Проектная организация бизнеса

Выбор системы управления - нелёгкая задача. Но работу и деятельность нужно как-то организовывать. И если на первых порах всё может получаться и без всякой системы автоматизации, то через время бизнесмен и его сотрудники сами захотят определённости. Конечно, система управления не гарантирует стабильности бизнесу, но однозначно даёт упорядочивание в организации работы - это дисциплина, организованность, эффективные условия работы и объективное видение ситуации. Проектная организация бизнеса один из видов, который позволяет навести порядок, структурировать деятельность, повысить дисциплину и качество работы.

Проектная организация бизнеса появилась вместе с компаниями, основа деятельности которых проекты. Например, архитектурные и строительные фирмы, организации, которые специализировались на разработках программного обеспечения или реализации компьютерных сетевых решений. Преимущества и результативность такого вида организации работы и управления быстро оценили многие руководители. Поэтому проектное управление распространилось и на другие виды деятельности, а в скором времени выделилось в отдельную концепцию, которая включила в себя часть других концепций: функциональную, управления качеством и систему сбалансированных показателей.

Суть проектной организации в том, что деятельность компании разделяется на проекты. Каждый проект, по сути, становится автономным участком со своими ресурсами, исполнителями, бюджетом и руководителями. Обычно проект предполагает законченную цепь процессов от разработки товара до поставки его заказчику. Проектное управление могут применять не только разработчики или производители. Например, в торговле проектами могут быть открытие новых торговых точек, изменение ассортимента и т.п. Но не стоит в компании создавать большое количество проектов - имеет смысл разделять проекты на подпроекты, создавая дерево проекта. Это значительно облегчит работу, особенно если некоторые подпроекты повторяются. Например, периодические поставки товара клиентам или послепродажное обслуживание. Вряд ли стоит каждый раз создавать отдельный проект.

Руководство сводится уже не к управлению функциями или процессами, а к управлению портфелем проектов. Куда направить средства или людей, сколько, какие нужны ресурсы для того или иного проекта определяет руководитель. Также он выбирает проекты, ориентируясь на показатели и тенденции рынка.

Рассмотрим пример коммерческой организации, которая занимается оптовыми поставками товара. Компания теряет позиции из-за конкуренции на рынке и планирует обновить свой ассортимент, а также выйти на другой товарный рынок. Создаётся новый проект. Если новый проект даёт хорошие результаты, то постепенно можно свернуть старый проект. Ресурсы и средства переводятся в новый проект.

Таким образом, получается гибкая система, способная адаптироваться к изменениям на рынке. Естественно, не автоматически, а от действий руководителя. Но в таком случае система получается более управляемой:

• руководитель может видеть, какой проект сколько потребляет ресурсов и как,
• какую даёт отдачу проект,
• насколько эффективно работает персонал в проекте,
• руководитель может выбирать приоритетные проекты и направлять ресурсы в них,
• некоторые проекты могут сворачиваться или приостанавливаться (при этом, на данный период они не поедают ресурсы).

Таким образом, можно получить больший результат, чем при других системах организации работы и управления. К тому же для каждого проекта можно разработать свою систему показателей оценки эффективности. Например, показатели эффективности для проекта по продаже оборудования и проекта по послепродажному обслуживанию могут быть разными. Второй проект может не приносить достаточной прибыли. Но с другой стороны, без наличия этой услуги, не будут возможны достаточные объёмы продаж. Введение своей системы оценок для каждого проекта позволяет видеть, где и как формируется результат по компании в целом. Для послепродажного обслуживания будут важны скорость реакции, качество обслуживания клиентов. Поэтому в проектном управлении часто используют не только систему финансовых результатов, но и такие показатели, как лояльность клиентов, степень удовлетворённости.

Для повышения эффективности работы руководитель может делегировать часть полномочий по управлению проектами самим участникам проекта или выделить среди них главного. Такой подход возможен, если руководитель использует сопричастный стиль управления компанией.

Проектное управление также подходит при управлении распределёнными организациями. То есть теми, подразделения которых или сотрудники работают удалённо от центрального офиса.

Нюансы проектного управления

В крупных компаниях исполнитель проекта может быть слугой трёх господ. В малом и среднем бизнесе проще - часто руководителем проектов выступает директор или владелец компании, поэтому участники проектов подчинены ему напрямую.

Немаловажным является чёткое распределение ответственности руководителя и участников проектов, а также между участниками проекта. В противном случае на выходе возможны проблемы со сроками или качеством, а ответственного лица не будет.

Не смотря на то, что деятельность и организация работы разделяется на проекты, нужно осуществлять координацию проектов, так как сам процесс руководства и организации работы целостный и компания работает на один конечный результат. Нередко проекты бывают взаимосвязанными, поэтому часто возникает необходимость интеграции процессов между проектами. Например, звеном такой интеграции может быть штатный дизайнер. Его можно задействовать в двух разных проектах, но так, чтобы оба проекта не пострадали.

Не смотря на нюансы, отсутствие достаточного опыта и количества специалистов в этой области, проектное управление бизнесом распространяется на многие сферы деятельности. Эффект, который получает компания от внедрения такой системы, перекрывает недостатки.

В определённой степени комплекс "Простой бизнес" основан на проектном управлении. Это облегчает внедрение комплекса и повышает эффективность компании. В комплексе "Простой бизнес" проектная организация реализована в функциях постановки задач исполнителям. Задача может выступать как самостоятельным проектом, так и подпроектом в рамках более крупного проекта (задачи). С возможностями "Простой бизнес" по управлению проектами, постановке задач вы можете более детально ознакомиться на нашем сайте.

Конечно, проектная система организации работы и управления не гарантия успеха - это способ эффективной организации работы для достижения целей компании, повышения конкурентоспособности, устойчивости к внешним и внутренним факторам. К тому же, управленческая мысль не стоит на месте, и опыт постепенно позволяет совершенствовать концепции и теории менеджмента, а также разрабатывать новые.