Продукт > Управление бизнесом > Ошибки в автоматизации бизнес-процессов > Управление организацией в сфере малого и среднего бизнеса
Каждый руководитель рано или поздно сталкивается с одним очень важным вопросом: "Что я делаю не так? Почему мы до сих пор не можем добиться поставленной цели?
Самое интересное заключается в том, что поиски виноватых в такой ситуации ни к чему не приведут. Можно выпустить пар, наказать всех. Но ситуация не изменится. А, возможно даже усугубится. Основная ошибка заключается в том, что управление деятельностью организации часто осуществляется в ручном режиме - по ситуации.
Мало кто задумывается о системном подходе. Сегодня очень незначительное количество компаний уделяет внимание процессам автоматизации труда. Складывается впечатление, что советская модель управления до сих пор не хочет уйти прочь. Что это - неумение работать или самая банальная лень?
В то время, когда весь мир переходит на систему автоматизации труда, замыкая сразу несколько бизнес-процессов, мы еще присматриваемся и осторожничаем. И вопрос не в том, нужно это нам или нет. Вопрос в другом - когда мы к этому придем?
А правда заключается в том, что успеха добьется тот, кто обратит внимание на современные модели управления деятельностью организации как можно раньше. Ведь сам рынок, который ежедневно интегрируется, просит таких изменений.
В чем выражается хаотичный процесс управления организацией?
- Отсутствует грамотное распределение функциональных обязанностей между работниками - что приводит к дублированию полномочий, разной степени загрузки персонала.
- Отсутствует четкое определение и анализ бизнес-процессов на предприятии - это приводит к сбоям в работе, необдуманным затратам, слабому уровню обслуживания клиентов и т.д.
- Отсутствует связь между процессом планирования, организации и контроля - это не позволяет четко сформулировать стратегию развития предприятия, а также следить за ее внедрением.
Конечно, можно попробовать найти ответ на свой насущный вопрос, обратившись к теории управления.
Только есть одно БОЛЬШОЕ "НО"… Сегодня теория не успевает за практикой. Бизнес требует новых прогрессивных решений, соответствующих "духу времени".
Давайте рассмотрим несколько основных бизнес-процессов, которые должны осуществляться на каждом предприятии. Ведь именно от их реализации и зависит эффективность управления организацией.
- УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
- УПРАВЛЕНИЕ МАРКЕТИНГОВОЙ ПОЛИТИКОЙ
- УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С КЛИЕНТАМИ
- УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ
Сейчас мы изучим несколько современных тенденций управления в каждом из перечисленных бизнес-процессов.
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
Большинство организаций сегодня практикуют функциональное распределение труда. Самый показательный пример: один работник выкапывает яму, второй занимается посадкой дерева, а третий закапывает яму.
Такое распределение обязанностей может привести к простою работы, если хотя бы одно звено цепочки "выпало" по причине хотя бы болезни. Дополнительно такая организация порождает разную степень загрузки персонала.
Современный менеджмент в последнее время склонен отдавать предпочтение универсализации труда. Гораздо выгодней одного работника обучить выкапывать ямы, заниматься посадкой деревьев и закапывать ямы. А если еще это все подкрепить хорошей программой стимулирования труда - Вы заметите, как это положительно скажется на результатах.
Относительно процесса стимулирования труда (это тоже процесс управления организацией) - кто сказал, что работнику достаточно одной зарплаты? Ради эксперимента, устройте соревнования между Вашими работниками.
В качестве поощрения может выступить звание "сотрудника месяца (года)" с соответствующим материальным вознаграждением или ценным призом по итогам года (например, туристическая путевка).
Узнав об этом, Ваши работники с двойным азартом будут выполнять свои обязанности, и добиваться поставленных целей. Потому что у них есть стимул. Зарплату они итак получат.
УПРАВЛЕНИЕ МАРКЕТИНГОВОЙ ПОЛИТИКОЙ
Современные рыночные отношения невозможно представить без маркетинговых мероприятий.
Каждая компания, которая желает занять собственную достойную нишу на рынке В ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке должна осуществлять такие мероприятия:
- Проведение маркетингового исследования рынка, в том числе анализ существующих потребительских предпочтений
- Исследование сильных и слабых сторон конкурентов (при их наличии)
- Разработка маркетинговой стратегии и собственной концепции продвижения товара или услуги на рынок
- Разработка бюджетного плана для внедрения маркетинговой стратегии
- Осуществление контроля за соблюдением процесса
Комплексный маркетинговый план организации позволит определить, на каком месте находится компания и что ей нужно сделать, чтобы добиться поставленных целей.
УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С КЛИЕНТАМИ
Стремительный рост конкуренции свидетельствует о том, что не стоит дожидаться, когда клиенты придут сами. Следует внедрить систему привлечения.
Большего эффекта в этом вопросе можно достичь, если функции привлечения замкнуть на конкретном работнике / работниках / специальном структурном подразделении.
Рабочая схема выглядит так:
- Обучение персонала технике продаж.
- Установление персональных плановых показателей.
- Использование системы стимулирования (проценты от суммы, бонусы, премии).
- Жесткий контроль за выполнением плановых показателей.
В зависимости от специфики бизнеса иногда целесообразно использовать агентскую и партнерскую сеть.
При этом процесс управления организацией в сфере продаж не должен ограничиваться лишь привлечением. Главная задача - превратить разового покупателя в постоянного клиента, построить с ним лояльные отношения.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Системность общего подхода к вопросам координации деятельности организации также характеризуется процессом управления проектами.
Как правило, такой процесс включает 4 основных этапа:
- Планирование проекта
- Внедрение проекта
- Сопровождение проекта
- Контроль за выполнением проекта
При этом в такой работе важно уделить внимание обеспечению балансировки между такими элементами: объем работ, ресурсы, время, существующие риски.
Определяющим фактором в успешном управлении проекта является подбор компетентной команды. Следует также отметить, что в последнее время процесс управления проектами может осуществляться даже в автоматизированном виде. Для этого разработано специальное программное обеспечение, которое способно сэкономить Ваши трудозатраты.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ
Очень важный момент. Эффективность управления организации напрямую зависит от способности координирования финансовых потоков. Многие компании получают низкую прибыль из-за неграмотного управления затратами и издержками. На этом фоне, в последнее время все большую популярность приобретает процесс бюджетирования. Его смысл заключается в том, что перед отчетным периодом устанавливается лимит затрат, который не должен быть превышен. Это позволяет четко контролировать издержки в текущем режиме, а не по факту.
Более того, процесс управления организацией - это постоянный поиск новых решений, способных сократить затратную часть.
Что это может быть?
- Замена штатных работников (IT-специалиста, юриста, бухгалтера и т.д.) на услуги сторонних специалистов по системе аутсорсинга.
- Использование современных технологий.
- Ориентир на процесс максимальной автоматизации труда.
Как Вы успели заметить, использование стандартных инструментов управления сегодня не оправдано. Успеха добивается тот, кто делает ставку на современные технологии и постоянно ищет новые возможности.
