Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Июнь 2022 > Как не отвлекаться на ерунду и заняться делом? – Prostoy.ru
Не позволяйте одному отвлекающему фактору отвлечь вас от того, на что вы собирались потратить свое время. Вот как оставаться в графике.
Все время от времени отвлекаются. Разница между отвлекаемым и неотвлекаемым человеком заключается в том, что неотвлекаемый человек делает выводы и предпринимает шаги, чтобы не отвлекаться на одно и то же в будущем. Как сказал писатель Пауло Коэльо: «Ошибка, повторенная более одного раза, – это решение». Если вы продолжаете снова и снова отвлекаться на одно и то же, не предпринимая никаких действий, чтобы предотвратить это, вы приняли решение быть отвлекаемым.
В следующий раз, когда вы обнаружите, что отклоняетесь от того, что планировали, сделайте эти два шага, чтобы вернуться к графику:
Шаг 1: придерживайтесь распорядка дня.
Всякий раз, когда что-то прерывает ваше занятие в течение отведенного на него блока времени, крайне важно вернуться к своему расписанию – к тому, что нужно сделать в следующий временный блок.
Вместо этого многие люди пытаются сразу же перестроить весь свой день, меняя все остальное, чтобы попытаться наверстать упущенное. Это проблема по двум причинам. Во-первых, требуется время, чтобы изменить расписание, что само по себе может отвлекать вас впустую. Оптимизация вашего календаря очень близка к той псевдоработе, которую люди выполняют, пытаясь уйти от реальной работы. Во-вторых, если вы перестраиваете свое расписание на лету, вы рискуете приучить себя думать о расписании, ограниченном по времени, как о чем-то, что можно изменить. Убеждая себя в том, что корректировать свой график – это прекрасно, вам будет легче не придерживаться его в будущем.
Самое главное – вернуться к тому, что вы обещали сделать, в соответствии с вашим графиком, который вы составили заранее. Просто начните со следующей вещи, на которую вы планировали потратить свое время. Не беспокойтесь о том, что вы не полностью проработали предыдущий блок. Просто помните, что то, что вы планировали делать со своим временем, – это основа, а все остальное – отвлечение, включая изменение вашего графика на лету.
Шаг 2. Доберитесь до источника отвлечения.
При первом построении расписания с временными рамками вы должны убедиться, что зарезервировали буферное время. Буферное время немного расслабляет ваш день, и оно важно по двум причинам.
Во-первых, важно подумать о том, как прошел ваш день. Вы потратили достаточно времени, делая то, что обещали? Вы эффективно сосредоточились на поставленной задаче, будь то работа над большим проектом или полноценное общение с важными людьми, такими как друзья и семья?
Старайтесь смотреть на свой график как ученый, а не как сержант-инструктор. Ученый выдвигает гипотезы, проводит эксперименты, смотрит на результаты и на их основе проводит новые эксперименты. Ваш график – это гипотеза, которую вы проверяете каждый день, и со временем вы научитесь приводить ее в соответствие со своими потребностями.
Одно из неправильных представлений заключается в том, что однажды установив расписание, вы должны придерживаться его навсегда. Это не так работает. Вы должны придерживаться этого, но не навсегда. Хотя крайне важно, чтобы вы следовали тому, как вы планировали свой день в течение этого дня, вам абсолютно необходимо внести коррективы, но не в этот момент: зарезервируйте время, чтобы подумать о своем расписании на следующий день. По мере накопления опыта вы сможете тратить меньше времени на корректировку своего плана.
Во-вторых, буферное время помогает планировать кажущиеся непредсказуемыми отвлекающие факторы. Помните, если вы несколько раз отвлекаетесь на одно и то же, это почему-то важно для вас. Буферное время дает вам возможность обдумать настоящую причину, по которой вы отвлеклись, и принять меры сегодня, чтобы не отвлекаться завтра.
Используйте свое буферное время, чтобы учесть, что отвлекающие факторы могут иметь только три возможные причины:
- Внутренние триггеры.
- Внешние триггеры.
- Проблема планирования.
Пристальный взгляд на причины отвлекающих факторов:
1. Внутренние триггеры.
Внутренний триггер – это неприятное эмоциональное состояние, от которого вы пытаетесь избавиться. Если вы обнаружили, что сбились с пути из-за скуки, одиночества, стресса или беспокойства, вы поддались внутреннему триггеру. В следующий раз, когда вы отвлечетесь, спросите себя: «От каких эмоций я пытался убежать?»
2. Внешние триггеры.
Внешние триггеры – это все то, что может сбить нас с пути. Это все уведомления, звонки и дела, которые могут сорвать хорошо спланированный день.
Есть много способов взломать все внешние триггеры, которые приводят к отвлечению внимания, но для этого нам сначала нужно задать критический вопрос: служит ли этот триггер мне или я ему?
Если внешний триггер, такой как уведомление на вашем телефоне, настроен как напоминание о том, что у вас запланирована встреча или пора идти в спортзал, тогда отлично. Он служит вам. Но если этот внешний триггер мешает вашему плану, например, уведомление телефона, когда вы пытаетесь сосредоточиться, отключите его. Исследования показывают, что две трети владельцев смартфонов никогда не меняют настройки уведомлений. Потратьте минуту, чтобы убедиться, что вас не прервет другой внешний триггер во время запланированного рабочего времени.
3. Проблема планирования.
Последний потенциальный источник отвлечения – это «проблемы планирования». Это происходит, когда мы просто не выделили достаточно времени для задачи или не выделили достаточно буферного времени для задачи, которая занимает непредсказуемое количество времени. Если вы не совсем уверены, сколько времени вам понадобится, просто добавьте немного больше.
Суть здесь и в том, чтобы иметь план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы вы знали, что будете делать в будущем. Например, может быть, у вас есть друг или член семьи, готовый помочь забрать детей из школы? Или, возможно, вы будете резервировать дополнительное время раз в несколько недель, чтобы компенсировать время, которое вы, возможно, пропустили, чтобы справиться с редкими, но предсказуемыми чрезвычайными ситуациями. Нейрохирург останавливается посреди операции, потому что его ребенка нужно забрать из школы? Нет, у них есть план, и у вас он должен быть.
По словам Вольтера, не позволяйте «лучшему быть врагом хорошего». Всякое случается, но не саботируйте себя, находя отговорки, чтобы не планировать заранее. Соблюдение графика обеспечивает ваше физическое и психическое здоровье, делая вас здоровее и счастливее. Вы преуспеете в работе, если будете выполнять свои обязательства, как и обещали.
«Быть неотвлекаемым означает жить с личной целостностью. Речь идет о том, чтобы держать свое слово перед другими и, самое главное, перед самим собой», – говорит автор рекомендаций – Нир Эяль – технологический предприниматель, который ведет блог о пересечении психологии, технологий и бизнеса.
Кстати, грамотно выстроить рабочие процессы так, чтобы не отвлекаться и придерживаться дедлайнов, многим менеджерам помогают специальные решения для эффективного управления проектами и задачами, например, CRM-система «Простой бизнес».
