Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Февраль 2022 > Как автоматизировать рабочие процессы? Подход Мари Кондо
В эпоху гибридной работы сотрудники вынуждены уделять больше внимания своему времени. Оптимизация и автоматизация рабочих процессов могут существенно повлиять на производительность. 58% высокопроизводительных сотрудников нуждаются в более тихих и менее загроможденных рабочих местах для лучшей работы, и именно здесь на помощь приходит метод KonMari.
Мари Кондо, всемирно известный консультант по организационным вопросам, научила нас многому в теме продуктивности. Метод KonMari – это основанный на минимализме подход к повышению эффективности и производительности по категориям, а не по комнатам. Ключевая идея метода Кондо – отбрасывать бесполезные предметы. Она призывает людей удалять предметы, у которых больше нет цели, и сохранять значимые.
Независимо от того, работают ли ваши сотрудники удаленно или в офисе, наведение порядка в их пространстве важно, так как это уменьшает хаос и создает идеальную рабочую среду. Также важно упорядочить рабочие процессы, чтобы повысить продуктивность сотрудников и организации. Упорядоченные рабочие процессы позволяют сотрудникам сосредоточиться на важной работе. Они тратят больше времени на разработку идей. А добиться упорядоченности зачастую помогает автоматизация рабочих процессов.
Вот как вы можете использовать подход Кондо для улучшения своего бизнеса:
1. Выберите правильные категории для автоматизации. Метод KonMari больше фокусируется на организации по категориям, а не по местоположению. Применяя метод в своей компании, сосредоточьтесь на процессах, которые нуждаются в автоматизации, а не на отделах. В каждой организации многократные повторяющиеся процессы снижают продуктивность сотрудников. Но они критически важны для бизнес-операций. Самый простой и быстрый способ оптимизировать эти процессы – автоматизировать. Решите, что и сколько автоматизировать. Сосредоточьтесь на автоматизации задач, которые не требуют большого вмешательства человека. Автоматизация может свести к минимуму рутинные задачи и позволить персоналу сосредоточиться на важной работе, которая соответствует бизнес-целям и задачам.
2. Используйте минималистский подход. Подход Кондо – это минимализм. Хотя управление организационными процессами является ключевой частью любого бизнеса, это не означает, что чем больше у вас процессов, тем более прибыльными вы будете. Единственные процессы, которые стоит сохранить, – это те, которые повышают ценность бизнеса. Исключите устаревшие процессы (например, некоторые бумажные), и повысьте эффективность.
Метод KonMari делится на две части: отбрасывание и систематизация. Кондо считает, что чем от большего количества предметов вы избавитесь, тем легче будет оставаться организованными. Около 120000 смертей в США каждый год связаны со стрессом на рабочем месте. Фактически, почти 80% сотрудников страдают от выгорания в той или иной форме. Когда сотрудники работают над тем, что им нравится, повышаются вовлеченность, производительность и удовлетворенность работой. Автоматизация упрощает рабочие процессы и устраняет дублирование. В сочетании с автономией это может повысить производительность организации. Когда сотрудники решают, какие задачи выполнять, когда их выполнять и сколько времени на них тратить, они на 43% меньше подвержены высокому уровню выгорания.
3. Избавьтесь от ненужных процессов. Метод KonMari заключается в тщательном выборе того, что вы хотите сохранить, и избавлении от всего остального. Метод подчеркивает отбрасывание элементов, которые не добавляют никакой ценности. Выберите рабочие процессы, которые нужно автоматизировать в вашей организации, и степень автоматизации. Если некоторые процессы не приносят пользу вашему бизнесу, откажитесь от них. Меняющиеся рыночные условия заставляют их постоянно развиваться. Рабочие процессы, которые когда-то добавляли ценности, могут нуждаться в изменении или замене. Такой подход помогает организациям оптимизировать рабочие процессы. Это сокращает потери времени и увеличивает производительность.
Кондо много говорит об отказе от бумаги. Этот подход полезен в бизнесе, потому что он улучшает операции. Бумажные документы небезопасны, занимают много места и дают вашим сотрудникам больше работы. Оцифруйте их и поместите на одну платформу для облегчения доступа.
4. Беспроблемная интеграция автоматизации. Для людей естественно сопротивляться переменам, потому что они не знают, что они принесут. Но как только сотрудники видят, что это выгодно, их взгляды меняются. Метод Кондо поможет вам упорядочить рабочие процессы, ее техника наведения порядка поможет приобрести новый образ мышления. Ваши сотрудники могут думать, что автоматизация означает потерю работы, и когда вы заставите их понять, что они неправы, они примут это. Вовлекайте своих сотрудников в процесс автоматизации и сделайте так, чтобы они владели этим процессом. Завоюйте их доверие, научив их использовать программное обеспечение в своих интересах. Дайте понять, что они по-прежнему важны, и помогите им приспособиться к новым ролям. Легко внедрите автоматизацию и сделайте процесс постепенным, чтобы дать вашей команде время на обучение.
5. Последовательно анализируйте рабочие процессы. Подход KonMari побуждает людей последовательно убирать и выбрасывать ненужные вещи, а не убирать на ходу. Постоянно анализируя автоматизированные рабочие процессы, вы можете улучшить их, чтобы повысить эффективность. После установки программного обеспечения для автоматизации не останавливайтесь на достигнутом. Время от времени проверяйте рабочие процессы, чтобы убедиться в отсутствии узких мест. Вы можете определить возможности для улучшения. Периодические оценки также помогают определить, обеспечивают ли автоматизированные рабочие процессы ожидаемые результаты. Если результаты неудовлетворительны, посмотрите, что вы можете изменить или исключить. Вы также можете попробовать другое программное обеспечение для автоматизации.
«Итак, используйте метод KonMari и повышайте производительность. Есть несколько способов применить подход Кондо в деловой среде. Если вы цените продуктивность и эффективность, используйте эту технику для систематической очистки рабочих процессов», – говорит автор рекомендаций – генеральный директор Kissflow Суреш Самбандам.
Кстати, эффективно автоматизировать рабочие процессы многим руководителям сегодня помогают широкие возможности CRM-системы «Простой бизнес» (доступна для различных отраслей).
