Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Январь 2013 > 3 совета организаторам онлайн-встреч
«Вы когда-нибудь переживали один из тех моментов, когда просто хотелось схватить кого-то за грудки и встряхнуть, чтобы добиться результата? - спрашивает менеджеров В. Вайан Тёрмел. - Это часто происходит с моими клиентами, когда я говорю с ними о том, как хорошо (на самом деле - нет) их команда работает во время онлайн-встреч и конференц-связи».
Специалист приводит пример одного из подобных разговоров:
Клиент: Наши онлайн-встречи ужасны. Никто не участвует, все просто сидят в телефонах и отвечают на свою электронную почту.
Я: Откуда вы знаете?
Клиент: Никто не говорит. Никто не высказывается ни по каким вопросам.
Я: Откуда вы знаете, что они проверяют электронную почту?
Клиент: Потому что это то, что я делаю, когда участвую в подобных встречах.
Я: Почему вы это делаете?
Клиент: Потому что наши встречи скучны.
Я: Но вы ожидаете, что люди будут внимательны и вовлекутся в процесс на вашей встрече?
Клиент: Конечно. У нас есть очень важные вопросы.
Я: Так почему бы вам самому не быть более вовлеченным в чужие встречи?
Клиент: Я же сказал вам, что они так скучны....
«В этот момент мой мозг начал пульсировать, и дальнейший разговор я уже плохо помню, - признается В. Вайан Тёрмел. - Этот человек жаловался, что люди делают то, что делает он сам, и даже не заметил иронии. Можно довольно уверенно сказать, что ничего хорошего не произойдет, пока люди спокойно ожидают одного поведения от других, демонстрируя при этом совершенно противоположное поведение. Тем не менее, я вижу это все время».
Этот клиент попал в порочный круг, полагает специалист. Как разорвать его? В. Вайан Тёрмел считает, что есть три вещи, которые должны произойти:
- Люди должны понимать, чего от них ждут. Менеджеры, проводящие встречи, должны установить четкие ожидания того, как люди будут сотрудничать и к какому результату стремиться. Указано ли это в повестке дня и обозначено ли в преддверии встречи? Оговорено ли, что никто не может ссылаться на незнание?
- Участники должны чувствовать ответственность, если они не проявляют желаемого поведения. Вопрос в том, каковы эти последствия? Еще один важный момент: процесс встречи. Решите, как она будет проходить: вы называете сотрудников по именам и беседуете по очереди или задаете вопрос и ждете, чтобы кто-то ответил?
- Как мы уже говорили много раз, онлайн-встречи и виртуальные конференции не должны быть скучными и вызывать ненависть.
Наконец, проанализируйте свое поведение: вы просматриваете электронную почту во время онлайн встречи и отвечаете на нее? «И как вам не стыдно за будущее? Не отвечайте на письма в это время. Будьте сосредоточены на поставленной задаче», - говорит В. Вайан Тёрмел.
Немаловажную роль при организации подобных мероприятий играют и возможности системы, посредством которой они проводятся. Например, облачный сервис «Простой бизнес» позволяет проводить видеоконференции, в процессе которой все ее участники могут оставлять комментарии или вести переписку между собой. Кроме того, имеется возможность быстро создать опрос, а в центре окна видеоконференции есть «Доска», на которую удобно добавлять документы, видео-файлы, презентации и т.д. Таким образом, руководителю удобнее вовлекать коллег в обсуждение, а участникам встречи - интереснее обсуждать поставленные вопросы.
