Эффективные коммуникации – основа эффективной организации

Что такое эффективная организация деятельности? Это такая организация работы, которая даёт конкретный позитивный результат - результат, как достижение определённой цели.

Коммуникации - это возможность получать и отправлять информацию. Причём информация может быть в любом виде. Устная информация, текстовая, на бумажном носителе или в цифровом виде не столь важно. Хотя в современном обществе, с большой ролью информационных технологий электронный вид информации используется всё чаще.

Эффективность организации работы напрямую зависит от коммуникаций. В компетенции руководителя создать такую систему коммуникаций, которая обеспечит эффективность работы компании. Причём речь идёт не только о внутренней коммуникации между руководителем и персоналом (вертикальная связь). Важны связи между сотрудниками (горизонтальные связи) и внешние связи (клиенты, поставщики, государственные органы и т.д.).

Почему коммуникации влияют на эффективность работы? Потому что информация обладает вполне осязаемыми параметрами:

• скорость. Этот показатель влияет на оперативность принятия решений. Например, поставщик изменил цены. Важно оперативно изменить цены в своём прайс-листе и предупредить об этом клиентов. Иначе можно оказаться в неудобном положении;
• объективность и полнота. Менеджер, который ведёт проект, неправильно понял техническое задание, он поставил заведомо некорректную задачу разработчикам, что привело к потере времени, ресурсов;
• актуальность. Что толку, если вы узнали о снижении цен конкурентами через неделю? У вас будет немного времени, чтобы успеть с ответным ходом. Тем временем, рынок может насытиться на какое-то время, оставив вас "за бортом".

Поэтому руководителю стоит задуматься об информационных потоках и выборе средств коммуникаций.

Информационные потоки должны соответствовать бизнес-процессам. А также связывать между собой исполнителей, руководителей и "заинтересованных" лиц. Например, предложения клиента по изменению характеристик производимой продукции могут передаваться через отдел сбыта, что снижает объективность и оперативность информации, а могут напрямую идти в отдел разработки - компания становится ближе к клиенту. Разработчики смогут обрабатывать предложения и вносить нужные изменения достаточно оперативно. При условии, что информация от них будет быстро идти руководителю.

В некоторых компаниях бизнес-процессы прямо выстраиваются по информационным потокам. Это эффективнее, так как позволяет избежать проблемы необеспеченности процесса или решения информацией, например, руководитель принимает решение увеличить объёмы продаж. Отдел сбыта увеличивает продажи, а отдел снабжения не готов предоставить нужный объём товара, информация о возможностях поставщиков или логистики не оказалось при принятии решения. В итоге, отдел сбыта не смог обеспечить поставки.

Эффективности работы компании способствуют и горизонтальные потоки информации между сотрудниками. Это особенно важно, когда выполняется коллективная работа или нужна согласованность действий.

В современной организации роль устных распоряжений всё больше сводится к постановке простых задач, вроде убрать на рабочем месте. Намного проще и не менее эффективно использовать программные средства. Элементарно, сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или занят. Вызывать его ради пары слов или отрывать телефонным звонком не имеет смысла. Достаточно сбросить сообщение. Также нет необходимости распечатывать на бумаге проект документа в несколько десятков листов, чтобы согласовать его у руководителя. Всё можно переслать файлом и руководитель сможет оценить документ, дать свои рекомендации или пожелания.

Таким образом, эффективная организация коммуникаций и использование современных средств связи способствуют росту эффективности организации работы компании.