Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Апрель 2012 > Как «переиграть» рабочее пространство на современный лад?
Еще в 2008 году в BusinessWeek были опубликованы результаты исследования «белых воротничков». 82 процента из них сообщили о том, что им в течение дня по своим служебным обязанностям необходимо взаимодействие с коллегами и партнерами. При этом люди не просто работают вместе в конференц-залах, но взаимодействуют неформально - с соседом по столу или офису, сталкиваются в коридорах, общаются через интернет или смартфоны, и это часто именно спонтанные коммуникации, хотя и по рабочим вопросам.
К сожалению, до сих пор большинство рабочих мест организовано по офисному типу, что редко соответствует этой новой реальности. Чтобы эффективно что-то сделать, рабочая среда должна адекватно совмещать три зоны, считают специалисты:
- «Я работаю» - зона, которая требует опыта, концентрации и внимания (для одного сотрудника);
- «Ты и я работаем» - зона простого, текущего сотрудничества между двумя людьми;
- «Мы работаем» - зона, в которой созданы условия для высокого уровня коммуникаций.
Однако большинство рабочих мест по-прежнему зиждутся в зоне «Я работаю». В докладе Gensler Architecture отмечается, что только половина трудоспособного населения считает, что их среда позволяет им внедрять инновации. В другом исследовании (Steelcase) сказано, что 70% работников сегодня тратят до 15 минут просто на поиск места для рабочей встречи, а у 24% уходит на это до получаса.
Действительно, большинству работников предоставлен маленький выбор того, где и как работать.
Индивидуальные рабочие места есть, но конференц-пространства должны быть зарезервированы заранее, участки для аудио, видео-и телеконференций - тоже. Часто бывает так, что если они и существуют, то в них не хватает источников питания или WiFi. В таких условиях вместо эффективного сотрудничества совещание или встреча становятся настоящим испытанием.
Организации могут решить эту проблему путем пересмотра организации рабочего пространства с акцентом на следующих принципах:
- Сосредоточьтесь на четырех основных направлениях деятельности. У вас должны быть зоны так называемой «концентрированной» работы (индивидуальные рабочие места), зоны текущего социального обмена (к примеру, холлы), зоны обучения (помещения, оснащенные техническими новинками и оборудованием), а также зона/зоны коммуникаций и сотрудничества. Главное, убедиться, что различные типы пространств интегрированы друг с другом и открыты для всех. То есть все сотрудники должны иметь возможность свободно выбирать, где та или иная рабочая задача должна быть выполнена.
- Проанализируйте площадь рабочих помещений, а также их оснащение. Совместная работа лучше всего происходит в помещениях, где можно свободно разместить группу от четырех до восьми человек (физически или виртуально), или в более широком пространстве, но где люди могут по-прежнему видеть друг друга. Важно также дать всем равный доступ к онлайн информации.
- Обеспечьте достойное оснащение совместной работы. Эффективное сотрудничество предполагает обмен знаниями, мозговой штурм, рассмотрение различных точек зрения и так далее. Компании должны обеспечить помещение, где все это происходит, соответствующими инструментами, например, досками, которые позволяют сотрудникам записывать идеи и визуализировать сказанное. Это поможет группе быстрее достичь понимания и работать более эффективно.
- Дайте команде, которая работает над проектом, выделенное пространство. Возвращение к одному, привычному для всех рабочему пространству каждый день, позволит сохранять единство и непрерывность работы. В этом случае можно оставлять все как есть на столах в периодах между заседаниями (и в конце рабочего дня), что поможет команде сохранить общий поток «мысли», не рассеивая внимание на ежедневную подготовку общего рабочего места.
Сотрудничество в команде - достаточно сложная задача. Значительно повышают эффективность рабочего пространства новые технологии, например, Skype, системы автоматизации рабочих процессов. Так, комплекс управления организацией «Простой бизнес» - это облачный сервис, который позволяет менеджерам координировать коллективную работу над проектами и видеть вклад каждого сотрудника, а работникам обеспечивает мгновенную обратную связь с коллегами, партнерами, клиентами, а также ведение электронной документации и многое другое.
