Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Декабрь 2020 > Эффективный тайм-менеджмент: делите работу на меньшие временные блоки
Большинство предпринимателей хотели бы лучше управлять своим временем. Только грамотно управляя своим временем, вы сможете выполнить наибольшее количество задач за день. И вот как это можно сделать.
«Есть множество советов об эффективном тайм-менеджменте, но одни из них противоречат друг другу, а другие - здравому смыслу. Я обнаружил, что один из наиболее важных подходов к управлению временем - и постоянный источник более высокой продуктивности - основан на простой концепции: полагаться на меньшие временные блоки», - говорит эксперт в сфере лидерства Тимоти Картер.
Как работают временные блоки?
Это интервалы времени, которые вы можете использовать для планирования задач или групп задач в течение рабочего дня. Большинство людей используют блоки продолжительностью в час или полчаса. Например, можно выделить час на утреннюю встречу, полчаса на рассылку электронных писем, полчаса на встречу с клиентом и час на проект. Эта система эффективна, потому что она помогает оценить количество времени, которое занимает каждая задача, помогает группировать похожие задачи и позволяет заранее устанавливать приоритеты на ваш день.
Но проблема в том, что если вы используете блоки только по 30, 45 или 60 минут, вы не получите всех преимуществ стратегии. Вместо этого вам следует использовать гораздо более короткие интервалы - например, 10 или даже 5 минут.
Почему так эффективны меньшие временные блоки?
- Противодействие закону Паркинсона. Одно из самых больших преимуществ использования меньших временных блоков заключается в том, что они позволяют противодействовать воздействию закона Паркинсона, согласно которому работа имеет тенденцию расширяться, чтобы заполнить все время, отведенное на нее. Другими словами, если вы запланируете задачу на час, она, вероятно, займет час - или почти час. Но если вы введете более жесткие временные ограничения, вы, естественно, будете выполнять задачу быстрее. Это особенно полезно для таких вещей, как собрания, которые часто бывают плохо спланированы. Вместо того, чтобы блокировать 30 минут, подумайте о блокировке 20 или 25 минут; вы сразу же освободите больше времени для остальных дел.
- Меньшие временные блоки намного более конкретны, чем их более крупные аналоги, что позволяет более точно оценить и измерить ваши временные затраты. Это, в свою очередь, позволяет сосредоточиться на задачах и легче выявлять источники траты времени. Чем больше вы осведомлены о том, как проводите свое время, тем эффективнее вы сможете изменить свои привычки и рабочую среду.
- Контроль перерывов. Доказано, что перерывы дают ощутимый положительный эффект, снижая стресс и повышая продуктивность, и их следует делать в течение дня. Проблема в том, что когда мы чувствуем себя перегруженными работой, перерывы кажутся невозможными. Тем не менее, если вы можете запланировать встречу на 55 минут (вместо полных 60) или проект на 20 минут (вместо полных 30), вы откроете микроинтервалы, где перерывы могут быть естественными. Вы также можете запланировать перерывы с большей регулярностью и поэкспериментировать с их продолжительностью. В конце концов, вы найдете ритм перерывов, который поддерживает вашу продуктивность, не отвлекая вас, и ни один из ваших приоритетов не пострадает от этого изменения.
Конечно, все это не означает, что небольшие временные блоки являются идеальной стратегией или что они гарантированно работают для каждого человека. Если вы относитесь к тому типу людей, которые борются с традиционными подходами к управлению временем, попробуйте эту стратегию и посмотрите, сработает ли она для вас. Результаты могут вас впечатлить!
Кстати, для эффективной организации рабочих процессов, грамотного тайм-менеджмента и делегирования полезно использовать специальные ресурсы для бизнеса, например,CRM-систему Простой бизнес» (скачать можно по ссылке).
