Организация электронного документооборота предприятия

Организация электронного документооборота – один из тех вопросов, которые компании часто откладывают на потом в надежде, что он решится сам собой. Однако на деле количество бумаг растет, хаоса в документации становится все больше, а решение задачи с места не движется. В реальности же все гораздо проще, и многие компании уже ощутили это, передав управление документооборотом CRM.

Что дает внедрение CRM при работе с бумагами компании?

Современная компания работает с большим количеством документации: организационно – правовыми бумагами, договорами и актами, трудовыми, отчетными, финансовыми и распорядительными документами. Поэтому так важно упростить и систематизировать управление документооборотом. Кроме того, требуется обеспечить быстрый поиск бумаг и оперативный доступ к ним сотрудникам независимо от их местонахождения. Здесь на помощь приходить автоматизация документооборота с помощью CRM.

CRM выступает удобным инструментом для поиска файлов, обмена бумагами и совместной работы над документами. Повышается скорость работы, становится проще работать с документами вне офиса.

Хорошая система автоматизации документооборота позволяет:

• разместить в программе файлы различных видов;
• настроить доступ к документам, что особенно важно при работе с новичками;
• отправлять клиентам и партнерам ссылки на документы по e-mail, SMS или факсу;
• создавать базу знаний документов, благодаря которой новички смогут быстро вникнуть в работу компании;
• вести совместную работу над документами;
• следить за историей изменений файла;
• систематизировать документы.

Электронное управление документооборотом с помощью CRM дает также возможность сканировать документы и использовать многостраничное сканирование.

В некоторых CRM есть инструмент для создания шаблонов документов, который поможет быстрее составлять бухгалтерские и юридические бумаги. Еще одна удобная опция хорошей CRM – автоподстановка данных в документы из клиентской базы, базы продуктов и других таблиц.

Внедрение электронного документооборота позволяет ускорить и упростить поиск нужных файлов за счет наличия расширенного поискового инструмента по разным параметрам. Более того, сотрудник может просто зайти во вкладку с конкретным проектом и посмотреть все файлы, относящиеся к данному вопросу. Это гораздо быстрее и проще, чем собирать файлы с документами в e-mail. Система автоматизации документооборота бережет время сотрудника, которое он может потратить на другие полезные дела.

• Еще одно преимущество использования CRM – возможность в той же программе работать с бухгалтерскими и финансовыми документами. С помощью CRM легко создавать пакет финансовых документов, задействуя шаблоны. Программа также позволяет фиксировать оплату счетов, следить за движением денег компании по месяцам, счетам и контрагентам.
• Автоматизация документооборота с помощью CRM полезна еще и тем, что в программе можно формировать операции по расходу и приходу средств.
• Вы всегда будете в курсе дебиторской и кредиторской задолженности как в целом, так и по конкретным контрагентам.
• Внедрение электронного документооборота позволит также готовить основную налоговую и бухгалтерскую отчетность. Удобно и то, что в современных CRM есть календарь с напоминаниями, поэтому вы не пропустите сроки отправления отчетов в Пенсионный Фонд, Росстат и др.

Если вы хотите организовать электронный документооборот, программы необходимо подбирать с особым вниманием. Так, например, стоит обязательно узнать, насколько защищены ваши данные и документы. Уточните также, есть ли в программе возможность ограничить доступ к определенным документам.

Грамотно организованный документооборот на предприятии не только упрощает работу и экономит время, но также помогает компании повысить эффективность труда сотрудников за счет перенаправления их усилий на более полезные, чем оформление бумаг, дела.

Продуманная программа документооборот автоматизирует в комплексе: и договоры, и акты, и бухгалтерские документы, и бумаги для работы с клиентами, и бланки, и рекламные документы и т.д. Популярная CRM «Простой бизнес» дает возможность автоматизировать работу с документами по этим и другим направлениям, а также позволяет управлять персоналом, контактами, проектами, финансами, маркетинговой политикой, бухгалтерией, сайтом, рассылками и т.д. Скачайте бесплатную версию CRM-системы «Простой бизнес» и оцените все возможности автоматизации документооборота в организации, или узнайте больше о внедрении электронного документооборота в компании.