Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Август 2010 > 10 принципов эффективного управления проектами
Джейсон Фрэй представляет основные принципы управления проектами, которые являются решающими для достижения целей компании. Около 12 лет работает с крупными финансовыми учреждениями и правительственными организациями (Торонто), внедряя проекты в сфере информационных технологий.
Основное место его работы – Торонто (Канада), однако проводит консультации и за рубежом. Как говорит Джейсон, в качестве ориентира для многих своих проектов он использовал PMBOK- набор процессов и теоретических принципов, общепринятых в качестве наилучшей практики в рамках дисциплины управления проектами. Однако, по его словам, накопленный опыт научил его выходить за рамки данного руководства.
- Нет отдельных технических проектов, есть бизнес-проекты с техническими составляющими. Любые инициативы по разработке нового технического продукта основаны на необходимости решения задач бизнеса. Как руководители проектов, мы должны понимать общую картину – что является целью бизнеса, и каким образом техническая составляющая внесет свою лепту в достижение этой цели.
- Включитесь в проект как можно раньше. Постарайтесь как можно раньше включиться в проект. Даже если вопрос о необходимых ресурсах не был решен, я стараюсь принимать участие в самых первых совещаниях, чтобы получить лучшее представление о требованиях бизнеса. Плюс к этому, я с самого начала указываю на пути, с помощью которых можно с наибольшей эффективностью решить поставленные задачи, или представляю ресурсы, которыми мы располагаем, и определяю наилучший способ их использования. Да, для меня это дополнительная работа, но она позволяет мне получить четкое представление о бизнес-целях, показать эти цели своей команде, и показать, в конце концов, лучший результат.
- Один час планирования сегодня сэкономит Вам два часа работы завтра. Я согласен с тем, что слишком много планирования может отрицательно сказаться на ходе выполнения проекта. В то же время я слишком часто сталкивался с ситуациями, когда недостаточное планирование приводило к нечеткому пониманию поставленной задачи, и это приводило к возникновению проблем в ключевых областях проекта.
- Если событие не записано – оно не произошло. Хотя я и являюсь сторонником открытого общения между всеми сотрудниками, но любое официальное решение, которое может повлиять на проект, должно быть записано и сохранено соответствующим образом. Если у Вас нет официальной формы документирования совещаний, по крайней мере распространите итоги совещания, включающие основные положения и принятые решения, по электронной почте между всеми участниками.
- Не убивайте посланников, приносящих дурные вести. Когда люди знают, что могут прийти к Вам без последующих репрессий, они будут приходить к Вам с любыми вопросами, позволяющими избежать дорогостоящих проблем в будущем. Также они не будут стесняться прийти к Вам с новыми идеями, которые могут привести к неожиданным выгодам для проекта.
- Определите все имеющиеся проблемы, сделайте это быстро и не останавливайтесь, пока не будет найдено нужное решение. В ходе выполнения проекта постоянно возникают вопросы и проблемы, связанные с бюджетом, объемом, сроками, качеством и, в особенности, с человеческими ресурсами. В своей работе я часто сталкивался с людьми (даже с руководителями проектов), которые, признавая наличие проблемы, по-прежнему игнорировали ее из-за сложности и нехватки времени. Даже если Вы не можете решить проблему немедленно, важно документировать ее и обсудить ее решение с Вашей командой. Не пытайтесь забыть о проблеме, в противном случае она придет снова и застанет врасплох.
- Не бойтесь заменить плохих людей. Говорить об этом нелегко, но я слишком часто видел менеджеров, игнорирующих проблемных работников из-за боязни конфронтации или отсутствия понимания технических аспектов их работы. Я, в первую очередь, всегда пытаюсь изменить отношение человека к работе. При этом могут возникнуть различные ситуации при управлении персоналом. Если у человека проблемы семейного характера, возможно, ему нужно немного времени, чтобы разобраться с ними. Если человеку было дано задание, которое лежит за пределами его возможностей, ему может понадобиться дополнительная профессиональная подготовка. Но если после этого сотрудник по-прежнему работает неэффективно, я без проблем заменяю его. И не только потому, что организация не получает от него реальную ценность, более разрушительным является его воздействие на моральное состояние других работников.
- Показывайте пример. Упорный труд и честность не могут быть фальшивыми, если Вы пытаетесь вдохновить других на выполнение определенных задач, убедитесь, что Вы сами готовы работать на полную мощность и показывать такое же отношение к делу. Если Вы не готовы, окружающие Вас люди быстро потеряет к Вам уважение, и управления ими станет гораздо сложнее выполнения задания. Всегда ставьте реальные задачи перед собой и своими сотрудниками.
- Не разделяйте Ваш персонал. Я много раз сталкивался с ситуацией, где группы различных исполнителей: бизнес-аналитики, разработчики, тестировщики, работают только со своей частью проекта с минимальными возможностями связи между этими группами исполнителей. Для проекта будет лучше, если вся команда будет работать над ним в течение всего жизненного цикла. Если Вы имеете дело с большими группами, убедитесь в том, что, по крайней мере, ведущие в каждой группе принимают участие во всем цикле проекта от проектирования до внедрения. Как пример, я всегда стараюсь, чтобы хотя бы один представитель тестировщиков присутствовал на первоначальном совещании по проекту.
- Не теряйте внимания. Убедитесь, что заказчики проекта подумали о необходимой им продукции и требуемых результатах до начала проекта. Убедитесь, что Вы можете разработать четкую концепцию, которая может быть предоставлена всей команде. Ваша область действия должна быть четко определена и любые изменения, внесенные в ходе реализации проекта, должны быть документированы и оценены. В случае внесения изменений, результат проекта должен быть доведен до сведения всего коллектива, в том числе и заказчиков проекта.
Система управления проектами «Простой бизнес» имеет в своем наличии функции централизованного управления ресурсами организации – персоналом, денежными средствами, документами. Это позволяет в любой момент времени руководителю проекта либо члену проектной команды владеть полной информацией по проекту, хранящейся в виде файлов организации и предоставляемой пользователям с помощью специальных средств для управления текстовыми документами, табличными данными, изображениями.
