Как показать начальству свою работу?

Без систематического отслеживания производительности ваша работа будет оцениваться случайными, непоследовательными выборками. Чтобы обеспечить долгосрочное отслеживание производительности, важно создать для этого систему. Как это сделать?

Чтобы убедиться, что ваша эффективность измеряется справедливо и точно, необходимо помочь руководству ежедневно отслеживать ваши фактические конкретные действия и сравнивать их с четкими ожиданиями, заранее установленными каждым начальником. В разговоре со своим начальником вам необходимо отвечать на следующие вопросы:

• Вы достигли всех поставленных целей? Вы выполнили все задачи, которые от вас требовались? Вы прошли лишнюю милю?
• Вы выполнили задачи в соответствии с предоставленными инструкциями и спецификациями? Вы следовали стандартным рабочим процедурам? Вы превзошли стандарты качества?
• Вы уложились в заранее установленные сроки? Вы сделали работу еще быстрее?

Если вы помогали своему начальнику на регулярной основе отслеживать, измерять и документировать ваши конкретные действия, для ответа на эти вопросы необходимо просто собрать кумулятивное резюме вашего регулярного отслеживания. Это самые важные данные, которые начальник может когда-либо иметь о вашей реальной работе.

Документируйте свою работу

Итак, чтобы начальник получил адекватную информацию о вашей работе, вы должны взять на себя обязательство отслеживать свою эффективность.

Большинство менеджеров редко документируют результаты вашей работы, если они не обязаны это делать. Фактически, кроме автоматически записываемых данных, заметок, документов, обзоров конечного продукта и переписки по электронной почте, есть большая вероятность того, что большая часть вашей повседневной работы никем не документируется. Основная часть вашего официального кадрового файла, вероятно, состоит из полугодовых и годовых обзоров, возможно, некоторых ежегодно обновляемых планов развития, ваших рейтингов, если компания ранжирует сотрудников, цифр, если они отслеживаются, случайных номинаций на бонусы и награды и, конечно же, официальных сообщений о проступках или сбоях.

Тем не менее, в ходе обычной деятельности менеджеры накапливают случайную документацию. Возьмем, к примеру, электронную почту. Независимо от того, осознаёте ли вы это или нет, сообщения электронной почты могут документировать большую часть вашей повседневной работы. Когда вы используете почту, особенно в диалоге со своим начальником, вы создаете подробные записи, которые могут хорошо описывать ожидания, оценивать текущую работу и записывать похвалу или критику вашей работы. Вы должны знать об этом факте и вести собственный бумажный след сохраненных сообщений электронной почты, организованных в папки.

Когда большинство менеджеров наиболее строго документируют результативность?

К сожалению, это часто происходит только тогда, когда сотрудник демонстрирует серьезные проблемы с производительностью в течение некоторого периода времени. В таких ситуациях HR предоставляет менеджерам формальный процесс для документирования проблемной работы или поведения сотрудника. Этот процесс предназначен для того, чтобы помочь менеджеру выполнить требования для принятия дисциплинарных мер. Он обычно предполагает ведение журнала для записи устных запросов и устных предупреждений, а также процесс письменных предупреждений. Обычно после второго или третьего письменного предупреждения менеджер может поставить сотрудника на «план повышения производительности».

Вот как работает типичный план: менеджер и проблемный сотрудник встречаются, чтобы детально изложить четкие ожидания и разработать план того, что нужно сделать сотруднику для повышения производительности. Цели разбиты на конкретные шаги, а списки дел с жесткими сроками, руководящими принципами и параметрами изложены в недвусмысленных терминах. Каждую неделю, а иногда и каждый день менеджер встречается с сотрудником, чтобы точно оценить, насколько его результаты соответствуют ожиданиям. Другими словами, этот процесс вынуждает сотрудника и менеджера заниматься отслеживанием эффективности, которое они должны были делать вместе на каждом этапе пути!

Вместо того, чтобы ждать, пока проблема с производительностью поднимет свою уродливую голову, включите «план повышения производительности» заранее. Назовите его как-нибудь иначе, если хотите. Как насчет «Плана постоянного улучшения»? Как бы вы это ни называли, это идеальный формат, чтобы помочь своему начальнику задокументировать работу на каждом этапе пути: вместе со своим начальником изложите свои ожидания в отношении вашей работы в терминах конкретных действий, которые вы можете контролировать. Следите Отслеживайте в письменном виде, как вы выполняете каждую задачу, достигаете каждой цели и превосходите сроки. Регулярно сообщайте своему начальнику, как и когда ваши конкретные действия оправдали или превзошли ожидания, которые вы вместе поставили.

Создайте простую систему, которой вы сможете придерживаться

• Один из подходов – вести блокнот или дневник, в котором вы весь день будете делать заметки о полученных заданиях, поставленных целях, изложенных рекомендациях, промежуточных и окончательных сроках, списках дел и конкретных действиях, которые вы предпринимаете. Включите такие инструменты, как контрольные списки, чтобы помочь вам в выполнении вашей работы. Если у вас несколько начальников, подумайте о создании шаблона для каждого. Если у вас есть повторяющиеся задачи и обязанности, подумайте о создании шаблонов для этой работы. Продолжайте совершенствовать свою систему, чтобы упростить ее.
• Если вы предпочитаете вести учет с помощью электронных инструментов, все, что вам нужно, это база данных и программа планирования, которая позволяет создавать записи данных для каждого начальника и/или для каждого отдельного рабочего вопроса. Создавайте шаблоны для каждого из ваших начальников, а также для текущих задач, обязанностей и проектов. Используйте электронные инструменты, например, CRM-систему «Простой бизнес», чтобы вести постоянный учет своей работы и повышать эффективность.

«Преимущество электронных инструментов состоит в том, что они обычно привносят некоторую логику и организацию в вашу систему документации. Кроме того, ваши заметки фиксируются в цифровом виде и автоматически получают дату и время. Вы также можете вырезать и вставлять ключевую переписку по электронной почте, включая обмен сообщениями между вами и вашим начальником, которые помогают документировать вашу работу, и хранить этот текст прямо в разделе заметок соответствующей записи в вашей системе отслеживания», — говорит автор рекомендаций – основатель и генеральный директор RainmakerThinking Брюс Талган.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании