10 полезных советов по выбору и внедрению CRM-системы

Каким требованиям должна отвечать функциональная CRM? Как выбрать ту систему, которая упростит и ускорит работу, поможет привлечь клиентов и снизить расходы организации? Ниже представлены 10 простых рекомендаций, которые помогут определиться с выбором системы и найти подходящее решение для автоматизации бизнес-процессов.

Какую CRM купить: выбор системы

Узнайте, какие возможности для импорта данных предлагает программа.
В хорошей CRM предусмотрена опция автоматического переноса имеющихся у компании данных по клиентам, например, из базы Excel. Однако, возможны и другие варианты, о чем стоит заранее узнать у специалистов разработчика.

Уточните, какая работа по проектам предусмотрена в программе и есть ли в системе функция аналитики. Эффективность внедрения CRM во многом зависит от наличия и использования инструментов для получения аналитики по клиентам и продажам. Хорошая система должна уметь создавать воронку продаж, графики, сравнивать уровень продаж по разным клиентам. Что касается работы по проектам, то продуктивна будет система, имеющая опции автоматического напоминания и контроля выполнения задач сотрудниками. Функциональная CRM создает ленту проекта, и руководитель наглядно видит, какой из сотрудников и чем занят по проекту.

Проверьте, есть ли в системе возможность для контроля качества работы персонала. Продвинутая система имеет инструменты, благодаря которым руководитель может в любой момент проверить и оценить качество работы специалиста. Например, руководителю отдела продаж всегда доступны записи разговора сотрудников и клиентов, что помогает разобраться в спорных вопросах. Отметка всех дел по каждому сотруднику позволяет увидеть, кто и чем занят в данный момент. За счет использования CRM возможности контролировать ход работы увеличиваются, поскольку руководитель проекта видит всю ленту проекта и ход обсуждения задач. Система, имеющая диаграмму Ганта, поможет лучше контролировать процесс выполнения проекта, оптимизировать работу и  нагрузку на персонал.

Спросите, есть ли у системы широкий перечень коммуникаций, интеграция с телефонией и мобильные приложения. Работа и продажи держатся на качестве коммуникаций, поэтому так важно, чтобы система имела большой набор инструментов для общения с коллегами, клиентами и партнерами. При выборе CRM сравнение выдерживают те системы, в которых есть: IP-телефония, e-mail, sms, факс, внутренний чат, видеоконференции, e-mail рассылки. Наличие приложений системы для Android и iOS позволит сотрудникам всегда иметь мобильный офис в кармане. Кроме того, за счет использования множества инструментов для взаимодействия компания может серьезно снизить затраты на коммуникации.

Внимательно изучите вопрос стоимости системы. Чтобы не тратить лишние средства, целесообразно выбирать программы с лицензией на всю организацию без оплаты за каждое рабочее место. Кроме того, есть бесплатные версии известных CRM для ограниченного числа сотрудников, например, для 5 человек. Если компании необходим перенос на собственный сервер, то придется единоразово заплатить крупную сумму, поэтому проконсультируйтесь со специалистом, настолько ли это вам необходимо. Уточните также, во сколько обойдется внедрение CRM.

Помимо перечисленных моментов, обратите внимание на то, подходит ли система под условия ведения бизнеса в России и есть ли у разработчика качественная и всегда доступная техподдержка.

Внедрение CRM: полезные советы

Организуйте инструктаж по работе с системой для сотрудников.
Каждому работнику организации важно понять, для чего компания переходит на автоматизацию и какие это дает преимущества конкретно ему. Причем, демонстрировать эти преимущества нужно на примерах: как использование одного инструмента помогает быстрее работать, второго – упростить работу, третьего – участвовать в совещании с руководством, не выходя из дома. Некоторые разработчики CRM предлагают обучение сотрудников прямо в офисе, этим тоже не стоит пренебрегать.

Назначьте главного по работе с CRM. Важно, чтобы при возникновении любой проблемы с CRM сотрудник знал, к кому обратиться за помощью. Необходимо также проинформировать весь персонал о контактах и режиме работы технической поддержки разработчика.

Не пускайте внедрение CRM на самотек. При начале работы с CRM целесообразно также назначить ответственных за отдельные направления запуска системы, например, за перевод документооборота в электронный формат и создание шаблонов документов, за автоматизацию работы бухгалтерии, за установку мобильных приложений к CRM и т.д. Не забудьте обозначить конкретные сроки завершения каждого из направлений работы.

Постепенно переходите от простого к сложному. На начальном этапе работы с CRM особенно важно сразу не нагружать сотрудников, осваивающих программу, всеми опциями и функциями. Стоит начать с простых инструментов, наглядно демонстрирующих пользу от работы с программой, и постепенно вводить персонал в полный функционал системы.

Систематизируйте работу с CRM. Важно не просто провести инструктаж при начале работы с программой, но и регулярно проводить с персоналом встречи по обсуждению работы системы. Не забывайте знакомить персонал с обновлениями программы после установки новых версий. При работе с CRM недостатки и сложности могут проявляться постепенно, поэтому важно их вовремя отследить, чтобы оперативно исправить. Этого можно добиться за счет постоянной обратной связи с персоналом на предмет работы CRM.

Перечисленные возможности представлены в популярной CRM «Простой бизнес», с которой работаю около 50 тысяч клиентов в России и за рубежом. Одна программа, позволяет управлять: базой данных клиентов, проектами, персоналом, финансами, бухгалтерией, коммуникациями, документооборотом, сайтом и т.д. Попробуйте бесплатную версию CRM-системы «Простой бизнес» прямо сейчас, или узнайте больше о внедрении CRM в компании.