Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Март 2025 > Как повысить эффективность рабочих писем: 6 советов
Есть масса причин, по которым деловые электронные письма могут быть не работать так, как нужно. Например, письмо может потеряться в море конкурирующих сообщений, а длинные послания могут прочитать не полностью или поверхностно.
Доктор философии, клинический психолог, автор книг и более 250 статей Майкл Видерман дает 6 советов, которые помогут сделать так, чтобы рабочие письма эффективно передавали то, что вы имели в виду.
1. Обдумайте тему письма
Обычно тему письма используют для указания вопроса, рассматриваемого в сообщении. Тема может состоять из таких фраз, как «Срок сдачи проекта» или «Объявление о новой политике компании». Такие фразы эффективны, если человек получает ограниченное количество сообщений, знаком с вами и контекстом. Но что делать, если это не так?
Подумайте о том, что занятые люди получают сотни сообщений по электронке и могут не узнать вас. Для таких получателей важно, чтобы сообщение выделялось. Возможно, стоит указать имя получателя в строке темы, чтоб обратить внимание: сообщение предназначено именно для этого человека и не является массовой рассылкой. Пример: «Привет, Анна, отправляю резюме встречи».
2. Компенсируйте отсутствие невербального контекста
Часто получатель письма может лишь предполагать тот эмоциональный тон, который вы закладывали в сообщение. Как гарантировать, что письмо будет прочитано верно?
Использование эмодзи в рабочих письмах — вопрос спорный, но это хороший вариант для тех случаев, когда их использование приемлемо. Ценность эмодзи в том, что они передают эмоциональный тон в графической форме, чего не может сделать текст.
3. Продумайте структуру письма
Мы часто структурируем рабочие письма, начиная с контекста и постепенно переходя к запросу. Но если сообщение длинное, его могут не прочитать до конца. Подумайте о том, чтобы начать с самой важной информации или запроса, а затем детальнее раскрыть контекст. Убедитесь, что четко донесли то, что хотели сообщить.
4. Будьте осторожны с юмором
Многие любят юмор в рабочих письмах, но проблема в том, что деловое сообщение не содержит сигналов, указывающих на эмоциональный тон. Есть риск, что такой юмор неверно истолкуют, особенно если речь идет о сарказме или иронии, которые получатель может считать буквально и обидеться. Эмодзи поможет донести, что часть письма следует интерпретировать с юмором. Используйте юмор осторожно и внимательно перечитайте письмо перед отправкой, учитывая разные варианты того, как его могут истолковать.
5. Открыто говорите о проблемах
Если письмо описывает несколько проблем, требующих внимания, в конце сообщения можно отметить: вы не критикуете самого человека и надеетесь, что он не воспринял послание как критику.
6. Рассмотрите альтернативы электронному письму
Для точной коммуникации и решения сложных вопросов можно включить в письмо ссылку на ваше видеосообщение или аудиозапись с пояснениями, чтобы получатель верно считал эмоциональный тон послания.
Настроить эффективные рабочие коммуникации с коллегами и партнерами поможет автоматизация управления компанией с помощью CRM-системы «Простой бизнес». Выберите версию «Простого бизнеса» для вашего вида деятельности и используйте встроенные инструменты для коммуникаций: e-mail, мультичаты, видеозвонки, смс, рассылки, онлайн-лента задач. Работайте совместно в удобном формате: обсуждайте идеи, проекты и обменивайтесь комментариями в режиме реального времени, где бы вы ни находились.
