Продукт > Организация > Организация деятельности компании > Роль автоматизации в организации деятельности
Сегодня бизнесмены уже используют электронные средства (e-mail, различные программы учёта), Интернет-банкинг и т.п. Однако, это всё равно, что использовать автомобиль. Хорошо, но не везде проедешь. Автоматизацию же можно сравнить с вертолётом - быстрее, минимум преград. Хотя… лучше по порядку.
Итак, что такое автоматизация?
1. Рутинные, обычные операции можно автоматизировать, то есть, минимизировать ручной труд. Это не только экономия времени. Ни что так не охлаждает рабочий пыл, как однообразный набор простых действий 10, 20, 40 раз в день. Но и это ещё не всё. Автоматизация значительно снижает вероятность ошибок, некоторые из которых могут стоить дороже продвинутой системы автоматизации.
2. Базы данных, как хранилище информации. Сколько времени, а порой и нервов, нужно потратить на поиски файла, который создавался на чьём-то компьютере месяц назад. Вроде бы обычная ситуация, а всё-таки лучше, когда есть общая база данных по всем направлениям работы: тут и контакты клиентов, и рабочая документация, и переписка. Не нужно никого дёргать, чтобы спросить, что ему писал клиент какое-то время назад. В "Простой бизнес" можно даже телефонные переговоры записывать.
Еще защита информации выше - ведь проще обеспечить защиту сервера, чем нескольких компьютеров.
3. Целостность управления. Конечно, можно ограничиться постановкой задач сотрудникам по e-mail и приказ сохранится слово в слово, но это не совсем то. И дело не в количестве сотрудников. Часто постановка задачи - это не конечная операция. Бывает, что задача нуждается в корректировке или расширении количества исполнителей, на определённом этапе. Можно, конечно, оставаться в рамках почтового клиента, но есть ли смысл?
Процесс управления не разрывается на кусочки. Многие программы автоматизации позволяют сделать процесс постановки, распределения и выполнения задач целостным и удобным.
4. Прозрачность. Можно потратить время и ресурсы на программу администрирования или ввести запрет на посещение определённых сайтов, но это лишь частично отвечает на вопрос "Чем занят сотрудник", вернее, его компьютер. Программы автоматизации позволяют увидеть не только чем он занят, но и что сделал, насколько хорошо, и не обязательно дёргать сотрудника. В "Простой бизнес" например, все файлы по проектам, действия, отчёты загружаются непосредственно в задачу.
5. Коммуникации. Программа для автоматизации связывает организацию в единое целое. Даже если сотрудники или отделы находятся в другом городе. Это особенно упрощает коллективную работу. Представьте себе, один сотрудник доработал файл, отправил другому. Тот доработал и отправил вам. Вы внесли корректировки и отправили третьему. В какой смысл "шатания" документа по электронным ящикам или сетевым папкам? Никакого, если есть программа автоматизации: сотрудникам проще между собой контактировать, руководителю проще общаться с сотрудниками.
Получается, что автоматизация нужна - она упрощает, снижает затраты времени, повышает контроль. Но всё же, есть некие факторы, которые сдерживают бизнесменов.
Автоматизация не только для крупных компаний
Для крупной компании, "один лишний день туда, один сюда" роли не играют. Обычные решения иногда неделями идут из одного отдела в другой. А для маленькой компании, с её ограниченными ресурсами, бывает каждая минута и копейка на счету: ни временем, ни деньгами не разбросаешься, нет за спиной финансовой мощи.
Цена программ автоматизации
Конечно, цена вертолёта выше, чем у автомобиля. И есть такие программы по автоматизации, что и правда, проще вертолёт купить, но смотрите на свои задачи. Одно дело купить боевой многофункциональный ударный вертолёт, другое - купить лёгкую, простую винтокрылую машинку для быстрых перемещений. Если бизнес малый или средний, то разработчики давно предлагают вполне доступные программы и на доступных условиях.
Выбор системы автоматизации
Автоматизация не может быть ради автоматизации. Изучайте не только мнения, отзывы или описание программы. Ориентируйтесь на свои задачи и нужды. Ведь бывает так, что человеку нужна была программа в большей степени ориентированная на улучшение качества конечного продукта, а он купил программу с упором на учёт финансов.
Не редко, что последнее слово в выборе бывает за ИТ-специалистом. Это правильно, так как можно получить объективную информацию о технической стороне вопроса. С другой стороны, последнее слово должно быть за руководителем - он должен чётко видеть, как программа позволит повысить прибыльность бизнеса.
Автоматизация лишь инструмент, который позволяет сделать бизнес эффективным. Очень многое зависит от того, как вы его используете. Не стоит питать радужные надежды, что автоматизация решит все проблемы. Это всё-таки задача руководителя, но автоматизация поможет руководителю решать эти проблемы с меньшими затратами сил, времени и ресурсов.
