Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Сентябрь 2010 > Как помочь членам проектной команды подготовиться к совещанию?
Проблема: все мы присутствовали на совещаниях, где участникам было предложено проработать документ, выполнить некоторые исследования, или сделать другую «домашнюю работу» до начала совещания, но очень немногие его участники на самом деле это сделали. Очевидно, что целью предварительной работы является подготовка всех участников к совещанию, что должно привести к быстрому принятию эффективного решения, верно??? Неверно! Слишком часто некоторые участники совещания не выполняют подготовительную работу соответствующим образом, что сводит на нет усилия всей группы. Перед тем, как Вы проведете следующее совещание, воспользуйтесь этими советами о распределении предварительной работы.
Рассмотрим эти предложения:
- Предоставьте группе выбор места и времени выполнения подготовительной работы (до или во время совещания). Вы можете сказать следующее: «Перед обсуждением документа всем необходимо его проанализировать. Мы можем сделать это на совещании, при этом нам может потребоваться целый день, либо каждый может проработать документ в автономном режиме, тогда мы потратим 2-3 часов, чтобы обсудить изменения. Что вы предпочитаете?» Большинство групп сделает выбор в пользу более короткого совещания. Этот метод будет работать, поскольку группа была предоставлена возможность рассмотреть документ в ходе заседания, и они решили этого не делать.
- Назначение конкретных членов группы главными в процессе обсуждения различных вопросов совещания (что потребует от них завершения подготовительной работы). Если члены проектной команды знают, что им будет предложено вести обсуждение, они выполнят свою «домашнюю работу». Никто не хочет казаться неподготовленным!
- Старайтесь, чтобы предварительная работа была краткой. Чем она сложнее, тем меньше шансов успешно закончить ее до начала совещания.
- Попросите членов проектной команды прислать Вам по электронной почте список вопросов или замечаний по предварительной работе за несколько дней до начала совещания. Это действует как подтверждение того, что участники совещания действительно анализировали документы. Если у Вас нет обратной связи с кем-то из членов проектной команды, свяжитесь с ним как можно скорее и попросите его направить свои комментарии.
- Предоставляйте участникам совещания достаточно времени для выполнения подготовительных работ. Если Вы просите их проработать многостраничный документ за 3 дня до заседания, скорее всего, такому документу не будет уделено достаточно внимания. Идеальным вариантом будет являться самостоятельный выбор сроков подготовки членами проектной команды. Это в значительной степени увеличит вероятность адекватного проведения предварительных работ.
- Обсудите с членами проектной команды вопрос о возможной неподготовленности участников совещания, и совместно определите подходы к решению этой проблемы (например, стимулы, «наказания» и т.д.)
Для эффективного управления проектами в системе «Простой Бизнес» реализована возможность коллективной работы, основанная на функционале проектов, задач, средств общения и средств группового редактирования ресурсов. Пользователи системы могут совместно осуществлять редактирование структурированных текстовых документов и электронных таблиц, выставление счетов заказчику, вести деловую переписку. Для проектов, задач и ресурсов доступны результаты статистических и аналитических расчетов, что повышает оперативность и эффективность принятия решений.
