Автоматизация, как инструмент управления знаниями

В работе руководителя и 24 часа мало, чтобы успеть всё. Поэтому руководителю приходится выбирать приоритетные направления в работе, а те, которые кажутся второстепенными, отставлять в сторону. Но все знают, что управление это целостный процесс, в котором, на самом деле, особенно на оперативном уровне, трудно выделить какие-то задачи.

Автоматизация может помочь руководителю, взяв на себя ряд рутинных операций, усовершенствовав функции контроля, организации и управления.

Чем поможет автоматизация руководителю в управлении знаниями? Своими преимуществами.

Начнём с оценок. Средства автоматизации позволяют эффективно проводить оценку профессиональных знаний, навыков и личных способностей. Программа, например, "Простой бизнес" позволяет пройти тесты сотрудникам в удобное время. А руководитель, в любое время может поставить эту задачу и получить нужные результаты.

Также руководитель может провести опрос после тренинга, оценить отношение сотрудников к тренингу, полученным знаниям.

Через программу автоматизации можно распространять знания. Многие тренинговые, обучающие компании предлагают виде- и аудио-курсы, текстовые варианты тренингов, обучающих программ, включая и узкопрофессиональные (например, дизайн, 3D-моделирование, работа в графических редакторах и т. п.).

Сотрудник может скачать файл и изучить его в удобное для него время. Руководитель может воспользоваться паузами в проектах для отдельных сотрудников и заполнить их процессом обучения. В комплексных программах управления бизнесом, к которым относится и "Простой бизнес", можно видеть загруженность сотрудников, задачи которые они выполняют. Следовательно, оценивая их график можно без труда составлять план обучения.

Используя программные средства коммуникации, руководитель может активно общаться с сотрудниками по поводу обучения, принимать мнения, обсуждать. Многие комплексные программы по управлению бизнесом обладают достаточно широким набором средств коммуникаций.

Автоматизация удобна и для обучения новых сотрудников. Достаточно, во время стажировки или начального этапа работы поставить сотруднику соответствующую задачу, как это делается в комплексе "Простой бизнес". Ставится задача, например, изучить начальный пакет документов (инструкция, правила передачи файлов, внутрикорпоративные нормы и т. п.). Вместе с задачей можно выслать необходимые документы, файлы.

В случаях, когда новичок нуждается и в профессиональном обучении, его можно в программе закрепить за более опытным сотрудником. Опытный сотрудник может контролировать работу новичка, учитывать и анализировать ошибки, делая комментарии прямо в документе. Также опытный сотрудник может передавать примеры своей работы, вести коллективную работу с новичком. К сожалению, не все программные комплексы позволяют это делать.

Автоматизация, также, позволяет косвенно оценивать сотрудника, видеть необходимость или эффективность обучения. Например, если сотрудник часто допускает ошибки, то обучение ему не помешает. А если он работает эффективно, уменьшились сроки выполнения определённых заданий, то наглядно видно, обучение или тренинг пошли на пользу.

Эффективность автоматизации особенно сильно возрастает, если в вашей компании работают удалённые сотрудники. Их "оторванность" от центрального офиса вовсе не означает, что они могут оставаться вне системы управления знаниями. К тому же получение знаний будет расцениваться этой категорией работников как дополнительный стимул для работы именно в этой компании.

При выборе комплекса для автоматизации управления бизнесом руководителю стоит обращать внимание, может ли этот комплекс дать возможность управлять знаниями. И чем больше отрасль бизнеса зависит от знаний, тем очевидней необходимость в автоматизации этого процесса.