Плюсы и минусы совещаний. Насколько Вам нужны все эти встречи?

В дни ограничений из-за пандемии и множества онлайн-встреч важно лишний раз подумать, а так ли нужно очередное собрание? Каковы же плюсы и минусы встреч?

Представьте, что Вы смотрите в свой календарь и замечаете: «Встреча персонала в 10 часов утра». Что Вы чувствуете? Возможно, что-то типа этого:

«У меня так много дел, а я должен делать паузу, чтобы провести еще одну ненужную встречу. Почему начальник не может просто написать нам по электронной почте с просьбой высказать свое мнение по пунктам повестки дня? А из-за этой встречи в Zoom я должен еще час просто сидеть и смотреть в экран!»

Да, встречи могут быть сложными, особенно в Zoom. Тем не менее, они распространены повсеместно. Принять решение об их необходимости Вам поможет перечисление плюсов и минусов собраний, которые называет Марти Немко, доктор философии.

Плюсы:

• Встречи способствуют сближению.
• Вы выходите из своей изолированности, чтобы увидеть, как Ваша работа вписывается в общую картину.
• Вы можете черпать идеи от коллег и делиться ими.
• Находясь в живой группе, Вы с большей вероятностью получите заряд вдохновения.

А вот недостатки встреч:

• Слишком много времени на собраниях можно потратить на болтовню, в то время как практически вся информация может быть просто отправлена в электронном виде.
• Часто они превращаются в непринужденную беседу, а не в рефлексивный анализ.
• Встречи благоприятствуют коммуникабельным людям и оставляют за бортом неразговорчивых. Между тем, вклад обоих может быть достойным.

Итак, обычно целесообразно созывать собрание, когда Вы чувствуете, что вопрос настолько важный и срочный, что ради него стоит сделать паузу в работе всей команде. Периодические, скажем, ежемесячные встречи, могут стоить общей паузы, например, для укрепления корпоративного духа. Но часто бывает разумно отказаться от встречи в пользу отправки группе по электронной почте данных для обмена информацией и запроса комментариев по пунктам повестки дня.

Перед следующей встречей:

• Не забудьте о лаконичности. Найдите время, чтобы обдумать пункты повестки дня. Если Вы хотите что-то сказать, продумайте, как сделать это кратко, но убедительно, возможно, используя статистику или краткий пример. Если Вам хочется поговорить, чтобы похвастаться, знайте, что коллеги это почувствуют.
• Если Вы потенциальный участник встречи, спросите себя, стоит ли ее посещать, или у Вас есть аргументы, почему разумнее потратить свое время иным образом?

Эффективные и удобные для всех встречи с возможностью показа презентаций и чата можно организовать с помощью сервиса видеоконференций CRM-системы «Простой бизнес».

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании