Электронный документооборот: 5 возможностей CRM

Электронный документооборот в организации позволяет решить сразу несколько задач: ускорить работу, упростить ее и улучшить клиентский сервис. Автоматизировать работу с файлами и документами поможет CRM. Ниже представлен краткий обзор возможностей, которые открывает CRM в этой сфере.

Хранение файлов

Организация документооборота на предприятии – задача, призванная сохранить все файлы компании в надежном месте. Использование CRM как раз позволяет обеспечить надежное хранение документов, настроив при этом контролируемый доступ к ним определенных сотрудников.

Кроме того, CRM сохраняет историю изменения каждого файла, что предотвращает появление многих спорных вопросов.

Работать с документами в CRM очень удобно: чтобы послать файл коллеге или клиенту, достаточно скопировать адрес файла и отправить эту ссылку.

Коллективная работа с файлами

Система документооборота организации, автоматизированная с помощью CRM, устроена таким образом, чтобы сотрудники предприятия имели возможность коллективно работать с файлом. Это очень удобно, особенно в тех случаях, когда требуется совместная работа штатных и удаленных специалистов. Работник сможет посмотреть, какие правки и замечания внес документ его коллега, и добавить свои предложения. При этом CRM может направлять автоматическое оповещение о замене документа всем сотрудникам, имеющим к нему отношение.

Шаблоны всегда под рукой

При использовании CRM электронный документооборот в организации становится более оперативным и за счет наличия шаблонов документов. Предприятие может создать шаблоны документов, в том числе финансовых, рекламных и клиентских, по всем направлениям работы и загрузить их в базу шаблонов CRM. Когда специалисту нужен какой-то документ или договор, ему не требуется обращаться к коллегам или искать аналогичный документ по папкам, в почте: достаточно зайти в нужный раздел базы CRM и быстро скачать файл с шаблоном.

При этом упрощается и бухгалтерский документооборот организации, а также вся бухгалтерия в организации, поскольку CRM позволяет использовать автоподстановку информации в документы из базы продукции, а также клиентской базы.

Удобный поиск

Поскольку все документы внесены в CRM, облегчается поиск данных компании: система дает возможность пользоваться расширенным поиском файлов по определенным параметрам.

Удобнее работать с партнерами

С помощью CRM можно делать рассылки предложений партнерам, а также осуществлять удобное многостраничное сканирование объемных документов. Это упрощает и ускоряет документооборот между организациями.

Немаловажно, что CRM позволяет обеспечить высокий уровень защиты данных, а файлы, идущие через сервер, автоматически проверяются антивирусом. Помогает в деле и система резервного копирования информации, а также кластерная система дублирования.

Автоматизировать документооборот в организации, а также работу предприятия в комплексе позволяет CRM-система «Простой бизнес». Программа автоматизирует управление персоналом, бухгалтерией, базой данных, проектами, коммуникациями. За счет наличия в «Простом бизнесе» версий для Windows, web, iOS и Android легко организовать работу мобильного офиса.

Скачайте бесплатную версию CRM «Простой бизнес» и оцените все возможности автоматизации документооборота на предприятии с помощью CRM.