Продукт > Организация > Контроль в организации > Автоматизация контроля
Автоматизация процессов контроля даёт возможность руководителю снизить затраты труда и времени. Понятно, что это время можно использовать с большей эффективностью. Кроме того автоматизация позволяет структурировать и упорядочить поступающую информацию, а значит, облегчить её обработку и анализ. Следовательно, можно ожидать большей объективности при принятии управленческих решений.
Как автоматизировать
Прежде, чем начать автоматизацию, стоит привести в порядок процессы контроля, обмена информацией, систему показателей. Лучше и эффективнее разделить всё по процессам и задачам или по направлениям, например, финансы, сбыт, производств. Всё зависит от того, как вам удобнее. Желательно, чтобы вся эта система не была слишком громоздкой и непонятной.
Разделите зоны ответственности. Контроль, как функцию управления, можно делегировать отдельным сотрудникам. За собой можно оставить контроль общих показателей (нет смысла контролировать весь процесс, чем ежедневно занимается менеджер по продажам, достаточно контролировать его показатели). Например, не всегда нужно контролировать дизайнера. Главное, чтобы он сдал в срок макет в нужном виде.
Создайте формы и порядок отчётности. Например, за использование наличных средств сотрудник обязан отчитаться чеком и формой отчёта, куда можно вписать дополнительную информацию. Необходимо продумать дублирование отчётов, чтобы они оставались у сотрудника, у руководителя и у третьего лица (например, бухгалтера).
За собой руководитель обязан оставить контроль над основными показателями работы компании, такими как прибыль, затраты, трудовая дисциплина, выполнение ряда стандартов, инструкций и положений.
Только после того, как система контроля разложена "по полочкам", она выглядит удобной и практически применимой, можно переходить к автоматизации.
Следует заметить, что в комплексе "Простой бизнес" контроль осуществляется над выполнением задач, документооборотом и над общими показателями работы(финансовыми, экономическими). Использование "Простого бизнеса" значительно облегчает переход на автоматизацию контроля.
Средства автоматизации
При выборе средств автоматизации отметьте следующие факторы:
- оперативность обмена информацией;
- простота в использовании;
- наглядность результатов;
- универсальность, как применимость к своей системе показателей, контроля, планирования.
Средства автоматизации условно можно разделить на несколько уровней.
- Устные отчёты по принципу "сделал-рассказал". Не самая удобная форма во всех отношениях - информация не сохраняется, анализировать или вспоминать её через время сложно. Подходит для разовых текущих операций.
- Бумажные носители в виде бланков отчётов, пояснительных записок, сводных таблиц. Несколько облегчает труд руководителя. Но работать с бумажными носителями просто неудобно. Особенно если нужно свести информацию от разных людей в единую, сводную таблицу или провести сравнительный анализ.
- Электронная почта, ICQ, Excel. Являются средствами полуавтоматизации. Отчёты разбросаны по контактам и не имеют привязки к задачам, кроме темы письма. Это достаточно неудобно и требует дополнительной обработки - необходимо вытянуть отчёт из письма, добавить его в соответствующую таблицу. Незначительно экономит время и оставляет высокую вероятность ошибки.
- Специальные программы. Как правило, многие программы по автоматизации управления бизнесом имеют функциональную надстройку в виде контроля и аналитики. Являются наиболее оптимальной формой контроля. Во многих программах есть функция, которая автоматически обрабатывает отчёты и сводит их в общий документ. Однако, не стоит забывать, что в основе таких программ определённая концепция управления. Например, в одной известной программе основой являются бухгалтерские документы, но этого явно недостаточно. Необходимо, чтобы были различные функции, но это, с другой стороны, ведёт к усложнению работы с программой.
В комплексе "Простой бизнес" соединены вместе простота работы и многофункциональность контроля. Это возможно благодаря методу контроля, которому поддаются процессы, ограниченные рамками задачи. По сути, руководитель в автоматическом режиме контролирует выполнение задачи с помощью контроля отдельный процессов и операций. Итог своих усилий он видит в инструменте по анализу общих экономических и финансовых показателей.
И последнее…
Далеко не всё можно автоматизировать. Помните об уровнях управления. Периодически руководитель просто обязан вмешиваться в некоторые процессы, чтобы не утратить связь с реальностью.
Иногда не будет лишним выполнять контроль отчётов, обязывать сотрудников прикладывать к ним скан документов, скриншоты файлов и т.д.
И всё же, автоматизация скорее верный помощник для руководителя, чем зло.
