Внедрение электронного документооборота: преимущества CRM

Электронное управление документооборотом через CRM неслучайно получило повсеместное распространение. Современные технологии экономят время, бумагу и заметно облегчают бумажную работу компаниям любого масштаба. Рассмотрим главные плюсы, которые способна дать система автоматизации документооборота с помощью CRM.

Экономия времени

Сокращение времени работы над задачами происходит за счет нескольких факторов:

• CRM дает возможность вести совместную работу над файлом не только штатным, но и удаленным сотрудникам, а при изменении файла автооповещение появится у всех специалистов, которые работали над файлом;
• в CRM удобно создать базу шаблонов документов, договоров, актов, счетов, бухгалтерских файлов и при необходимости быстро готовить новые бумаги на основе базовых.

Экономить время помогает и автоподстановка данных в документы непосредственно из клиентской базы.

Защита данных

Внедрение электронного документооборота всегда сопряжено с проблемой защиты данных компании. С такой задачей передовые CRM справляются легко, поскольку имеют настройки, позволяющие установить доступ к данным для конкретных сотрудников. Благодаря этому руководство может защитить клиентскую базу и другую информацию организации, что особенно важно при найме новых сотрудников, еще не прошедших проверку временем.

Быстрый поиск

CRM систематизирует все документы организации, поэтому найти нужный файл не будет проблемой. Организация документооборота на предприятии с применением CRM строится таким образом, что вы всегда можете найти файл по различным параметрам с помощью расширенного поиска. Кроме того, CRM сохраняет историю документов по каждому клиенту, в том числе письма из электронной переписки, поэтому менеджеру не понадобится долго искать нужный файл в почте.

Отметим также, что управление документооборотом через CRM позволяет сканировать документы, в том числе с опцией многостраничного сканирования.

Еще одно удобство CRM – отсутствие необходимости отправлять клиентам или коллегам файлы: достаточно скинуть ссылку на файл, и адресат сможет скачать документ в любое время.

Также организация документооборота на предприятии с использованием CRM помогает предотвратить недопонимания между сотрудниками за счет сохранения истории изменения файла. Благодаря этому руководитель всегда может проследить, кто работал над документом, оперативно разобраться в ошибке или вернуться к нужной версии файла, ведь она не будет потеряна.

Упростить внедрение электронного документооборота поможет CRM «Простой бизнес», позволяющая также автоматизировать управление персоналом, коммуникациями, клиентской базой, складом и бухгалтерией, финансами, сайтом и др. Программа может работать как на ПК, так и в формате мобильного приложения.

Скачайте бесплатную версию CRM-системы «Простой бизнес» и оцените возможности электронного документооборота, или узнайте больше о внедрении электронного документооборота с помощью CRM-систем.