Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Март 2025 > Как сделать совещания более эффективными: 3 лайфхака
Менее половины сотрудников по всему миру считают совещания продуктивным использованием времени. Как сделать рабочие встречи более эффективными?
Доктор философии, педагог и автор книг Клэй Дринко делится тремя лайфхаками.
1. Отмените большинство совещаний
Первый шаг — убедитесь, что назначенные совещания действительно нужны для решения ваших вопросов. Смогут ли участники встречи сотрудничать для достижения цели? Смогут ли они договариваться и дополнять идеи друг друга? Если нет, отмените встречу. По данным McKinsey, Netflix предпринял шаги по сокращению количества встреч на 65%. Оказалось, что 85% их сотрудников это поддерживают.
Возможно, для решения вашего вопроса достаточно рассылки по электронной почте. К примеру, если вы хотите о чем-то сообщить всей команде, не нужно созывать совещание, просто отправьте e-mail.
2. Представьте, что вы планируете свадьбу
Теперь можно перейти к логистике. Как вы будете планировать встречу, чтобы сотрудники могли продуктивно взаимодействовать друг с другом и вместе решать проблемы?
Представьте, что вы планируете свадьбу. Поставьте себя на место гостей. Что они будут делать, когда начнется встреча? А в процессе совместной работы? Или когда встреча подойдет к концу? Сотрудничество не происходит само по себе. Нужно организовать все так, чтобы люди могли объединиться и обмениваться идеями.
Приглашайте на совещание только тех, кто напрямую связан с задачами и целями встречи. Раздайте участникам план совещания, когда они придут. Спроецируйте план на стену. Подумайте, имеет ли смысл разбить сотрудников на группы, чтобы решить задачи совещания? Что вы можете сделать, чтобы «тихие» участники могли делиться своими идеями, а болтуны не срывали повестку дня?
В финале совещания не забудьте подвести итоги, дав сотрудникам понять, чего они достигли и каковы следующие шаги на пути к цели.
3. Используйте принцип «Да, и»
Чем больше вы говорите на совещании, тем меньше могут говорить другие сотрудники. Встречи проводятся для обмена идеями, поэтому следите за тем, сколько говорит каждый. В этом поможет принцип «Да, и». Вы соглашаетесь с чьей-то идеей, а затем добавляете новую деталь от себя. Предложите коллегам придерживаться этого принципа. Так, если сотрудник говорит, что логотип мог бы быть темно-синим, задайте дополнительные вопросы. Конкретизируйте идею коллеги, прежде чем отвергать ее.
Метод «Да, и» также отлично подходит для рассеивания защитной реакции. Если ваша команда критикует вас, выслушайте ее. Затем попросите: «Расскажите подробнее». Это отличная фраза, которая помогает сотрудникам почувствовать себя услышанными.
Но не стоит отвечать «Да, и» на все, что говорят. Придерживайтесь целей совещания, не позволяйте коллегам уходить от повестки. Если кто-то чем-то расстроен, это нормально. Если кому-то нужна дополнительная поддержка, это нормально. Если кто-то пропустил повестку дня, это просто свершившийся факт. Не тратьте время на препирательства, продолжайте совещание.
Эффективно проводить рабочие встречи поможет CRM-система «Простой бизнес» со встроенными инструментами для видеоконференций, онлайн-совещаний, а также другими возможностями для деловых коммуникаций: мультичаты, рассылки, телефония и др. Выберите версию «Простого бизнеса» для вашего вида деятельности и организуйте совещания в форматах, наиболее продуктивных для вашего типа команды.
