Организация работы в группах

Контроль над персоналом

Обычно персонал один из важнейших ресурсов компании. Именно он, своей работой способствует процветанию бизнеса или наоборот. Поэтому большинство руководителей направляют немалую часть усилий на то, чтобы контролировать работу персонала.

Проблема в том, что контроль может способствовать решению задач компании, повышать эффективность. А может и наоборот, сдерживать развитие, нести разрушительную функцию. Поэтому для большинства руководителей одной из первостепенных задач является не эффективный контроль, а контроль для эффективности.

Контроль персонала необходим для своевременного решения проблем, которые возникают при решении рабочих задач.

Трудовая дисциплина и служебные обязанности.

Первое, что необходимо сделать каждому руководителю, это разграничить трудовую дисциплину и выполнение служебных обязанностей. Смешивать два этих понятия не стоит. Хотя аналогия, казалось бы, напрашивается сама собой. Если человек опаздывает на работу, то и в работе он не аккуратный. На самом деле в большинстве случаев это не так. В рабочих процессах совсем иной уровень мотивации, а значит, и подход. Большинство творческих людей склонны к нарушению трудовой дисциплины, но не обязанностей. Так как есть мотив, например, в виде страха потерять интересную работу.

Контроль процесса и результата

Также необходимо разграничить контроль процесса и результата. Простой пример, дизайнер бродит по офису или раскладывает пасьянс. А в конце дня должен сделать эскиз проекта. Если в данном случае контролировать процесс, то дизайнера следует наказать. С другой стороны дизайнер в это время решает сложную творческую задачу. И, скорее всего, за оставшееся время он всё-таки её решит.

Однако есть случаи, когда контроль процесса просто необходим. Например, если речь идёт о производственном процессе, работе с документами и товароматериальными ценностями. Что будет если не проконтролировать кладовщика или водителя, который должен доставить посылку клиенту?

Для различных видов процессов и задач используют различные виды контроля.

Предварительный контроль

Используется тогда, когда сотрудники выполняют новую для себя задачу. Например, компания выходит на новый рынок, начинает новое направление в деятельности. Так как сложность задачи определена её новизной, руководителю стоит проверить, насколько сотрудники поняли задачу, обеспечены ли ресурсами, готовы ли выполнять эту задачу. Также следует оценить круг потенциальных проблем, которые могут возникнуть в процессе.

Контроль по результату

Такой контроль идеально подходит для задач, которые неоднократно выполнялись сотрудниками. А также для тех задач, которые имеют непродолжительный срок выполнения и результат от них мало влияет на конечный результат работы компании.

В первом случае руководитель должен иметь высокую степень доверия к сотрудникам. А сами сотрудники должны иметь высокую квалификацию и быть инициативными. В случае возникновения проблемы они сами придут к руководителю. Ведь в большинстве случаев работу не переделать, а время и ресурсы использованы. Поэтому контроль по результату для многих задач применяется редко.

Во втором случае речь идёт об обычных мелких задачах, вроде передать письмо, забрать посылку и т. п. Тут всё просто. Выполнил и доложил. Появление проблем при решении таких задач, обычно, из области фантастики.

Поэтапный и периодический контроль

Эти виды контроля применяются в большинстве случаев. Они позволяют контролировать ход выполнения задачи, своевременно видеть проблемы и решать их.

Суть поэтапного контроля в том, что задача разбивается на этапы. Например, создание сайта условно можно разделить на этапы создания и утверждения дизайна, вёрстки и программирования, размещения и тестирования. Руководителю достаточно контролировать промежуточные результаты после окончания каждого этапа.

Но если речь идёт, например, о сложном сайте, новой работе для сотрудников, то лучше использовать периодический контроль. В этом случае руководитель практически держит руку на пульсе задачи. Например, сотрудники отправляют ему отчёты через каждый час или каждый день. Тогда руководитель имеет возможность более оперативно реагировать на возможные ошибки или трудности.

Выборочный контроль

Применяется редко. В основном при проведении внеплановых ревизий или когда у компании серьёзные проблемы. Тогда руководитель пытается неожиданно застать работников с их задачей в самое неподходящее, для последних, время. Обычно выборочные проверки раздражают персонал и дают низкую эффективность. Однако его можно применять по отношению к тем сотрудникам, которые не вызывают доверия или нуждаются в поддержании тонуса из-за особенностей своей психологии.

Некоторые рекомендации по контролю

Излишняя подконтрольность снижает мотивацию, особенно у творческих, самостоятельных и инициативных сотрудников. Необходимость согласования, отчётности в процессе работы выводит их из себя в буквальном смысле этого слова. Поэтому контроль дозировать следует разумно, в зависимости от специфики конкретных людей и задач.

Чётко выставляйте параметры и показатели для контроля. И, конечно же, доводите их до сотрудников.

Контроль дело затратное. Прежде всего, контроль отнимает у руководителя и сотрудников время. Поэтому нужно всегда оценивать, стоят ли затраты возможных потерь.

Превращайте процесс контроля в обмен мнениями с сотрудниками. Очень часто руководители видят, что задача не выполнена, но реально не задаются вопросом почему. Постарайтесь выслушать сотрудника до конца, не спешите с личными выводами.

Во время обмена мнениями не используйте общих слов типа "всегда", "никогда", "хорошо" и "плохо". Они не несут смысловой нагрузки, а показывают то, что оценка субъективная.

Не спешите с обвинениями и наказаниями. Возникшая ситуация повод задуматься над истинной причиной проблемы и тем, чтобы она не повторилась в будущем.