Как провести успешное корпоративное мероприятие? 10 шагов

Любой владелец бизнеса, который хочет построить долгосрочные отношения с партнерами и клиентами, должен знать, как проводить профессиональные мероприятия. Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта для 300 человек или обучение 10-15 сотрудников, важно к каждому подходить очень тщательно.

1. Поймите цель вашего мероприятия.

Ваш первый шаг – определить, чего вы хотите достичь. «Важно знать цели и задачи мероприятия, которое вы хотите организовать, прежде чем делать что-либо еще», – сказал Брайан Уорли, креативный директор и владелец B. Worley Productions. Начните с вопроса, почему вы проводите мероприятие и что вы ожидаете от него. После того как вы определили свои цели и ожидания, вы можете определить, какой формат мероприятия будет резонировать с вашими задачами и вашей целевой аудиторией.

2. Установите реалистичный бюджет.

По словам Уорли, вы должны заранее знать, сколько потратить, а также запланировать еще 10% сверху: «Все постоянно меняется, и вы должны иметь подушку безопасности для дополнительных и неожиданных расходов». Также важно знать, куда распределять большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше денег на причудливые украшения, чем на квалифицированную техническую команду или ярких ораторов, вашему мероприятию может не хватить содержания. Возможно, стоит прибегнуть к найму опытной фирмы для управления живыми презентациями, технического оснащения, фотографирования и съемки мероприятий. Кроме того, не экономьте на еде или напитках и принимайте во внимание специальные диетические ограничения. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты планирования мероприятий, помните: у аудитории настроение будет более позитивным, когда она не голодна и не хочет пить.

3. Установите график подготовки мероприятия.

У вас должен быть общий контрольный список. Также стоит использовать новые инструменты, которые упрощают управление десятками, если не сотнями, мелких задач.

Картик Субраманьян, маркетолог контента Paperflite, рекомендует создать электронную таблицу и использовать отдельные вкладки для каждой категории событий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу, людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки.

Независимо от того, насколько маленький или большой список гостей, люди будут помнить, как с ними обращались. «Каждый человек, присутствующий на мероприятии, является потенциальным послом бренда или его устным представителем. Важно оказать значительное влияние на гостя, не упуская из виду мелкие детали, которые каждый посетитель по достоинству оценит», – считает Валери Гернхаузер, владелец и главный планировщик Sapphire Events.

5. Выберите формат.

После того, как вы определили свои цели и аудиторию, пришло время выбрать лучший формат. «Потратьте время сейчас, чтобы выяснить, что будет отличать ваше мероприятие от аналогичных в вашей отрасли или от тех, которые вы уже проводили»,  – отмечает Уорли. Всегда предлагайте посетителям возможность сделать что-то веселое, запоминающееся и увлекательное, чего они обычно не делают нигде и никогда. Мероприятия, участники которых не сидят, наблюдая за оратором весь день, а активно участвуют в повестке дня, более успешны.

6. Выберите подходящее место.

Бывает соблазнительно забронировать место, о котором вы слышали что-то хорошее, даже если вы не совсем отточили миссию своего мероприятия. Это ошибка, считает Уорли: «Сначала создайте архитектуру событий, а затем найдите место, которое соответствует всем спецификациям, необходимым для успеха».

7. Планируйте логистику дня.

Для успешного проведения мероприятия вам необходимо проверить присутствие всех необходимых специалистов. Сюда могут входить поставщики услуг питания, оборудования, декораторы, фотографы, флористы, сотрудники службы безопасности и, конечно же, сами докладчики. Определите график мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают. Что касается гостей, вы должны создать баланс между привлечением участников к мероприятиям дня и предоставлением им некоторой свободы в их расписании. Гости нуждаются во времени для того, чтобы самим учиться, перезаряжаться и общаться с другими участниками мероприятия.

8. Продвигайте свое мероприятие.

Необходимо найти креативные способы донести информацию. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но вы должны быть смелее для крупных мероприятий. В современную цифровую эпоху для привлечения людей требуются различные методы продвижения. Создайте сайт события или, как минимум, новую целевую страницу на вашем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях также может включать промо-видео, сообщения в гостевых блогах, а также обновления в Facebook, Instagram или Twitter. Поддерживайте единообразие, используя один и тот же стиль и хэштег на разных платформах. Вы также можете изучить спонсорские возможности для вашего мероприятия. Спонсоры могут финансировать часть мероприятия, что поможет вам покрыть расходы. Вы можете разработать ряд спонсорских пакетов и рассказать им о потенциальных возможностях партнерства.

9. Используйте технологии.

Сегодня существует множество платформ и приложений для управления событиями (некоторые из которых предлагают бесплатный базовый продукт), которые делают все, начиная от беспроблемной регистрации участников на местах и заканчивая повышением привлекательности семинаров и презентаций с помощью симуляторов и игр виртуальной реальности. Использование приложений для проведения мероприятий поможет вам значительно упростить планирование и повысить заинтересованность участников.

Большинство приложений для проведения мероприятий имеют функции, которые позволяют посетителям получать актуальную информацию, необходимую им для подготовки к мероприятию и во время него. Также они позволяют предоставлять обратную связь спикерам и организаторам. Интерактивные функции, такие как опрос в режиме реального времени и вопросы и ответы во время сеанса, могут быть легко отображены на больших экранах в месте проведения мероприятия, а некоторые приложения имеют функции геймификации. Вы можете сделать слайды докладчиков доступными для участников, если они имеют правильный формат, просто загрузив их в приложение для проведения мероприятий. Программное обеспечение для управления событиями также облегчает совместную работу с поставщиками и другими творческими партнерами.

10. Отпразднуйте и оцените свой успех в планировании мероприятий.

Если ваше мероприятие прошло без проблем, поздравляем! Но вы еще не закончили. Теперь настало время подвести итоги, важной частью которого является работа с отзывами гостей. Уроки, которые вы получите, помогут вам уточнить планирование следующего мероприятия.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании