Что организовываем

На первый взгляд кажется, что в любой организации достаточно большое количество процессов, управление которыми может напоминать метания из одной стороны в другую. Чтобы упорядочить свою работу руководитель должен структурировать процессы по основным направлениям деятельности.

Такое структурирование не только упорядочит управление, но и позволит более эффективно искать пути совершенствования организации работы.

Несмотря на то, что процессы взаимосвязаны, переплетаются между собой, переходят из одного в другой, деятельность компании можно разделить на такие блоки:

• рынок и клиенты;
• финансы и прибыль;
• персонал;
• поставщики и партнёры.

Рассмотрим каждый блок в отдельности, чтобы увидеть процессы и их значение.

Рынок и клиенты

Ключевое слово здесь "удовлетворение". Если клиенты будут недовольны, то они вряд ли обратятся к вам. Для этого им не обязательно покупать. Они могут оценить ваш товар, качество обслуживания, уровень цен, сроки поставки. Поэтому вам стоит выделить процессы, которые отвечают за удовлетворение клиентов. Начинать следует с процессов, направленных на анализ рынка и получение информации от него. На основании этой информации и своей стратегии вы можете выстраивать тактику продаж, планировать закупки или управлять качеством услуг, обслуживания.

Оптимально, если работа будет отлажена с помощью CRM. Причём желательно, чтобы CRM была встроена в программный комплекс по управлению бизнесом.

Финансы и прибыль

Многие руководители часто считают это приоритетными процессами. Причём нередко забывают, что деньги приносят клиенты. Организовывая деятельность финансов необходимо избегать чрезмерного увлечения финансовой стороной.

Для начала необходимо вывести показатели, с помощью которых вы будете оценивать текущее состояние. После чего можно переходить к организации процессов. С организацией финансовой части проблем немного, так как здесь многое урегулировано законодательством, общими инструкциями и правилами.

Но есть нюансы. Нужно чётко разделить бухгалтерский и управленческий учёт. Существующие бухгалтерские счета не совсем соответствуют экономическому смыслу затрат и их калькуляции. Отдельно стоит налоговый учёт. Это не менее ответственный процесс, так как подразумевает отношения с государственными органами.

Для небольших организаций, плательщиков единого налога, бухгалтерский и налоговый учёт наименее важны. Поэтому есть смысл сосредоточиться на управленческом учёте.

В отношении финансов стоит назначить ответственных и порядок ответственности лиц, которые имеют отношения к денежным средствам.

Процессы и задачи, связанные с финансами, следует контролировать лично руководителю. Важен баланс между оптимизацией, экономией и вложением средств в развитие, улучшение товаров, услуг, стимулирование персонала. Хорошо, если для работы с финансами будет разработана система оценок, критериев эффективности вложений.

Персонал

В данном случае речь идёт не об организации рабочих процессов, которые выполняет персонал. Здесь вам важно организовать деятельность по поиску, подбору и оформлению отношений с персоналом. Также сюда относятся вопросы системы поощрений и наказаний, оплаты труда, её размеров и сроков.

Кроме этого, в данный блок стоит добавить процессы, связанные с обучением персонала, его развитием. Не стоит пренебрегать развитием персонала. Для многих компаний конкурентоспособность формируется именно персоналом.

Поставщики и партнёры

Сюда относятся все процессы, связанные с закупкой товара, оборудования, программного обеспечения и выполнения работ сторонними организациями (юридическая, бухгалтерская, техническая поддержка).

Процессы должны быть организованы так, чтобы упорядочить отношения с поставщиками и партнёрами. Они должны быть прозрачны и понятны для вас.

Такая схема структурирования в большей степени соответствует деятельности практически любой компании и позволяет разделить процессы по функциональному назначению. А также позволяет разделить зоны ответственности и выделить узкие места в вашей компании по направлениям деятельности.

Если компания использует проектное управление, то здесь происходит разделение. Эти четыре блока могут касаться как проекта, так и компании в целом. Например, мотивация сотрудника, работающего в определённом проекте, относится к проекту. А вот подбор сотрудника в компанию или его обучение, касается всей компании. Ведь сотрудника не берут на работу для одного проекта.

Какой бы вид организации работы, деятельности, вы не использовали, данные функциональные блоки помогут вам эффективно организовать работу.