5 веских причин отказаться от встречи

Реальных причин для организации встречи не так много, а вот моментов, по которым от встречи отказаться стоит, действительно немало. Основатель и президент Greatwebmeetings Уэйн Термэл приводит пять самых веских причин отказаться от встречи:

1. Сегодня вторник, и у нас всегда во вторник заседания. Регулярные встречи в рабочем расписании, с одной стороны, позволяют планировать свое время. Но часто на таких встречах работникам не хватает критически важной информации. В итоге люди планируют свое расписание с учетом этих регулярных встреч, но, по сути, они являются пустой тратой времени. Если ваши встречи "по вторникам" перестают быть продуктивными, лучше отмените их вовсе.
2. Каждый раз о каждом отделе, и всегда одно и то же. Какой смысл сидеть и каждый раз смотреть Powerpoint-презентации, графики и скучные отчеты? Чтобы узнать, что сейчас все в точности так, как это было на прошлой неделе? Если на встрече вы просто обмениваетесь данными, не лучше ли это сделать в автономном режиме по электронной почте или через специальные системы коммуникаций? Встречайтесь, если вы нуждаетесь в помощи, в дополнительных ресурсах, если вам нужно поделиться новой важной информацией, которая требует обсуждения.
3. Вам нечего показывать. Если на данный момент ваша информация не имеет визуализации, у вас нет важных документов, которыми нужно поделиться с коллегами или руководством, не стоит тратить свое и чужое время на встречи. Просто обсудите эту информацию по телефону. Так вы (и ваши коллеги) сэкономите время. Используйте правильные инструменты, по правильным причинам и в правильном направлении. И опять же здесь важными помощниками будут системы коммуникации, например, облачного сервиса «Простой бизнес», позволяющие пересылать и коллективно обсуждать практически любую рабочую информацию.
4. У вас нет необходимой информации или на встречу смогут прийти не все заинтересованные. Встречи наиболее эффективны, когда все люди, в ней заинтересованные, готовы работать над чем-то конкретным, когда они поразмышляли над тем или иным вопросом, когда они имеют полную информацию и когда они готовы внести свой вклад в общее дело. Можете ли вы гарантировать, что вы на этом этапе? Если нет, то пока не организуйте встречу.
5. Повестка дня появилась/изменилась за пять минут до встречи. Это одна из самых распространенных ошибок при планировании встречи любого уровня. Как люди могут внести свой вклад в общее дело, если они даже не знают, что будет обсуждаться (или же тема вдруг поменялась)?

Впрочем, специалист подчеркивает, что главное здесь - не отказ от встреч. Главное - постараться свести к минимуму трату времени на пустые заседания и сосредоточиться на предельной производительности вашей команды. Если же планируемая встреча пока не отвечает этой цели, лучше ее отложить и обменяться информацией виртуально.

Комментарии

Оповещать по e-mail при комментировании