Нужна ли автоматизация в проектной деятельности? 5 доводов «за»

Эффективное управление проектами компании сегодня немыслимо без современных информационных технологий. Как крупные, так небольшие фирмы автоматизируют бизнес-процессы, стремясь повысить продуктивность работы, улучшить клиентский сервис и снизить расходы. В чем же состоят конкретные плюсы автоматизации? Рассмотрим 5 главных доводов «за».

Управление проектами на предприятии становится проще

Автоматизация позволяет перейти от так называемого ручного управления в авторежим, повысив при этом контроль над рабочими процессами. Хорошая CRM дает возможность управлять:

• проектами;
• персоналом;
• базами данных клиентов;
• финансами и бухгалтерией;
• документооборотом;
• коммуникациями;
• продажами;
• сайтом;
• рассылками.

Целесообразно выбирать ту программу, которая имеет встроенные инструменты для автоматизации сразу всех этих направлений. В обратном случае придется устанавливать дополнительные приложения, которые, к тому же, понадобится синхронизировать друг с другом.

Управление бизнес-проектами с помощью CRM сокращает время решения задач

Профессионально настроенная программа автоматизации помогает существенно сократить время выполнения дел:

• решение вопросов клиента (история контактов по каждому из них хранится в базе данных, и менеджеру не нужно заставлять клиента ждать, пока персонал вникнет в его ситуацию);
• подготовка документов (за счет шаблонов и электронного документооборота, онлайн-работы с файлами);
• коммуникации (за счет инструментов мобильного офиса и множества инструментов связи контакты становятся оперативнее независимо от местонахождения работников);
• управление сайтом и электронными рассылками (с помощью CRM компания может делать это сама, что во многих случаях быстрее, чем при работе с аутсорсинговой организацией) и др.

Снижаются расходы организации

Автоматизация обеспечивает заметное сокращение затрат на коммуникации и на орграсходы. Экономия на связи достигается за счет наличия в CRM множества инструментов для контактов и переговоров, как внутри организации, так с клиентами и партнерами, что важно, ведь планирование и управление проектом требует массы переговоров и звонков.

Передовая программа имеет такие встроенные коммуникации как IP-телефония, E-mail, SMS, факс, внутренний чат, видеоконференции, E-mail рассылки. Это означает, что предприятию не придется тратиться на лишнюю оплату телефонных переговоров, междугородних и международных звонков, поскольку многие вопросы решаются теперь с использованием внутренних инструментов общения.

Что касается орграсходов, то, к примеру, компания снизит расходы на бумагу и печать за счет автоматизации документооборота. Продуманное управление ресурсами проекта с помощью CRM действительно поможет сберечь деньги фирмы.

Успех и скорость решения задач больше не зависят от местонахождения сотрудников

Теперь компании уже вряд ли смогут опередить конкурентов, работая по старинке. Во многих фирмах сегодня работают как штатные, так и удаленные сотрудники, не просто из разных городов, но и из разных стран. Только представьте, сколько понадобилось бы времени, чтобы организовать совместную работу штата и фрилансеров без использования CRM. Программа автоматизации позволяет синхронизировать работу всех сотрудников независимо от местонахождения и часового пояса, а также формирует для них единое информационное пространство с рабочими проектами, документами, коммуникациями.

Сегодня управление проектами менеджмент стремится сделать мобильным и оперативным, и автоматизация дает такую возможность. Хорошая CRM имеет несколько версий: для Windows, web, iOS и Android, поэтому сотрудники фирмы могут работать в формате мобильного офиса, быстро решать рабочие дела и всегда быть на связи, не затрачивая лишних средств.

Управление проектами компании становится эффективнее

Современные продвинутые CRM имеют инструменты для аналитики продаж, оценивания работы персонала, взаимодействия с клиентами и т.д. В частности, воронки, продаж, графики помогут оценить результативность политики продаж и вовремя скорректировать ее, чтобы повысить эффективность.

С помощью диаграммы Ганта можно проанализировать ход выполнения проекта и более продуктивно распределить ресурсы.

Назначение дел работникам и контроль их выполнения также автоматизированы, поэтому сотрудник не забудет подготовить новые PR-материалы или позвонить клиенту. Таким образом, эффективность бизнеса всегда можно оценить наглядно и вовремя вмешаться, чтобы при необходимости исправить ситуацию.

Перечисленные возможности представлены в популярной CRM «Простой бизнес», с которой работаюn около 50 тысяч клиентов в России и за рубежом. Скачайте бесплатную версию CRM «Простой бизнес» и оцените все возможности автоматизации управления организацией с помощью CRM.