Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Декабрь 2013 > 5 шагов к соблюдению сроков реализации проекта
Многие проекты не могут быть завершены в назначенные сроки, потому что сам процесс работы организован неправильно. В связи с этим, сегодня наблюдается повышенный спрос на профессиональных проектных менеджеров.
Сара Галлахер дает рекомендации, которые позволят придерживаться сроков и эффективно реализовывать проекты:
1. Начните с планирования и разбивки проекта на части
Часто у проектного менеджера стадия планирования проходит формально, так как у него и без того много других обязательств, а времени на все не хватает. Но профессионал не должен себе позволять экономить на этом этапе, если, конечно, хочет завершить проект вовремя.
Первое, что вам нужно сделать, это разбить проект на управляемые части. Это лучше делать совместно с ключевыми членами вашей команды. При этом важно убедиться, что абсолютно все учтено уже на стадии планирования. Например, вы готовите конференцию. Уже на первом этапе важно проговорить все мелочи, даже то, как вы будете рассылать приглашения. Если вы что-то пропустите сейчас, это будет стоить вам времени в будущем: вам придется выкраивать время на незапланированные изменения.
2. Определите зависимости задач друг от друга
Необходимо определить взаимосвязь между задачами. Есть три основных типа зависимостей: конец- начало (задача Б может начаться, как только заканчивается задача А); начало - начало (задача Б может начаться, как только начинается задача А); конец - конец (задача Б может закончиться, когда закончится задача А). После того, как вы поймете, как одна задача зависит от другой, вы можете приступить к разработке графика реализации проекта. Если вы визуально-ориентированы, это поможет наметить все задачи наглядно, например, в форме в диаграммы.
3. Определить все, что может пойти не так
Риски - враг намеченных сроков номер один. На выявление возможных рисков вы и ваша команда должны потратить определенное время в самом начале работы. Необходимо также заранее выявить возможные последствия рисков для вашего проекта. Если вы нарисовали схему, о которой говорилось в пункте 2, не забудьте внимательно посмотреть на все задачи и возле каждой указать риски.
После того, как вы проговорили все выявленные риски, нужно решить, какие из них являются наиболее важными и реально могут нарушить ваши планы. Как вы можете среагировать на них прямо сейчас, чтобы их предотвратить? Что вы будете делать, если риск станет реальностью? Как можно предотвратить возникновение этих ситуаций? Все эти факторы необходимо учитывать, прежде чем оценивать, сколько времени займет каждая задача.
4. Оцените, сколько времени займет все
Разбейте каждую задачу в своем графике и оцените сроки с учетом рисков. Отличный способ крепко стоять на ногах - определить три варианта сроков: оптимистическая оценка (О), пессимистическая оценка (П) и средняя (С). Сегодня для проектных менеджеров предлагаются специальные решения по управлению проектами, которыми многие с успехом пользуются для планирования, расчета сроков и контроля. Так, например, облачный сервис «Простой бизнес» позволяет менеджерам эффективно ставить задачи, планировать, составлять структуру и матрицу проектов, координировать коллективную работу и многое другое.
5. Имейте секретный временной «буфер»
Даже если есть все предпосылки для оптимистичного варианта, полезно заложить некий временной «буфер» для себя. Это позволит вам оставить время для маневра, если что-то пойдет не так.
6. Бонус: храните ваш график в общественном месте
График полезно держать на видном месте. Негласное «давление» со стороны коллег является удивительным средством для соблюдения сроков реализации проектов.
