Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Декабрь 2021 > Хотите провести встречу эффективно? Придерживайтесь этой системы
Люди часто жалуются на большое количество встреч, на слишком длительные заседания и на собрания сами по себе. Между тем, по сравнению со стандартным подходом, можно многое улучшить. Встречи должны быть менее частыми и более четкими, чем обычно. Что можно оптимизировать?
1. Перед встречей.
Цель встречи – продвинуть дела вперед. Вот типичное электронное письмо, которое можно отправить приглашенным заранее: «Наша следующая встреча пройдет с 9:00 до 9:30 в понедельник (дата). Повестка дня – разработать тактику реализации A, B и C. Во время встречи изложите свою идею кратко – не более двух минут. После этого другие участники могут комментировать или задавать вопросы. Я с нетерпением жду ваших идей и вашего умного подхода к реализации A, B и C».
2. На встрече.
Дайте две минуты отсрочки для опоздавших. Не тратьте время на представление, все есть в повестке дня. Если вы чувствуете, что обсуждение дошло до того момента, когда отдача уменьшается, скажите что-то вроде: «Хорошо, у кого еще есть предложение по пункту А повестки дня?»
За минуту до указанного времени окончания можно сказать: «Слишком часто мы посещаем собрания, а затем сразу же возвращаемся к своей жизни и вскоре забываем то, чему мы научились или что хотим делать. Итак, как только встреча закончится, я приглашаю вас выделить минутку, чтобы написать одну или две вещи, которые вы больше всего хотите запомнить или над которыми вы хотите поработать, – может быть, даже поместите это на стикер и повесите на монитор вашего компьютера. Если у вас есть дополнительные комментарии или вопросы, не стесняйтесь отправлять их по электронной почте одному или нескольким участникам встречи».
3. Если необходимо запланировать еще одну встречу, назначьте ее время совместно.
Например, в конце встречи скажите: «Поднимите руку, если вы думаете, что следующая встреча должна состояться через две, четыре или шесть недель?» Допустим, все подняли руки за встречу через четыре недели. Затем спросите: «Посмотрите в свой календарь на четыре недели вперед – кто из вас может встретиться понедельник в 9 утра, во вторник в 9 утра, в среду в 9 утра, в четверг в 9 утра, в пятницу в 9 утра?» Далее выберите то время, в которое может собраться большинство людей. Это позволяет избежать типичных длинных договоренностей по электронной почте или в мессенджерах.
«Мы слишком много времени проводим на встречах. Проведение собрания только тогда, когда требуется групповой вклад в реальном времени, и четкое проведение встречи – это ключ к тому, чтобы люди хорошо относились как к собраниям, так и, в более широком смысле, к своей работе в целом», – говорит автор рекомендаций – Марти Немко, доктор философии, профессиональный и личный тренер из Окленда, Калифорния, автор 10 книг.
Сегодня многие встречи перенесены в онлайн. Повысить эффективность их организации и проведения многим компаниям помогает CRM-система «Простой бизнес», которая позволяет проводить видеоконференции, показывать презентации и многое другое.
