Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Январь 2014 > Нужно ли проводить встречу? Задайте себе 7 вопросов
Как рассказал журналу Inc.com соучредитель и генеральный директор 37Signals Джейсон Фрид, если встречи являются нормой и самым первым инструментом, к которому прибегает компания для обсуждения и поиска решения проблемы, - смысл встреч теряется.
Безусловно, встречи важны для развития компании, выработки и понимания общей стратегии, решения проблем, а также для коммуникаций внутри и вовне компании, отмечают в OpenView Labs. Но иногда они проводятся слишком часто и даже ежедневно.
Если у вас нет убедительных ответов на следующие семь вопросов, то, пожалуй, вам в данный момент не стоит проводить встречу.
1. Что мне нужно: обсуждение или просто «сверка часов»?
Для «сверки часов» аналитик OpenView Ник Петри советует ограничиться электронной почтой, таблицами и текстовыми сообщениями. Этого должно быть достаточно для анализа происходящих изменений. Если же ваша цель - обсуждение, а вы абсолютно уверены в том, что вам нужна обратная связь перед принятием важного решения, то лучше назначить встречу. В этом случае ради производительности старайтесь сделать ее как можно более краткой.
2. Действительно ли нужно встречаться лицом к лицу?
Как отметил адвокат Кэльвин Сан в своем посте для TechRepublic, чаще всего ответ будет отрицательным. Благодаря технологиям, сегодня не проблема организовать встречу онлайн. И вы должны всегда иметь возможность организовать быструю встречу через Интернет. Это экономит ресурсы, время, деньги и энергию. Сегодня существует множество инструментов, которые помогают упорядочить процесс обмена информацией. Благодаря альтернативным коммуникационным технологиям и инструментам вовлечения сотрудников, сегодня проще (а часто и полезнее) устроить обмен информацией или идеями именно так. Такие инструменты гарантируют обратную связь и позволяют принимать решения не хуже, чем во время обычных встреч. Различные средства коммуникации и широкие возможности организации электронного документооборота представлены, в частности, в облачном сервисе «Простой бизнес».
3. Все ли в моем списке приглашенных действительно должны быть на этой встрече?
Например, в Google количество участников встречи ограничено до 10 человек, а многие руководители приглашают на встречи лишь тех, кто действительно нужен для эффективной работы в данной ситуации. Ведь больше - не всегда лучше, когда дело доходит до встречи. При этом исключение кого-то от участия во встрече не означает, что вы не уважаете его/ее мнения. Это просто означает, что люди имеют разные обязанности, и та или иная тема не требует специального участия этого человека.
4. Есть ли четкая цель и понятие о результате, который должен быть достигнут по итогам встречи?
Если сейчас такого понимания нет, стоит отказаться от встречи. Редактор 99U Шон Бланда напоминает о философии компании Google: важные решения никогда не должны ждать встречи. В противном случае, скорость работы компании будет подчинена расписанию встреч, когда все заинтересованные смогут собраться в одном месте.
5. Участвует ли во встрече «главный по решениям»?
Если нет, то какова цель встречи? Ведь без тех, кто способен принимать решения, задачи и результаты встречи не будут осуществимыми сразу (или вообще останутся на бумаге). Бланда использует Apple как хороший пример такого подхода. На каждом заседании компания требует присутствия такого человека («непосредственно» ответственный человек), который следит за выполнением каждого пункта, выработанного по итогам встречи.
6. Есть ли у меня четкая, реалистичная повестка дня?
Раздумья о повестке сами по себе помогут вам определить, является ли встреча действительно нужной. Кроме того, наличие повестки будет гарантировать, что участники заседания не отклонятся от проблемы, для решения которой они собрались.
7. Запланировали ли вы «стоп-время»?
Конечно, если во время встречи вы достигнете яркого обсуждения или мозговой шторм будет идти очень успешно, вы не должны останавливать встречу, если время уже вышло. Если же вы видите, что организованная встреча в данный момент оказывается бесполезной, сворачивайте ее в запланированное «стоп-время». Иначе она, скорее всего, станет бессмысленной тратой времени, энергии и денег.
