Баланс важности и срочности

Все дела и задачи можно разбить на четыре группы по признакам срочности и важности.

Задачи первой группы: и срочные, и важные.

Задачи второй группы: важные, но не срочные.

Задачи третей группы: срочные, но не важные.

Задачи четвертой группы: не срочные и не важные.

Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе.

Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Все зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.

Иначе говоря, большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.

Для того чтобы увеличить личную эффективность, Вам нужно решать задачи именно в этой последовательности:

1. важные и срочные.

2. важные и не срочные.

3. не важные и срочные.

4. не важные и не срочные.

Шаг ХVII: Разделение дел по критериям срочности и важности

Для того чтобы правильно выставить приоритеты, необходимо произвести разделение дел по критериям срочности и важности. Составьте новую таблицу, в которой отразите все Ваши дела по важности (итоговой оценке) и допишите свою оценку срочности. Начнем с важности. Если значение важности больше 5, то это важные дела. Остальные – не важные. Важные дела отмечаем знаком «+», неважные – знаком «-». Срочность оцениваем по тому же принципу срочные дела – знак «+», несрочные знак «-». Составляем 4 списка дел в соответствии вышеуказанным критерием. Внутри списка дела выстраиваются по важности. Таким образом, мы получили четко выставленные приоритеты относительно текущих дел и задач.

Теперь Ваш список дел и задач будет выглядеть примерно так: