Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Сентябрь 2023 > Как провести встречу эффективно? 2 ключевых правила
Как сделать так, чтобы рабочие встречи не казались пустой тратой времени?
Когда дело доходит до встреч, мы испытываем смешанные чувства. С одной стороны, их можно рассматривать как пустую трату времени, мешающую выполнить «настоящую» работу и посягающую на наш очень важный баланс между работой и личной жизнью. И, конечно же, мы все присутствовали на собраниях, и нам казалось, что они не используют наше время с пользой.
С другой стороны, собрания являются важной частью принятия решений в трудовой жизни. Они являются инструментом, позволяющим группам людей принимать решения, сообщать новости и налаживать связи между коллегами, что, в конечном итоге, позволяет выполнять работу более эффективно.
Наука успешных встреч
Согласно науке (Chartered Institute of Personnel Development (CIPD)), есть всего два важнейших элемента успешных встреч: хороший лидер и четкие цели.
1. Хорошие ведущие собрания оказывают наибольшее влияние на то, будет ли встреча считаться эффективной. Прежде всего, руководителей собраний следует воспринимать как справедливых и внимательных людей. Это предполагает такое поведение, как:
- Объяснение того, как будет проходить встреча.
- Открытость для вопросов или предложений.
- Добавление соответствующей информации или контекста там, где он отсутствует, чтобы все участники могли следить за ним.
- Приходить вовремя (или даже раньше).
- Не вести монолог и перенаправлять группу, если они сбиваются с пути.
- Перефразирование входных данных, чтобы подчеркнуть ключевые моменты и добавить ясности.
- Подведение итогов заседания.
2. Четкие цели могут показаться такими простыми, но все равно удивительно, как много встреч их не имеют. Но сделать это в начале встречи невероятно важно. Это повлияет на поведение группы во время встречи, так что участники смогут лучше использовать время вместе и поддерживать встречу в нужном направлении.
Вот некоторые конкретные советы по постановке более эффективных целей встреч:
- Обеспечение того, чтобы цели были понятны всем участникам собрания.
- Постановка целей, которых можно достичь с помощью имеющейся у вас информации. Если для достижения цели необходимы данные, лучше отложить встречу до тех пор, пока эти данные не будут доступны, и не отнимать время, которое невозможно использовать для достижения цели.
- Выбор реалистичного количества целей. Для 30-минутной встречи их, скорее всего, будет не больше трех. На 60 минут – до пяти. Никто не будет возражать, если вы выполните задачи раньше.
«Итак, если вы хотите повысить эффективность встреч, поработайте над своими навыками их проведения и четко определите цели. Надеюсь, это поможет вам более эффективно использовать время каждого на работе», – говорит автор рекомендаций – Сара Маррс, организационный психолог с более чем десятилетним практическим опытом исследований сотрудников.
Кстати, не все встречи обязательно проводить офлайн. Специальные сервисы для бизнеса, например, CRM-система «Простой бизнес», предоставляют широкий инструментарий для организации конференций и встреч онлайн.
