Как подготовить встречу и не потратить время зря? – Prostoy.ru

11.04.2022, 09:48

Групповые встречи могут отвлекать от работы, создавая иллюзию достигнутого прогресса. Попробуйте сократить количество проводимых собраний и их длительность, а также старайтесь сделать каждую встречу более эффективной.  Вот 5 способов сделать это.

1. Не назначайте групповое собрание до тех пор, пока не будет заранее разослана четкая и конкретная повестка дня.

Идти на встречу без повестки дня – все равно, что играть на чемпионате мира без плана игры. Если вы даже не можете составить повестку дня, вероятно, у вас недостаточно тем для обсуждения или проработки на собрании.

2. Установите четкие и конкретные цели встречи. Составьте чек-лист.

Цель встречи не должна состоять в том, чтобы просто встретиться. Это все равно, что сказать, что цель футбольного матча – стоять на поле и смотреть друг на друга. Перед встречей составьте список конкретных дел, которые вы хотите выполнить, чтобы во время встречи вы могли вычеркивать пункты из этого списка.

3. Совещания должны быть короткими, по возможности не более 30 минут.

90-минутная встреча должна быть исключением, а не правилом. Питер Брегман написал статью под названием «Магия 30-минутных встреч», которая была опубликована в Harvard Business Review. Там он выступал за проведение встреч в течение 30 минут. Он не видел недостатков в таких ограничениях и чувствовал, что нехватка времени на таких коротких встречах заставит всех быть лучше подготовленными, оставаться более эффективными и сфокусированными на протяжении всей встречи.

4. Уважайте время каждого. Относитесь ко времени как к ценному ресурсу, которым оно и является.

Любая минута, проведенная на собрании, – это одна минуты из личной жизни или работы. Во-первых, спросите у всех, действительно ли такая встреча необходима. Если универсальный ответ «да», то спросите всех, сколько времени потребуется для выполнения поставленных задач и совместного составления повестки дня. Акцент здесь сделан на слове «все», потому что речь идет не только о вас или о том, кто созывает собрание.

5. Определите встречи с особенно высоким соотношением времени собрания к выполненным задачам и предложите альтернативы.

Внимательно изучите встречи, на которых были особенно высокие коэффициенты. Например, когда на совещании один или два человека разговаривают, а остальные делают вид, что слушают, и тайком сидят в соцсетях, много пользы не будет. Рассмотрите альтернативы таким встречам. Если вы хотите больше сплотить команду, вместо этого выберите запланированные и специальные общественные мероприятия. Кроме того, электронная почта, доски объявлений, приложения для обмена сообщениями или какой-либо другой метод электронного общения могут быть более эффективными способами ответа на быстрые вопросы.

В конечном счете, собрания должны быть лишь одним из средств достижения цели. Никто не должен говорить: «Сегодня был отличный день, потому что он был полон встреч», «Этот проект идет хорошо, если судить по количеству встреч, которые у нас были» или «Моя цель в жизни – встречаться, встречаться и встречаться».

«Помните, что встреча похожа на любой другой инструмент или часть технологии. Само по себе это не хорошо и не плохо. Все дело в том, как вы его используете. Если единственным результатом встречи является проведение большего количества встреч, то вы, вероятно, не оправдываете всеобщего ожидания», – говорит автор рекомендаций – Брюс И. Ли, доктор медицинских наук, магистр делового администрирования, писатель, журналист, профессор.

Кстати, многие встречи за последние два года были перенесены в онлайн, и не всегда их качество было ниже, чем офлайн. Организовать и провести собрание онлайн помогает специальный инструментарий, например, CRM-система «Простой бизнес» с возможностью проведения видеоконференций.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании