Роль контроля в управлении организацией

Все согласятся с тем, что контроль – это важная функция управления в бизнесе. Но проблемой является определение, что такое контроль, каково его значение и как применять. На практике часто допускают ошибки, связанные с тем, что роль контроля понята не до конца.

Определение контроля

Контроль – это сравнение запланированных показателей с фактическими цифрами. Положили на склад десять мешков, три продали, осталось пять. Провели ревизию, уволили кладовщика. Если же рассматривать функцию и роль контроля шире, то получается другое общее определение.

Контроль – это действия, которые помогают организации в достижении целей путём сравнения фактических показателей работы с запланированными показателями, анализа отклонений и принятия решений по результатам анализа (постановка новых планов и задач). Контролю подлежат все процессы и результаты работы компании.

Отметим основные составляющие контроля: запланированные показатели (стандарты, инструкции, величины), сравнение, анализ отклонений, принятие решений по отклонениям.

Виды контроля

Остановимся на тех видах контроля, которые имеют реальный смысл и практическое значение.

Предварительный контроль. Вы что-то собираетесь сделать: вложить деньги в новое направление, изменить систему оплаты труда, закупить новый товар и т.п. План проработан, но прежде, чем переходить к действиям, лучше проконтролировать. Например, пересчитать денежные вложения. Вдруг что-то не учтено или есть элементарная арифметическая ошибка. Если в результате пересмотра плана возникли отклонения, имеет смысл проанализировать отклонения. Сюда же подходят мнения экспертов, специалистов, сотрудников относительно ваших планов.

Текущий контроль. То есть контроль, который осуществляется в процессе выполнения какой-то задачи. Например, контроль над сроками выполнения работы, бюджетом в течение времени выполнения задачи. Позволяет своевременно корректировать выполнение задачи или процесса. Например, вы можете уменьшить рекламный бюджет или изменить действия сотрудника.

Заключительный контроль. Проводится по завершению задачи или процесса, достижению определённой цели, которая принимается как конечная. В дальнейшем вы сможете учесть отклонения в процессе планирования аналогичной задачи.

Направления контроля

Контролю подлежат: процессы, люди, средства и ресурсы.

Контроль процессов имеет смысл, когда выполнение процессов стандартизировано или есть чёткая инструкция по выполнению определённого вида работы. Например, порядок разборки ноутбука для проведения чистки, формат файлов веб-дизайнером верстальщику и т.п. Также к процессам можно отнести стандарты обслуживания, порядок проведения телефонного разговора офис-менеджером и т.п.

Контроль над людьми неразрывно связан с действиями, которые они выполняют. Однако этого не достаточно. Следует контролировать и такие показатели как степень заинтересованности в работе, лояльность к компании, выполнение правил трудового распорядка, спецодежда, личная гигиена и т.п.

Средства и ресурсы – это оргтехника, финансы и, конечно же, время. Пожалуй, последнее всегда мало учитывается, хотя часто имеет определяющий фактор. Например, вы задумывались, сколько времени ваши клиенты тратят на оформление товара или ответа оператора службы технической поддержки?

Нюансы контроля

Контроль невозможен без показателей, то есть некой величины, эталона, относительно которого проводится контроль.

Нельзя контролировать, хорошо ли проделана работа. Устанавливайте чёткие критерии, которые позволят определить сотруднику и вам, насколько хорошо он справился со своей работой.

Контроль должен иметь систематический характер. Контроль время от времени не добавляет порядка, а нарушает его.

Отклонения обязательно необходимо анализировать и по ним принимать решения. В противном случае контроль не имеет смысла.

Контроль не ограничивается наказанием. Наказание – самый последний приём в управлении. Задача контроля – помочь достичь целей компании, поэтому разбирайтесь с каждым фактом, что к нему привело и почему так получилось.

Устанавливайте объективные, реальные показатели. Иначе, контроль, работа с отклонениями теряет смысл.

Используя контроль в самом широком понимании, вы реально можете влиять на эффективность работы компании.

Контролировать ход рабочих проектов и работу персонала в онлайн-режиме помогает CRM-система «Простой бизнес», позволяющая в прямом эфире наблюдать рабочую ленту и устанавливать контрольные сроки решения поставленных задач. Сервис также дает возможность контролировать качество обслуживания клиентов – все телефонные переговоры записываются. Кроме того, CRM сохраняет всю историю взаимодействий по каждому покупателю, в том числе переписку. Скачать «Простой бизнес» можно на сайте разработчика, здесь же можно выбрать бесплатную версию программы для компаний с числом работников менее 5 человек.

Попробовать бесплатно