5 вопросов, на которые нужно ответить перед проведением совещания

47% сотрудников считают, что встречи и совещания – это поглотитель времени №1 в бизнесе. 45% говорят, что посещают слишком много встреч. 91% признаются, что во время совещаний отвлекаются, чтобы помечтать. 73% сказали, что они выполняют другую работу во время встреч. А 39% людей и вовсе говорят, что они спят (!) во время совещаний (данные Atlassian). Бизнес-коуч Фил Льюис рекомендует перед встречами и совещаниями задать вопросы, которые помогут определить, есть ли у вас проблемы в этой области.

1. Насколько мы хороши в разработке повестки дня?

Удивительно, но слишком много встреч проходит без четкой повестки дня. Хорошо продуманная повестка вносит ясность и фокус.

2. Понимаем ли мы варианты развития событий?

Любая встреча, скорее всего, будет содержать неожиданные повороты: вы можете быть эффективными со всем, кроме людей, которые полны неожиданных проблем и возражений. Неспособность предвидеть это является основным источником неэффективности встреч. Потратьте десять минут, чтобы проанализировать возможные варианты развития событий.

3. Понимаем ли мы, в каком режиме должна пройти встреча?

Есть много разных режимов проведения встреч, в зависимости от целей и задач. Проблема, с которой сталкивается большинство организаций, заключается в том, что в действительности они планируют использовать только один режим: плохо организованное собрание, во время которого никто не знает, как себя вести. Это огромный убийца производительности. Подумайте, какой должна быть ваша встреча? Каковы наиболее распространенные типы и их критерии успеха? Какого участия требует каждый тип встречи от ее участников?

4. Все ли должны участвовать?

Проанализируйте список участников: если кто-то не внесет в нее значимого вклада, разумно предположить, что эти люди могут быть более продуктивными в другом месте. Приглашайте к участию тех, кто даст наибольшую ценность конкретной встрече, и соответствующим образом структурируйте свои собрания и списки участников.

5. Работаем ли мы с естественными ритмами людей?

Люди не запрограммированы на марафонские дискуссии – они теряют внимание и продуктивность. В действительности, предел концентрации человека составляет около 10-20 минут. Но большинство планов встреч игнорируют это, превращая встречи в тесты на выносливость.

6. Анализируем ли мы наши встречи, чтобы учиться на ошибках и развивать успешные практики?

Если вы не используете свои собрания для изучения того, как вы должны их проводить в будущем, вы теряете одну из основных возможностей обучения. Уделите пять минут в конце каждой встречи тому, что прошло хорошо, а что не получилось и почему. Запишите комментарии и сделайте этот документ доступным для всех в организации.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании