Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Апрель 2013 > Как на 90 процентов сократить время, затрачиваемое на совещания
Маргарет Хеффернан, писатель и генеральный директор нескольких предприятий в США и Великобритании, отмечает, что встречи очень дорого обходятся бизнесу, если, к примеру, считать исходя из почасовой оплаты сотрудников. Причем это касается даже тех компаний, в которых зарплата достаточно невысока. Время, потраченное на совещание, работники могли бы посвятить чему-то более реальному - тому, что вероятнее принесет прибыль компании.
Хироши Микитани, руководитель японского гиганта электронной коммерции Rakuten, провел кампанию, направленную на то, чтобы сделать встречи более короткими и эффективными. Впрочем, многие методы Микитани были спорными. Так, одно из решений - требование того, чтобы все его сотрудники использовали английский. Причем на английский язык перевели все, вплоть до меню в столовой и надписей в лифте.
Что касается непосредственно встреч, то его новые правила были просты: всю необходимую для встречи информацию и документы распространяли заранее (вместе с вопросами, которые необходимо решить).
Таким образом, к началу встречи все уже знакомы с информацией. Это позволяет начать встречу с обсуждения, а не долгих вступительных речей. Микитани отметил, что это позволило на 90 процентов сократить время, которое тратится в компании на встречи.
Действительно, скучно и расточительно сообщать информацию в ходе заседаний: ведь с ней можно ознакомиться заранее. Встречу надо посвящать тем видам деятельности, которые не могут быть реализованы в одиночку: дискуссиям, решениям важных вопросов, высказыванию своих позиций и т.д. Кстати, делать рассылку всей необходимой для совещания информации и документации удобно посредством современных технологий. В частности, эти функции, система электронного документооборота, а также множество возможностей эффективной коммуникации для менеджеров и сотрудников предусмотрены в облачном сервисе «Простой бизнес».
Микитани считает, что большинство сотрудников имеют обширные «резервуары» неиспользованных энергии и интеллекта. И, если вы действительно хотите получить больше от своих сотрудников, не мешает проанализировать, как в вашей компании используется время - единственный ресурс, который не пополняется.
