Продукт > Учет клиентов (CRM) > Новости управления организацией > Июль 2011 > От избытка информации страдает не только личная эффективность
В своей новой книге "Overload-How Too Much Information is Hazardous to Your Organization" Джонатан Спира говорит, что из-за избытка информации страдает не только личная продуктивность. Слишком много информации для обработки приводит к неправильным решениям, потерям времени и торможению развития компании.
Итак, специалист дает советы, как руководителю лавировать в потоках информации:
- Не пишите одному и тому человеку по электронной почте, аське и не звоните ему же по телефону одновременно. Это приводит к потере вашего времени и прерывает вашего собеседника, который, возможно, как раз пытается составить вам ответ.
- Убедитесь, что темы электронных писем на самом деле соответствуют их содержанию.
- Прочитайте письмо непосредственно перед отправкой и проверьте его на стиль и ясность изложения. Одно плохо написанное письмо тянет за собой ленту уточняющих писем - для развития вашей компании это ни к чему.
- Не перегружаете людей и себя ненужными ответами вроде "отлично!" и "спасибо".
- Не удивляйтесь, если люди на ваше письмо не реагируют сразу. Если не отвечают, значит, они заняты.
- Ставьте правильный статус в программах обмена мгновенными сообщениями и электронной почтой. Если вы находитесь вне офиса или не за столом, говорите людям об этом, чтобы не было недоразумений.
- Осознайте, что предполагаемый получатель вашего письма или сообщения не всегда в курсе всех ваших дел и идей. Потратьте время на то, чтобы дать им необходимую информацию о том, кто вы, что вы хотите и что они должны знать. Это позволит предотвратить несколько ненужных (уточняющих) вопросов и быстрее приступить к делу.
- Печатный текст часто лишен эмоций и тона, что может ввести собеседника в заблуждение относительно ваших намерений и реакции на его письмо. Во избежание непонимания, стремитесь к простоте и ясности в общении. Можно даже позволить себе смайлик или два, если это соответствует ситуации.
Информационная перегрузка не полезна как для вас, так и для всех остальных. Но именно в ваших силах, как руководителя, сделать жизнь вашей команде легче. Оптимизировать эту важнейшую часть рабочего процесса позволяет внедрение систем автоматизации бизнес-процессов. Так, комплекс управления организацией "Простой бизнес" помогает выстроить оперативное управление документооборотом посредством создания единой базы всех документов организации, возможности коллективного редактирования, привязки документов к проектным задачам и др., что позволяет эффективно управлять информационными потоками.
