и главная цель, ради которой бизнес создавался. Потери времени на планирование и отчёты по планам отвлекают от деятельности и снижают эффективность работы.

Множество показателей

Использование в планах множества показателей не делает планы лучше, а работу эффективнее. Большинство показателей могут остаться просто статистической информацией для длинного ящика стола. Тем не менее, время будет уходить на выведение плановых показателей и написание отчётов по выполненным планам.

Формулировка задач, планов и их доведение до сотрудников

В большинстве случаев не нужно, чтобы сотрудник слишком долго думал, как ему выполнить задачу, достичь показателей. Тем более, думать "А что же там написано". Планы и задачи - это инструмент к действию. Сотрудники должны хорошо понимать, что им делать и как, в какую сторону движется организация в принципе.

Необходимо стараться формулировать задачи просто и понятно. Тогда при выполнении будет меньше ошибок от неправильно понятой фразы.

Контроль и действия

Выполнение планов необходимо контролировать. Делать это нужно оперативно, с наименьшими затратами времени для руководителя. Но кроме контроля важны и выводы - если есть отклонения от планов, значит, что-то не так. Даже если речь об отклонениях в большую сторону. Например, сотрудники перевыполнили план продаж или за максимально короткие сроки выполнили проект. Это хорошо, но не совсем - значит, всё-таки допущен просчёт, если эффект превзошёл ожидания.

Нужно выявить причину успеха или неудачи. После чего, следует разработать комплекс мер по повторению удачи или недопущению неудачи.

Снежный ком

Многие руководители считают, что их фирма должна непременно демонстрировать рост. С каждым годом фирма должна продавать товаров и услуг больше. Причём значительно больше, по желанию собственника или руководителя. И эти показатели бешеного роста ставятся как план и главная задача. Но желания не всегда соответствуют реальности, так как бизнес работает в условиях ограничений. Поэтому динамичный и быстрый рост явление кратковременное. На начальном этапе такой рост понятен, а вот на следующих этапах рост будет зависеть от масштабов компании маркетинга.

Простой пример, компания по производству полиграфической продукции. Чтобы динамично развиваться компании нужно привлекать больше клиентов и увеличивать штат работников, но это не всегда возможно. Компания ограничена конкурентами, собственными возможностями и даже рынком труда, который не всегда может дать качественных специалистов.

Эффективность планирования строго зависит от того, как руководитель этим инструментом пользуется. Планирование может обеспечить рост эффективности за счёт усиления дисциплины и увеличения организованности работы. Но его неправильное применение или ошибки могут усложнить ситуацию. Однако не стоит отказываться от планирования. Наоборот, накопленный опыт позволит довести этот процесс и процесс управления организацией до совершенства.