Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Декабрь 2011 > Специалисты призывают работников серьезно фильтровать информацию
Большинство работников получают в среднем 36 электронных писем в день и огромные объемы другой информации. Добавьте к этому социальные медиа, мгновенные сообщения, ежедневные встречи и вездесущий телефон плюс новые технологии, которые сотрудники должны осваивать, чтобы идти в ногу со временем.
Информационная перегрузка наносит ущерб психическому здоровью и влияет на производительность. Эксперты предупреждают: культура современного бизнеса должна измениться, так как работники тонут в потоках информации и электронных писем.
В недавнем докладе, подготовленном по заказу Hitachi Data Systems, сообщалось о том, что 40% компаний Австралии и Новой Зеландии страдают от избытка информации, по сравнению с 34% два года назад. В докладе также отмечается, что 81% опрошенных компаний в настоящее время считают важным управлять этими потоками.
Многие сотрудники достигли "критической точки"
Доктор Бен Серл, доцент психологии Macquarie University, говорит, что информационная перегрузка в настоящее время является основным источником психических заболеваний на рабочем месте и, как ожидается, станет все более серьезной проблемой. Общие решения, предлагаемые менеджерами, такие как проверка электронной почты только в определенное время, реализовать трудно, и они часто не работают. По его мнению, изменения должны быть частью политики компании.
Директор по технологиям LexisNexis Марк Питер отмечает, что многие сотрудники достигли "критической точки" в связи с количеством информации, которую они получают, и существует огромная потребность в том, чтобы работодатели вмешались в ситуацию и помогли им. По его словам, большинство работников признают, что перегрузки влияют на качество работы и заставляют их чувствовать себя деморализованными, и они ждут, что руководство внесет свои изменения. Большой проблемой является неспособность систем и процессов в организациях эффективно управлять информацией.
Консультант по менеджменту McKinsey призывает работников искать время на то, чтобы сосредоточиться, отфильтровать шум и забыть о работе, когда это можно сделать. Поиск времени для того, чтобы подумать, является одним из наиболее важных механизмов решения проблем. И наоборот, многозадачность - это неудачный вариант: она делает работника менее продуктивным и творческим и в меньшей степени способным принимать правильные решения.
Фильтрация шума за счет отключения электронной почты и телефона, закрытия веб-браузеров тоже могут помочь, считают специалисты, а, кроме того, советуют:
1. Отбирайте материал для чтения беспощадно. Отбросьте все, что вы не должны читать.
2. Делайте акцент на качестве информации, а не ее количестве.
3. Установите лимит времени на использование интернета. Сделайте то, что нужно, и отключайтесь.
4. Создайте правила (фильтрацию) для электронной почты таким образом, чтобы они автоматически объединялись в соответствующую папку, как только вы получаете их.
4. Планирование проекта или кампании часто требует объединения большого количества данных различных форматов и из разных источников. Проще организовать эти данные с помощью специальных программ и с акцентом на визуализацию (диаграмма, карта и т.д.).
5. Проверяйте электронную почту и голосовые сообщения два раза в день.
6. Удаляйте ненужные письма немедленно.
7. Делайте регулярные перерывы. Отойдите от компьютера/ноутбука и другой техники. Предоставьте мозгу возможность бездействия для обработки информации - это важнейший элемент обучения и творческого мышления.
Сегодня решать проблемы эффективного управления потоками информации помогают системы автоматизации бизнес-процессов. Например, посредством комплекса управления организацией "Простой бизнес" можно вести электронный документооборот, создавать и вести дерево проектов, вести переписку, минуя лишнюю в данный момент информацию и полностью акцентируя внимание на текущих проектах.
