Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Апрель 2019 > 8 советов о том, как повысить эффективность встреч, для тех, кто их ненавидит
Если вы не любите встречи, но их не избежать, придерживайтесь шагов от Джеффа Хадена из Inc.com – они помогут использовать время наиболее эффективно:
- Запланируйте только необходимое время. Мы часто думаем круглыми числами. Мы запрограммированы на то, чтобы ожидать начала и окончания событий в определенные круглые числа, скажем, в 10-30 или в 12-00. Это означает, что собрание в 10 часов утра обычно проводится до 10-30, даже если вам на самом деле нужно всего 10 минут, чтобы принять решение. Вот так и утекает время. Решите заранее, как долго должна длиться встреча, исходя из того, что вам нужно сделать. Скажите всем, что встреча закончится вовремя, несмотря ни на что, и придерживайтесь этого. Поначалу будет сложно, но люди быстро адаптируются к этому порядку и будут более целенаправленными и продуктивными.
- Оставьте «информацию» вне повестки дня. Повестка дня не должна включать слова «информация», «резюме», «обзор» или «обсуждение». У хороших встреч часто бывают повестки дня, состоящие не более чем из одного предложения, например, «Определить дату запуска продукта» или «Выбрать разработчика программного обеспечения». Информация же, необходимая для принятия решения, должна быть у всех участников встречи заранее.
- Не допускайте мыслей вслух. Если кто-то на собрании говорит: «Я просто размышляю вслух ...», пресекайте их размышления (если это, конечно, не формат «мозгового штурма»). Все идеи и мысли уже должны быть сформулированы, на основе информации, которую вы предоставили заранее. Не позволяйте людям громко размышлять о недоделанных концепциях, которыми они хотят поделиться, только потому, что они чувствуют необходимость участвовать или хотят казаться умными.
- Начните вовремя. Несмотря ни на что.
- Всегда устанавливайте ответственность. Большие встречи приводят к принятию решений, но решение не является решением, если кто-то не выполняет его. Поэтому сразу установите ответственных за каждое решение.
- Никогда не публикуйте подробные итоги встречи. Резюме собраний должны включать только элементы действий. Укажите, что было решено, что будет сделано, кто несет ответственность за это, когда это будет сделано, и больше ничего.
- Никогда не следуйте за группой. Назначение ответственности означает, что ответственность несут конкретные лица, а не команда в целом. Так что не встречайтесь со всей командой, чтобы проверить прогресс. Не тратьте время всех остальных. Встречайтесь с ответственными людьми. Следите за работой каждого индивидуально. Если хотите, ответственные лица могут отправлять электронные письма остальным участникам группы. Но не собирайте группу только для того, чтобы все остальные могли услышать, что было сделано.
- Никогда, никогда, никогда не встречайтесь только для того, чтобы способствовать сплоченности команды. Члены команды должны хорошо работать вместе. Но им не нужно постоянно собираться, чтобы просто побыть вместе. Хорошие деловые отношения создаются, когда люди работают вместе для достижения общей цели и могут рассчитывать друг на друга. В противном случае отношения являются скорее межличностными, чем продуктивными. А ваша работа – создать продуктивную команду. Пусть ваши сотрудники устанавливают межличностные отношения в свое свободное время. Не беспокойтесь: они эти отношения создадут и без неуклюжего сеанса «тимбилдинга», и эти отношения будут гораздо более искренними. Кстати, для управления персоналом и выстраивания продуктивных рабочих коммуникаций, в том числе с удаленными сотрудниками, многие компании используют широкие возможности CRM-системы «Простой бизнес».
