Гибкий график работы

Работа в офисе "от и до" выглядит привычной, потому что руководителю кажется, что он контролирует работу и дисциплину. Но так ли это на самом деле? Одни начинают утро с кофе и сигарет, другие приводят себя в порядок после поездки в общественном транспорте, третьи делают вид, что заболели, а четвёртые уже с утра хотят отпроситься на час пораньше. Почему так?

Недостатки обычного графика

Люди имеют разные биологические часы. Самый простой пример, кто-то любит вставать рано утром, кто-то нет. И это не лень, в большинстве случаев, просто так устроен конкретный человек. В современной науке даже нет понятия нормальной длительности сна. Кто-то за 6 часов высыпается, а кому-то 12 часов сна в день мало. Итак, первый недостаток жёсткого графика противоречит естественному биоритму конкретного человека. Как показывает практика, снижение производительности может достигать 30 %.

Многие ваши сотрудники подрабатывают. Это естественно, с учётом дороговизны жилья, необходимости содержать семью. Также у ваших сотрудников есть дети, которые могут болеть и с которыми нужно всё время куда-то сходить. Кроме этого сотрудники могут учиться. Деньги, дети, учёба, всё это для сотрудника, хотите вы этого или нет, имеет большую важность, чем ваша прибыль. В этом случае интересы сотрудника и ваши вступают в жёсткий конфликт. Понятно, что ни о какой мотивации и эффективности труда здесь речи быть не может. Даже самый демократичный, в остальном, руководитель будет выглядеть жестоким тираном.

Большинство бытовых вопросов можно решить только в рабочее время. Например, получение справок в государственных учреждениях, ожидание сантехника и т. п. Сотрудник скорее вас обманет, прикрывшись рабочей задачей, болезнью. Особенно если догадывается, что на этот день у руководителя были совсем другие планы для сотрудника. Соответственно, нарушаются планы, графики. Приходится сдвигать, навёрстывать, работать в авральном режиме. Суета и спешка добавляют вероятность ошибок. А сам процесс оперативного планирования получается неэффективным, так как зависит от каких-то там дел и проблем у сотрудника, как и прибыль компании.

А если в работе компании существует сезонность? В определённые периоды сотрудники валятся с ног, а в определённые периоды просто просиживают время в офисе. Такие "перепады" не лучшим образом влияют на производительность. Перепады активности могут встречаться и в течение дня. Например, в розничной торговле.

Можно добавить сюда и путь сотрудников на работу и с работы. Час пик, забитый до отказа общественный транспорт, пробки. Всё это стресс, причём ежедневный. Очень скоро сотрудник просто физически не сможет давать 100 % производительности.

В большинстве случаев, на задачи непосредственно связанные с работой среднестатистический сотрудник в офисе тратит от 5 до 6 часов, вместо 8. Но при этом расходуются ресурсы компании (электроэнергия, отопление или кондиционирование и т.п.).

Что такое гибкий график

Как не странно звучит, но гибкие графики это не дань моде. Гибкие графики применяются многими компаниями достаточно давно. Например, компания Trans America Financial Corporation пользуется гибкими графиками для 80-90 % сотрудников с 1974 года.

Суть гибких графиков в том, что распорядок дня перестаёт быть жёстким. Сотрудник, основываясь на задачах, которые перед ним стоят, вправе сам планировать время своего рабочего дня, а то и рабочей недели. Есть различные подходы к этому процессу.

Первый подход, это возможность варьировать время прихода и ухода с работы. Например, сотрудник может приходить на работу в период с 8 до 11 часов, и уходить с 16 до 19. Также допускается изменение длительности обеденного перерыва, от 30 минут до 2-х часов. Понятно что, сколько бы времени сотрудник не провёл на работе, он обязан выполнить задачу в срок.

Второй подход это обязательность появления сотрудника в "час пик", то есть тогда, когда работы много. А в часы вынужденного перерыва сотрудник не обязан быть в офисе. В России такая схема часто применяется в розничной торговле. Когда покупателей мало, продавцов и кассиров тоже мало. А когда наступает время массового прихода покупателей продавцов даже больше, чем в тех магазинах, которые работают по обычному графику.

Третий подход это "переработки". Например, для выполнения задачи в срок сотрудник работает не 8 часов, а 9. Переработанное время можно превратить в отдельный выходной, в тот день недели, когда сотруднику нужно и работы для него не так много.

Четвёртый подход это совмещение надомной и офисной работы. Например, сотрудник появляется в офисе только в случае крайней необходимости. А большую часть времени он проводит дома, где выполняет свою работу. Учитывая то, что большинство людей имеют дома компьютер, подключенный к Интернет, работодатель практически не несёт никаких затрат. В то же время сотрудники, особенно имеющие детей, будут такому работодателю только благодарны.

Нюансы гибких графиков

Гибкие графики требуют от руководителя изменения мышления. Так как нужно менять подходы к постановке задач, контролю и измерению эффективности работы.

Старайтесь отталкиваться от результата конкретной задачи или процесса. Ведь это реально важнее, чем то, сколько сотрудник провёл времени в офисе.

Следует усилить периодический контроль на выполнением задач. В противном случае, гибкие графики принесут больше вреда.

Составляйте оперативные планы вместе с сотрудниками. Например, сотрудник может выступить с инициативой, поработать дополнительное время и получить ещё один выходной в понедельник, так как в воскресенье он будет праздновать день рождения друга.

Оперативное планирование должно быть в достаточной степени гибким, чтобы учитывать непредвиденные обстоятельства. При необходимости, сотрудники должны быть готовы подменить друг-друга, временно взять объём работы коллеги.

Используйте средства автоматизации и развивайте средства коммуникаций в компании. Всё это позволит эффективно планировать, контролировать и быть с сотрудниками на связи.

Отслеживайте периоды активности, когда от сотрудников требуется присутствие в офисе и спада, когда работы мало. Это позволит лучше планировать рабочие графики.

Внедрение гибких графиков достаточно трудоёмкая операция для руководителя. Высока вероятность ошибок на первом этапе и появляется желание отказаться от этой идеи. Однако когда работа наладится, результаты не заставят себя долго ждать. Экономия ресурсов и даже фонда оплаты труда, повышение производительности труда, заинтересованность сотрудников работать именно в вашей компании обязательно компенсируют возможные ошибки и потери. А руководитель получит бесценный опыт и возможность дальнейшего совершенствования системы управления организацией для повышения эффективности своего бизнеса.