Как грамотно управлять проектами организации?

Грамотная система управления проектами организации подразумевает: эффективность, применение меньших усилий персонала для выполнения того же спектра задач, а также сокращение времени выполнения работы при сохранении необходимого результата. Такой комплексный подход позволяет не только улучшить работу, но также на более высоком уровне обслуживать клиентов, опережать конкурентов и достичь успеха в масштабировании бизнеса, не говоря уже о снижении затрат.

Как можно сделать управление реализацией проекта более грамотным?

Эффективность

Есть несколько способов повышения эффективности работы: улучшить продуктивность работы персонала, условия работы, ускорить бизнес-процессы, снизить затраты и др. Однако для достижения полной эффективности необходимо работать над всеми этими задачами в комплексе. Только тогда управление реализацией проекта будет приносить ожидаемые результаты.

Современным инструментом повышения эффективности работы является CRM, позволяющая автоматизировать сразу все направления функционирования организации: руководство персоналом, рабочим процессом, коммуникациями, базами данных, электронным документооборотом, контроль времени, финансов и бухгалтерии, администрирование сайтов, рассылок и т.д. Одно из главных преимуществ CRM в деле эффективности – возможность создать единое информационное пространство организации, в котором все рабочие вопросы решаются моментально независимо от местонахождения сотрудников. Неудивительно, что управление инновационными проектами уже невозможно представить без CRM.

CRM позволяет повысить эффективность менеджмента за счет наличия специализированных инструментов для анализа, оценки бизнес-процессов и хода проекта.

• За счет удобного таск-менеджера, календаря дел, автоматического напоминания о делах, диаграммы Ганта работа персонала станет наглядной, ее будет проще контролировать и оптимизировать.
• За счет наглядности воронки продаж и графиков менеджмент компании имеет возможность своевременно скорректировать политику продаж и повысить ее эффективность.
• В CRM-программах лента новостей по рабочим процессам обновляется автоматически в режиме реального времени, поэтому руководство всегда знает, чем заняты сотрудники и может вовремя оптимизировать работу, грамотно перераспределив нагрузку специалистов.

Сокращение усилий персонала

Эффективная организация управления проектом невозможна без реализации новых подходов к руководству персоналом. Сегодня перед менеджерами стоят такие актуальные задачи как синхронизация взаимодействия штатного и удаленного персонала, упрощение работы сотрудников и контроль утечки информации.

В хорошей CRM-программе есть инструменты, которые можно использовать для решения этих задач.

• За счет разграничения доступа к информации можно предотвратить утечку важных данных к конкурентам, а также лучше контролировать работу новичков, которым руководство пока еще не в полной мере доверяет.
• Онлайн-лента рабочего процесса позволяет штатным и удаленным сотрудникам работать одновременно, быстро взаимодействовать и обмениваться комментариями и документами, за счет чего организация управления проектом переходит в авторежим. Взаимодействие улучшается и за счет бесплатной внутренней телефонии, которая также помогает компании экономить на оплате телефонных разговоров.
• За счет обозначения дел по каждому сотруднику менеджеру не приходится долго искать специалиста для выполнения работы: он сразу видит, кто занят, а кто свободен, а, значит, может быстро найти исполнителя.
• В продвинутых CRM-программах работает база знаний, благодаря которой новые сотрудники могут моментально научиться специфике той или иной работы, в том числе с документами.

Сокращение времени решения задач

Грамотная система управления проектами организации предполагает быстрое решение задач, и этого тоже можно добиться за счет работы с CRM.

Система автоматизации обеспечивает сокращение времени работы за счет:

• использования шаблонов документов (сотрудники быстрее обычного готовят договоры, коммерческие предложения, акты и счета);
• возможности отправить документы по факсу через CRM;
• возможности использовать электронную цифровую подпись;
• возможности готовить электронную отчетность;
• электронного контроля движения финансов компании;
• электронного учета оплат;
• встроенной IP-телефонии и широкого набора инструментов для коммуникаций (E-mail, SMS, факс, внутренний чат, видеоконференции), позволяющих сотрудникам быстрее взаимодействовать и работать;
• возможности самостоятельного администрирования сайта и электронных почтовых рассылок (подготовка и размещение сайта, материалов рассылки осуществляется намного быстрее, чем если бы это делала аутсорсинговая компания).

Таким образом, грамотное управление разработкой проекта возможно только при комплексном подходе. Решение вопросов лишь в одном направлении работы компании не позволит достичь всестороннего повышения эффективности.

Перечисленные возможности представлены в популярной CRM «Простой бизнес», с которой работаюn около 50 тысяч клиентов в России и за рубежом. Скачайте бесплатную версию CRM «Простой бизнес» и оцените все возможности автоматизации управления организацией с помощью CRM.