Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Январь 2025 > Как не перерабатывать и экономить время: 3 простых трюка
Слишком много дел, а времени мало? Это приводит к тревоге и разочарованию. Исследования в области психологии и менеджмента открыли несколько удивительных фактов, которые помогут сберечь время. Доктор философии, профессор кафедры экономики Школы менеджмента Ланкастерского университета и главред Journal of Economic Psychology Карлос Алос-Феррер рекомендует эти 3 приема, благодаря которым вы не будете тратить время зря.
Трюк №1: принцип Парето
Правило 80/20, также известное как закон Парето, гласит: 80% результатов достигается за счет 20% усилий. На практике это означает, что большинство продаж в магазине приходится на несколько продуктов, большинство просмотров на канале YouTube — на несколько роликов и т.д. Это также означает, что вы можете тратить большую часть времени впустую. Подумайте, что вы хотите получить от времени, уходящего на работу. Доход, возможности для карьерного роста или количество обслуженных клиентов? Например, желание разработчика контента — количество просмотров постов, а цель другого сотрудника — удовлетворение от работы.
Предположим, вы составили список рабочих дел: задач, проектов, звонков и др. Все ли они дадут одинаковые результаты? Конечно, нет. Некоторые из проектов приведут к большему количеству продаж, другие усилия будут потрачены впустую. Вы можете вернуть время, сосредоточившись на самых эффективных задачах или видах деятельности. Откажитесь от проектов и даже некоторых клиентов, чтобы сосредоточиться на самых продуктивных задачах (это можно обсудить с руководителем). Вы обнаружите, что отказываясь всего лишь от небольшой части (доходов, проектов, удовольствия), вы получаете много свободного времени взамен. Помните: иногда победители сдаются.
Трюк №2: прекратите выполнять несколько дел одновременно
Проверяете электронную почту во время онлайн-встречи? Слушаете подкаст, обновляя электронную таблицу? Исследования в области психологии показывают, что мы не можем выполнять более одной когнитивной задачи одновременно: разум переключается туда-сюда. Вы никогда не достигаете полной концентрации и тратите время на перефокусировку для каждой задачи, что приводит к ошибкам. В итоге, потребуется больше времени для выполнения задач и исправления ошибок.
Этот трюк очень прост: прекратите делать несколько дел одновременно — расставьте приоритеты. Сначала сделайте важные дела, уделите им все свое внимание. Попробуйте разделить рабочий день на тематические блоки. Например, исследователь или аналитик может отвечать на электронные письма в течение получаса в начале и в конце рабочего дня, а остальное время фокусироваться на аналитических задачах. Есть проекты, на которые важно выделять целые рабочие дни: в них вас не должны отвлекать.
Трюк №3: помните об упущенных возможностях
Каждый раз, когда вы соглашаетесь на новую задачу, вы говорите «нет» другим возможностям. Или отнимаете время у проектов, которыми вы уже начали заниматься ранее. В худшем случае вы начинаете использовать свое личное время, чтобы справиться со всеми рабочими задачами. Проблема в том, что новая задача прямо сейчас перед вами, в то время как альтернативы пока витают в воздухе. Это затрудняет понимание альтернативной стоимости, но она реальна. Поэтому вы говорите «да», и теряете время.
Один из способов избежать такой ловушки — отложить принятие решений. Можно сказать: «Я не уверен, что у меня есть время и ресурсы взяться за эту задачу. Позвольте мне проверить и перезвонить вам». Проанализируйте предложения и выбирайте те, которыми вы сможете заняться без ущерба для себя. Это трудно, если запрос исходит от вашего начальника, но как только вы попробуете такой метод, обнаружите, сколько задач берете на себя добровольно, когда могли просто сказать «нет».
Эффективнее управлять временем поможет автоматизация рабочих процессов с помощью CRM-системы «Простой бизнес». Выберите версию «Простого бизнеса» для вашего вида деятельности, назначьте ответственных за проект сотрудников, установите автоматический контроль сроков. Программа автоматизирует рутину и сама анализирует эффективность работы персонала, что поможет оптимально перераспределить рабочую нагрузку между сотрудниками.
