Встречи: как не потратить время впустую?

Многие сотрудники на совещаниях думают о том, что у них полно работы, другие – мечтают или проверяют смартфоны. Успешные встречи требуют особого подхода. Конечно, форматы варьируются от бизнеса к бизнесу, но одно является общим – эффективные встречи не просто происходят, они планируются.

Приложите усилия, чтобы свести к минимуму количество встреч. А когда вам нужно встретиться, старайтесь следовать определенным шагам, которые помогут сделать встречу максимально продуктивной. Рекомендации дает Питер Экономи из Bizzwriter.

1. Соберите нужных людей в один «автобус». Приглашайте только тех людей, которые, по вашему мнению, помогут вам получить необходимую информацию и результаты. Зовите людей, в которых вы уверены.
2. Отправьте повестку дня до начала встречи. После того, как вы четко поймете цели встречи и предполагаемые результаты, разработайте повестку дня. Четкая повестка дня – это важный шаг к успешной встрече. Повестка дня не только говорит людям, чего ожидать, но и описывает темы обсуждения, устанавливает контекст, перечисляет ключевые проблемы и формулирует желаемые цели. Когда вы рассылаете повестку до собрания, участники встречи будут иметь возможность подготовиться. Если необходимо, попросите внести свой вклад в обсуждение, предложить темы.
3. Будьте готовы и покажите хороший пример. Начните и завершите встречу вовремя. Удостоверьтесь, что у вас есть необходимые инструменты, данные и отчеты. Не тратьте время на установку оборудования, проверку соединений или поиск файлов в ноутбуке, если эти задачи могут быть выполнены заранее. Люди оценят ваши усилия по проведению эффективного совещания, которое будет завершено вовремя или раньше запланированного. Покажите хороший пример – говорите отчетливо и конструктивно. Поощряйте всех участников собрания участвовать в разговоре. Придерживайтесь повестки дня. Следите, чтобы обсуждение не уходило от темы или не переходило на личности.
4. Всегда учитывайте желаемые результаты. Прежде чем отправить приглашения, подумайте, почему вы хотите позвать того или иного человека. Кто должен присутствовать? Каких результатов от встречи вы ожидаете? Иногда электронное письмо, звонок или быстрый визит к кому-то могут помочь вам быстрее и эффективнее, чем организованная встреча.
5. В конце встречи суммируйте результаты и дайте «домашние задания». После того, как повестка дня будет рассмотрена или время выйдет, завершите собрание. Посмотрите, достигнута ли цель. Если выяснится, что ваша встреча оставила дополнительные вопросы, выявила новые темы, обострила проблемы, перепланируйте последующие встречи. После собрания своевременно рассылайте информацию тем, кто об этом просил на встрече.

Эти советы актуальны и для традиционных встреч, и для онлайн-конференций. Организовать их на высоком уровне вам поможет специальный инструментарий, например, CRM-система «Простой бизнес».

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании