Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Май 2021 > Офлайн и онлайн. Как разработать план для живых и виртуальных мероприятий
Чтобы провести успешное мероприятие, нужно многое спланировать. При этом часто продвижение виртуального мероприятия стоит практически таких же денег, сколько и традиционного. Что же следует учесть при подготовке этих двух типов событий и чем их подготовка различается?
Важность маркетингового плана мероприятия
«Согласованная маркетинговая стратегия мероприятия должна включать в себя потребительскую цель, задачи, показатели эффективности и бюджет кампании. В противном случае это просто вечеринка», – говорит Марси Карповиц, исполнительный директор по маркетингу бренда и основатель MKM Creative.
Лиз Латан, основатель и генеральный директор компании по планированию мероприятий Haute Dokimazo, считает, что вы должны не только информировать людей о том, что вы проводите мероприятие, но и продемонстрировать, что посетители получат от этого пользу. «Если вы продаете билеты, вы должны доказать, что стоит на них потратить деньги», – говорит эксперт.
Итак, при разработке маркетингового плана сосредоточьтесь на ценности вашего мероприятия для посетителей.
Пандемия коронавируса не будет длиться вечно, но виртуальные события могут остаться надолго. Маркетинговые планы для офлайн-мероприятия по сравнению с онлайн-встречами работают иначе.
«Ваше ценностное предложение больше не связано с нетворкингом, путешествиями, посещением нового города и оправданием бюджета на поездку, – говорит Латан. – Теперь речь идет о ценности контента, который доставляется в цифровом виде, и о том, почему важнее получить его с вашего виртуального мероприятия, а не путем просмотра видео на YouTube или просто просмотра записанного контента».
Карповиц напоминает, что даже в офлайн-мероприятиях присутствует цифровой элемент, поэтому совпадений больше, чем кажется на первый взгляд: «Независимо от того, проводится ли мероприятие онлайн или в физическом месте, значительная часть общения происходит в цифровом формате. В зависимости от типа события наиболее распространенными тактиками являются индивидуальная рассылка по электронной почте, цифровая реклама, работа с влиятельными лицами онлайн и PR в сети».
Что нужно учесть в плане офлайн-мероприятия?
По мнению менеджера по работе с клиентами EasyUni Лауры Сильва, ваш подход к планированию мероприятий должен включать следующие шаги:
- Выберите формат мероприятия. Это может быть выставка, ярмарка, день открытых дверей и т.д. Выбранный вами формат должен быть привязан к следующему шагу.
- Определите цель вашего мероприятия. Повышение узнаваемости вашего бренда? Привлечение потенциальных клиентов? Подумайте о результатах, которые вы хотите получить от мероприятия, – это поможет четче определить цель.
- Установите показатели успеха. Затем установите цели, которых вы хотите достичь, с точки зрения посещаемости, вовлеченности, прибыли и т.д. Решите, какими вы хотите видеть эти цифры и как вы их добьетесь.
- Определите свои потребности. Определите все, что вам понадобится для мероприятия, например, помещение, оборудование, реклама и PR, логистика и т.д. Эти потребности будут меняться в зависимости от мероприятия.
- Выделите бюджет. В общем бюджете мероприятия часть должна быть выделена специально для маркетинга.
- Установите дату. Выбирая дату, убедитесь, что нет похожих событий, происходящих в один и тот же день (или близко по дате). Уточните, доступны ли в планируемый день все персоны, которых вы хотите видеть на мероприятии. Кроме того, оставьте достаточное количество времени, чтобы продвигать событие.
- Определите своего идеального участника. По каким каналам они «потребляют» контент? Каковы их интересы? Поведение?
- Составьте программу, которая понравится вашим идеальным участникам. При разработке программы помните: важно дать людям вескую причину, по которой они должны посетить ваше мероприятие, а не что-то еще, что у них происходит в жизни.
- Проведите эффективные маркетинговые кампании. После того, как вы определили своего идеального участника и то, откуда они получают информацию, следующим важным шагом будет объединение этой информации и использование платформ для продвижения вашего мероприятия. Латан рекомендует начать маркетинговую кампанию за восемь недель до мероприятия.
- Запланируйте напоминания по электронной почте. Разошлите электронные письма, в которых подчеркивается ценность участия в мероприятии и любые новости, предшествующие мероприятию, например, известные спикеры.
Что нужно учесть для виртуального мероприятия?
Латан рекомендует начинать виртуальные маркетинговые кампании не раньше, чем за три недели, а не за восемь недель, которые она рекомендует для офлайн-мероприятия. Есть еще одно важное отличие, о котором следует помнить при маркетинге виртуального мероприятия: «Помните, что более 60% ваших виртуальных посетителей не появятся в день мероприятия, поэтому разработайте отдельный маркетинговый план для тех, кто не присутствовал, чтобы продвигать ваши материалы и для них».
Карповиц напоминает, что существует одно распространенное заблуждение о виртуальных мероприятиях по сравнению с офлайн: считается, что онлайн стоит меньше живых мероприятий: «В основном это связано с тем, что виртуальные мероприятия не требуют еды и напитков, места проведения и других материальных затрат, которые делают высокий ценник более понятным. Однако обоим форматам для успеха нужна собственная инфраструктура».
По словам эксперта, при очных мероприятиях обычно выделяется одна площадка, и поставщики берут на себя множество оргвопросов: помещение, инфраструктура, техническая поддержка мероприятия (звук, свет и т.д.) Для виртуального мероприятия необходимо целенаправленно строить инфраструктуру вокруг целей, элементов шоу и потребностей каждого участника.
«В реальном мире люди собираются в одном месте, где все и происходит, – говорит эксперт. – В виртуальном мероприятии микро-события создаются вокруг каждого выступающего и каждого момента, и для этого требуется команда людей, которые специализируются именно на эффективности онлайн-событий».
«Итак, виртуальные мероприятия не всегда обходятся дешевле, и формирование бюджета и программы – такой же важный шаг, как и в офлайн», – подытоживает автор материала – эксперт Daily Contributor Дженнифер Пост.
Какой бы вы ни выбрали вариант для своего мероприятия, важно иметь инструментарий для его организации на высшем уровне. Кстати, CRM-система «Простой бизнес» имеет функционал для проведения видеоконференций, которые помогут оставаться вашей компании в трендах современного мира виртуальных событий.
