Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Январь 2012 > Хотите проводить продуктивные заседания? Делайте перерывы и уберите гаджеты
Будучи специалистом в сфере лидерства и менеджмента, Дэйв Логан дает конкретные советы, которые вы можете применить уже на ближайшем заседании:
- Во-первых, начиная встречу или заседание рабочей/творческой группы, назначьте роли. Один из участников встречи является "Посредником", другой может взять на себя роль человека, который определяет, насколько команда близка к цели.
- Во-вторых, начните встречу с создания временных рабочих соглашений. Прежде чем это делать, проанализируйте и поспрашивайте людей, как они реагируют на то, что люди сидят на заседании, "уткнувшись" в ноутбуки или смартфоны. Спросите, какие обязательства группа готова взять на себя. Большинство наверняка скажет "нет сотовым телефонам", "нет компьютерам", "никаких звонков" и т.д. Ведущий должен разместить напоминания об этом на стене или доске, где они видны всем.
- В-третьих, "настройте" расписание. Для расширенных заседаний, которые могут занять, к примеру, все утро, очень важно установить четкие перерывы. Так, это могут быть 50-минутные циклы работы с 10-минутными перерывами. Во время перерывов люди могут проверить электронную почту, позвонить, воспользоваться туалетом, выпить чашку кофе или сделать что-нибудь еще, в том числе выйти на улицу подышать свежим воздухом. Психологическое воздействие четкого расписания очень велико, оно способствует поддержанию хорошего уровня активности. Люди, зная, что у них точно будет перерыв, лучше настраиваются на рабочие дела, и им легче отложить ответы на почту.
- В-четвертых, важно то, чтобы все участники заседания были равны: каждый является важным звеном коллектива без учета ранга. Дэйв Логан приводит в пример заседания, когда генеральный директор, проверяя ход обсуждений, сразу начинал критиковать собрание и в то же время не выпускал из рук свой iPhone. Но есть и другой пример, когда генеральный директор имел право присоединиться к заседанию, но только в качестве члена команды (он не был уполномочен выступать в качестве начальника), а временные рабочие правила предполагали полное отсутствие гаджетов (в том числе у директора). Босс должен был или положить телефон на общий стол или вовсе не допускался к участию в собрании. "Интересно, что позже он сказал, что именно такая встреча была самой продуктивной из тех, на которых он когда-либо присутствовал", - подчеркивает Дэйв Логан.
- В-пятых, работайте на результат, перерыв делайте, когда наступает "тайм-аут". Если у вас появилось время, прежде чем координатор скажет, что оно вышло, спросите себя: "Действительно ли мы сделали все?".
- В-шестых, каждую встречу начинайте с пятиминутного ликбеза того, что вы уже наработали или не наработали на прошлом заседании. Координатор может спросить, хочет ли группа изменить основные правила, например, запрет гаджетов или распределение ролей. Затем двигайтесь дальше.
Специалист отмечает: чтобы встречи и заседания рабочих групп были эффективными, необходимы менеджеры, которые могут их грамотно координировать. Поэтому вам, как руководителям, следует сделать на этом акцент. В результате применения этих правил повышается эффективность работы над проектами, так как сотрудники становятся более сосредоточенными и продуктивными на идеи и обсуждения. А сотрудники, которые обычно ненавидят заседания, начинают относиться к ним более спокойно и даже находят в них приятные моменты.
Хорошие возможности коллективной работы при отсутствии возможности собраться дают системы автоматизации бизнес-процессов. Например, комплекс управления организацией "Простой бизнес" позволяет в режиме онлайн работать над проектами совместно с партнерами, а также выстраивать эффективные взаимоотношения менеджеров и персонала.
