Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Октябрь 2021 > 8 способов ясно и эффективно общаться на работе
Лаконичное общение сейчас важнее, чем когда-либо прежде. К примеру, средняя продолжительность концентрации внимания человека упала с 12 секунд в 2000 году до 8 секунд сегодня, а типичный офисный работник получает 120 писем ежедневно!
Люди становятся нетерпеливыми, когда им приходится тратить время на то, чтобы понять, что вы говорите: каждый раз, когда человек отвлекается, ему требуется более 23 минут, чтобы восстановить концентрацию. Используйте эти 8 способов, чтобы ясно и эффективно общаться.
- Готовьтесь заранее. Без подготовки нельзя быть кратким. Перед любой важной встречей уделите время тому, чтобы ознакомиться с повесткой дня. Делайте заметки для себя. Организуйте свои мысли и отметьте, где вы хотите внести свой вклад. Если вы собираетесь выступить, продумайте темы для обсуждения и предусмотрите возражения и вопросы.
- Подготовьте справочный материал по теме, если вам нужно поделиться большим количеством информации. Так вы сможете дать своей аудитории необходимый контекст и сэкономить время.
- Если бы вас заставили свести основную идею к одному предложению, что бы это было? Используйте это в качестве темы письма или дословно повторяйте фразу во время разговора. Это гарантирует, что вы привлечете внимание аудитории к самому важному выводу.
- Используйте структуру ТОДТ. «Вы можете говорить убедительно и связно, используя структуру ТОДТ. Вот как это работает: кратко изложите Точку зрения, подкрепите ее Обоснованием, предоставьте Доказательства и в конце подтвердите свою Точку зрения», — говорит автор рекомендаций — Мелоди Уайлдинг, тренер, лицензированный социальный работник и автор книги «Доверься себе».
- Используйте промежуточные и помечающие утверждения, чтобы выделить и акцентировать внимание на важных моментах. Такое наведение мостов особенно полезно, когда вы хотите сменить тему или направить разговор в другое русло.
- Примеры помечающих утверждений:
Все сводится к ...
Все дело в том ...
- Примеры промежуточных утверждений:
Хотя ____ важен, также важно помнить, что ...
- Прежде чем мы закончим эту тему, я хотел бы добавить… - Изучите свою аудиторию. Подумайте, какие проблемы и возражения будут главными. Что людей больше всего волнует? Какие проблемы они пытаются решить? Какую пользу они получают, слушая вас? Как это поможет им сэкономить время или облегчить их работу? Сформулируйте свое сообщение с точки зрения того, как оно повлияет на вашу аудиторию.
- Задавайте вопросы. Часто краткое общение сводится к тому, чтобы меньше говорить. Полезно задать множество открытых вопросов, например:
- Что вы думаете о том, чем я поделился?
- Как вы думаете, что лучше?
- Что бы вы добавили или изменили?
- Какая часть еще не ясна?
- Какая поддержка вам нужна? - Отредактируйте свои электронные письма. Электронные письма не должны содержать более пяти строк. Если ваше письмо длиннее, сократите его или сделайте телефонный звонок. В письме должны быть короткие абзацы и предложения. Используйте маркированные списки и нумерацию, чтобы текст было легче усвоить.
Кстати, выстроить эффективное управление коммуникациями и вывести их на новый уровень вам помогут широкие возможности CRM-системы «Простой бизнес».
