4 способа улучшить ваше управление временем

У нас разные навыки и способности, но у всех одинаковое количество часов в день. Если вы действительно хотите продвинуться вперед, сосредоточьте внимание на следующих передовых методах управления временем.

«Существует множество лайфхаков управления временем. Но меня не интересует конкретная система – каждый уникален и нуждается в чем-то своем. Я предлагают мою интерпретацию исследований социальных наук, которые предлагают четыре всеобъемлющие универсальные передовые практики в управлении временем», – говорит доктор философии, профессор менеджмента в Фармерской школе бизнеса Университета Майами Скотт Даст.

1. Фильтрация на первом месте.

Как ни странно, самое важное, что вы должны делать в отношении управления временем, не имеет ничего общего с управлением временем. Независимо от того, насколько хороша ваша система тайм-менеджмента или насколько вы дисциплинированы, если вы позволите слишком многим вещам на вас наваливаться, у вас никогда не будет достаточно времени, чтобы сделать все. Вот почему самое важное, что вы можете сделать, – это отфильтровать то, что вы не будете помещать в свой список задач или календарь.

• Узнайте подробности. Никогда не отдавайте себя делу, проекту или партнерству напрямую. Сколько времени это займет? Есть ли точная дата окончания или результат, или это продолжающийся проект? Обдумывание данных вопросов гарантирует понимание того, что это стоит вашего времени.
• Скажите «нет». Оцените, соответствуют ли инициативы вашим целям. Если вы не уверены, сделайте запись в календаре на более позднюю дату, чтобы пересмотреть ее. Если в задаче или событии участвуют другие, будьте честны. Нет ничего плохого в профессиональном «Нет, спасибо». Это лучше, чем испорченные отношения.
• Доступность. Будьте прозрачны с другими в отношении того, сколько времени у вас есть и сколько времени вы готовы посвятить. Кроме того, постарайтесь определить, соответствуете ли вы темпу работы.

2. Оставайтесь внутри системы.

Большинство предложений по тайм-менеджменту вращаются вокруг наличия определенных систем. Помните, что помогает не система, помогают привычки, которые она укрепляет.

• Не позволяйте ничему проваливаться сквозь трещины. Иметь систему задач и элементов календаря – это хорошо, но этого недостаточно. Все и вся, что приходит вам в голову, – идеи, заметки, отзывы и т.д. – необходимо объединить в одну систему.
• Регулярно проверяйте. Следующим шагом будет регулярное согласование всего в вашей системе. Большинство людей делают это ежедневно, но также полезно делать это еженедельно, ежемесячно и ежегодно, чтобы убедиться, что вы меняете приоритеты в зависимости от того, как все развивалось. Когда вы это сделаете, обязательно все внимательно изучите. Обновляйте задачи, чтобы они были более актуальными, и не переносите задачи бездумно на более поздний срок.

3. Научитесь расставлять приоритеты в системе. Несмотря на то, что существует множество схем расстановки приоритетов, возможно, наиболее актуальной является концепция срочности и важности:

• Не срочно-не важно. Не делайте этого. Лучше вычеркнуть что-нибудь из списка задач, чем закончить несущественное.
• Срочно-не важно. Постарайтесь этого не делать. Делегируйте другим или дайте отпор тем, кто пытается заставить вас это сделать. Имейте в виду, что, хотя для вас это может быть не важно, для них это может быть важно, так что действуйте осторожно.
• Срочно-важно. Сделайте это сейчас. Главное – убедиться, что это действительно важно.
• Не срочно-важно. Найдите время для этого. Чаще всего это серьезные задачи, на которые у нас никогда не будет времени. Интересно, что это также задачи, которые, вероятно, находятся в наших долгосрочных интересах. Запланируйте время, чтобы их выполнить.

4. Будьте стратегически настроены в отношении того, чтобы быть менеджером или творцом.

Один из способов убедиться, что вы используете свое время с умом, – это обратить внимание на разницу между тем, чтобы быть менеджером и создателем.

• Менеджер. Когда вы находитесь в режиме менеджера: (а) вы говорите, решаете проблемы и быстро думаете, (б) вы наиболее продуктивны, когда распределяете время в единицах от 5 до 15 минут, (в) ваше идеальное состояние сознания – это внимательность (внимание на настоящий момент) и (г) участие в собраниях не требует больших затрат.
• Творец. Когда вы находитесь в режиме творца: (а) вы один, создаете и медленно думаете, (б) вы наиболее продуктивны, когда распределяете время в единицах от 2 до 4 часов, (в) ваше идеальное состояние сознания – это поток (внимание на настоящий момент) и (г) присутствие на собраниях дорого обходится.

Два важных момента:

• Недоступность. Когда вы закладываете время, чтобы действовать как творец, существует несколько механизмов, позволяющих сделать себя недоступными для отвлекающих дел. Блокираторы уведомлений, отключение звука, табличка на двери и т.д. Мыслите стратегически, экспериментируйте и общайтесь с коллегами (или семьей), чтобы объяснить, почему вы не хотите отвлекаться.
• Будьте осторожны с планированием. Планируя время для работы в режиме менеджера, стратегически подходите к назначению встреч. Точечно подходите к каждой встрече, просто ставя проблему и сообщая людям, когда вы хотите встретиться. Это гарантирует, что вы будете распоряжаться своим временем и энергией так, чтобы быть более продуктивным. Кстати, грамотно управлять своим временем, выстраивать рабочие процессы и коммуникации удобно с помощью CRM-системы «Простой бизнес», подходящей для различных сфер.

Имейте в виду, что пробовать разные системы – это нормально, но главное – выработать хорошие привычки, которые позволят вам оставаться на вершине в долгосрочной перспективе. Сосредоточьтесь на фильтрации дел, оставаясь в рамках одной системы, грамотно выбирая приоритеты и правильно определяя функции менеджера и творца.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании