Внутриорганизационные документы

Во время организации работы бизнесмен не может опираться только на устные распоряжения или текстовые сообщения. Организация работы требует формальностей, документов, в рамках которых будет работать персонал. Наличие части из них регламентируется государством. А некоторая часть и здравым смыслом, например, документ "Положение о коммерческой тайне". Здесь мы рассмотрим самые важные документы, которые используются при организации деятельности компании.

Приказы

Это внутренние правовые акты руководителя. Именно так он отдаёт указания и, частично, управляет. Суть приказа, как документа, в обязательности выполнения поручения. Часть приказов, связанных с финансами и кадрами, например, регламентируется государством. Приказы принято разделять на группы:

• организационные (обычно касаются организационных вопросов по созданию или ликвидации подразделений, координации работы, утверждения штатных структур и внесения изменений в них);
• по основной деятельности (например, приказы, связанные с финансированием деятельности, повышением качества услуг или товаров, подведением итогов хозяйственной деятельности);
• кадровые (всё, что связано с принятием на работу и увольнением, зарплатами, командировками, переводами на должность).

Существуют определённые стандарты оформления приказов. Лучше иметь несколько шаблонов, которые значительно ускорят работу по их созданию.

Должностные инструкции

Это документ, в котором расписаны обязанности, права, полномочия, ответственность сотрудника. Иногда в инструкцию вносят требования по квалификации или опыту работы. Проще говоря, инструкция говорит о том, что должен делать работник на этой должности. 

Не спешите скачивать типовые инструкции с сайтов. Лучше всего, если инструкция будет написана в соответствии с вашими целями и задачами. Однако не стоит забывать, что должностная инструкция касается должности и профессии, которые указаны в перечне (классификаторе) профессий. Поэтому на практике к типовым должностным инструкциям лучше написать функциональные, так как работа сотрудника может выходить за рамки обязанностей прописанных в классификаторе.

Кроме этого, в случае судебных или иных разбирательств по поводу действий вашего сотрудника, государственные органы или суд обязательно потребуют должностную инструкцию. Поэтому стоит помнить и об этом значении документа.

Рабочие и специальные инструкции

Обычно определяют, как правильно должны проводиться те или иные работы. Например, как работать с документами, кому направлять на согласование те или иные документы. Также могут регулироваться процессы хранения товара (сырья) или информации на оптических дисках и т.п. 

К специальным инструкциям относятся инструкции по технике безопасности, пожарной безопасности, санитарии и гигиене. Часто наличие таких инструкций регулируется государством. Их лучше иметь в своём офисе не только для государственных органов. Элементарная проблема в розетке, с которой сотрудник решит разобраться сам, может привести к печальным последствиям, за которые отвечать руководителю. И если будет установлено, что сотрудник сам нарушил правила, то ответственность руководителя будет другая.

Положения

Достаточно широкий круг документов, цель которых организовать работу, указать последовательность действий или установить дополнительную ответственность. Рассмотрим некоторые из них.

Положение о коммерческой тайне

Данный документ регулирует вопросы, связанные с коммерческой тайной. Банально, но "уход" базы клиентов к конкуренту может нанести серьёзный убыток. Если сотрудник не несёт за это ответственность, то кому хуже? Правильно, собственнику. При наличии такого положения, подписанного работниками, ответственность за сохранность информации повышается.

Положения о санкциях и вознаграждениях

За некоторые действия персонал может поощряться или наказываться. Систему поощрений и наказаний лучше прописать и довести до персонала. С одной стороны вы обеспечиваете целенаправленность стимулирующих усилий, с другой устанавливаете правила игры. Желательно, чтобы система наказаний и поощрений была понятна.

Дисциплинарные положения

Сюда относятся правила внутреннего распорядка, поведения в офисе, использования компьютера, программ. Многие даже небольшие компании создают свод "корпоративных правил", в которых указывают даже стиль причёсок или одежды.

Большинство из них направлено на дисциплину, как уровень организации персонала и самоорганизации каждого сотрудника.

Рабочие положения

Своего рода инструкции, которые устанавливают рамки, в которых человек выполняет свои обязанности. Например, для менеджера по снабжению нужно "Положение по закупкам", на основании которого менеджер может выбирать поставщиков, согласовывать с ними условия поставки, способ доставки и т.п.

Финансовые положения

Регулируют вопросы, связанные с финансами - кто и как может получить финансовые средства (наличные), как ими распоряжаться. Данные документы следует прописать, если ваши сотрудники часто пользуются в работе наличными, электронными платёжными системами.

Договоры

Отдельная форма внутриорганизационных документов, часто регламентируется законодательством. В эту категорию входят коллективный трудовой договор, индивидуальный трудовой договор (контракт), договор материальной ответственности. Составлять такие документы лучше с опытным юристом. 

К внутриорганизационным документам можно отнести уставные документы, которые составляются при создании ООО. Это специфический род документов.

Обязательным условием является связанность документов. Не должно быть положений в одном документе, которые противоречат положению в другом документе. Также, ряд документов должен соответствовать действующему законодательству. Особенно это касается кадровых и финансовых вопросов.

Не стоит увлекаться детальным прописыванием обязанностей или функций. В процессе выполнения работ многое может меняться (и не один раз). Для корректировок в организации работы проще составить дополнительный приказ. Лучше указать направления работы, обязанностей, но необходимо чётко описать ответственность и права. Для некоторых категорий сотрудников, например тех, которые имеют прямое отношение к денежным средствам, лучше описать обязанности подробно.

Все документы нужно обязательно доводить до исполнителей, желательно под личную подпись. Сами документы должны быть доступны, например, храниться в базе данных, чтобы любой сотрудник мог с ними ознакомиться.